Die Arbeit der Monteure und Bauleiter von SPIE SAG ist sehr komplex. Deshalb bestand das Ziel, mit dem der Dienstleister für energietechnische Infrastruktur die in­novative Lösung "Field Service Management" (FSM) ent­wickelte, darin, die Prozesse in der Auftragsbearbeitung (Order-to-Cash) zu verbessern und optimal zu unterstüt­zen.

Das ist gelungen: Von der Auftragserfassung über die Disposition und Tourenplanung, die Auftragsabwicklung und die revisionssichere Ablage bis hin zur Rechnungs­stellung werden alle Arbeitsschritte mit Informationssys­temen unterstützt. Dabei nutzen Monteure, die mit FSM arbeiten, Tablet-Computer.

Die Entwicklung begann im September 2015

Die Entwicklung von FSM begann im September 2015 als Projekt für den gastechnischen Service des Tochterunter­nehmens Bohlen & Doyen mit 200 Nutzern. Mehrere Soft­warekomponenten wurden miteinander kombiniert und bestehende Lösungen wie SAP, Auftrags-Workforce-Ma­nagement und das Dokumenten-Management-System er­weitert. Neue Komponenten wie die Asset-Datenbank für die Disposition und das Kunden-Asset-Management so­wie ein Portal für die Anbindung der Mobilgeräte für die mobile Auftragsabwicklung wurden hinzugefügt.

Zukünftige Nutzer bezog das Projektteam von Anfang an ein. Durch agiles Projektmanagement erfolgten regelmä­ßige Rückmeldungen, die frühzeitig im Projekt berück­sichtigt werden konnten. Schließlich ging FSM im August 2016 erfolgreich live. Seitdem wurden mehrere Tausend Aufträge darüber abgewickelt. Im Dezember 2016 schloss sich der Rollout im sehr viel größeren Servicebereich bei der SPIE SAG GmbH an. Dort ging FSM im April 2017 in der Region Nord des Geschäftsbereichs "Service" für ein Projekt im Bereich "Beleuchtungsmanagement" live.

Im Ergebnis werden die Bauleiter und Monteure im gas­technischen Service im gesamten Auftragsbearbeitungs­prozess durch eine hochintegrierte Softwarelösung und ein Customer-Care-Center optimal unterstützt. Das Er­stellen und Versenden von Arbeitsnachweisen in Papier­form entfiel. Alle notwendigen Informationen für Serviceaufträge werden elektronisch zur Verfügung gestellt. Die Prozessdurch­laufzeit von der Aufmaßer­stellung durch SPIE-Mitar­beiter bis zur Rechnungs­stellung an den Kunden sank von drei Wochen auf 2,5 Tage.

Entlastung von Monteuren und Bauleitern

So gelang es, Monteure und Bauleiter spürbar von administrativen Tätigkei­ten zu entlasten. Seit April 2017 gehört die SAG-Grup­pe zu SPIE, dem unabhän­gigen europäischen Markt­führer für multitechnische Dienstleistungen in den Bereichen Energie und Kom­munikation.

"Mit dem Projekt haben wir endlich einen langjäh­rigen Trend ständig zuneh­mender Arbeitsbelastungen für diese Berufsgruppen durchbrochen", sagt CIO und CTO Egmont Foth, der Einkauf, IT sowie Geschäftsprozess-Manage­ment und Digitalisierung in der Geschäftsleitung von SPIE Deutschland & Zentraleuropa verantwortet.