In vielen Unternehmen nimmt der E-Mail-Verkehr rapide zu, wodurch die entsprechenden Mail-Server-Umgebungen an ihre Grenzen stoßen. Mit dieser Problematik hatte auch die Thyssenkrupp Drauz GmbH zu kämpfen. "Die E-Mail-Folder unserer Mitarbeiter wurden immer größer, weil immer mehr Projektdokumentationen über E-Mail stattfinden", erklärt Markus Laber, System Engineer bei dem Anlagenbauer für die Automobilindustrie. Dadurch seien die Suchen langsamer und die Datenbank instabiler geworden.
Die Möglichkeit, durch eine Begrenzung der Postfachgrößen auf 100 MB pro Benutzer Abhilfe zu schaffen, kam nicht in Frage, da dies den internen Workflow zu stark behindert hätte. Auch der Kauf weiterer Exchange-Server wurde verworfen, da Lizenzen und Wartungskosten zu teuer gewesen wären. Stattdessen beschloss Tyssenkrupp Drauz, eine Archivierungslösung für den E-Mail-Verkehr aufzubauen.
Dabei entschied sich das Unternehmen für eine zweistufige Lösung. Nach 30 Tagen werden nun E-Mails aus der Exchange-Datenbank extrahiert und auf einem Festplattenlaufwerk gesichert. Wenn anschließend ein Jahr lang kein Zugriff auf die Mail erfolgt, wird sie schließlich auf ein Bandlaufwerk überspielt.
Volltextsuche bleibt erhalten
Von der Festplatte erhält der Nutzer eine angeforderte Mail innerhalb von drei Sekunden. Das Zurückspielen vom Band erfolgt durchschnittlich in drei Minuten. "Wenn auf eine Mail so lange nicht zugegriffen wird, ist es auch tragbar, dass es mal bis zu fünf Minuten dauert, bis sie vom Band kommt", so Projektleiter Laber.
Für den Export der Daten aus der Microsoft-Exchange-Datenbank auf das festplattenbasierende Dateisystem nutzt das Unternehmen das Tool "Enterprise Vault" von Key Vault Software (KVS). Wesentlicher Vorteil ist laut Laber, dass die Mails indexiert bleiben und somit eine Volltextsuche weiterhin möglich ist.
Im Backend setzt das Unternehmen auf die Archivierungslösung "Sun Infinite Mailbox" von Sun Microsystems. Sie lagert E-Mails nach den vorab defi-nierten Kriterien vollautomatisch auf die Bandlaufwerke aus. Auch hier ermöglicht der Einsatz eines Indizier-Algorithmus während der Archivierung die spätere Volltextsuche in allen gespeicherten Mails. Für den Anbieter Sun habe zudem dessen Unterstützung offener Standards gesprochen, erklärt Laber. Dies erlaube den Betrieb der Lösung auch mit der Hardware anderer Hersteller, beispielsweise den im Haus ebenfalls eingesetzten Systemen von IBM und SGI.
Engpässe beseitigt
Die Kosten will der Projektleiter nicht genau beziffern. "Für uns war es sehr günstig, weil wir die vorhandene Infrastruktur mitnutzen", resümiert Laber. "Wir konnten die E-Mail-Archivierung auf unser bereits vorhandenes Archivierungsdateisystem, das rund 40 Terabyte Konstruktionsdaten beherbergt, draufsetzen." Der Aufwand sei deutlich unter der Summe geblieben, die eine Erweiterung der Exchange-Server verschlungen hätte.
Die Installation der E-Mail-Archivierungslösung erfolgte im Rahmen einer Konsolidierung mehrerer Unix- und NT-Server auf eine Sun-Hardwareplattform und dauerte acht Wochen. Die E-Mail-Speicherumgebung setzt sich unter anderem aus einer "Sun Fire 4800" sowie vier redundant arbeitenden Storage-Arrays vom Typ "Sun Storedge T3" mit einer Kapazität von je 1,2 Terabyte zusammen. Überdies kommt eine Sun Tape Library mit sechs Bandlaufwerken zum Einsatz, die 70 Terabyte an Daten aufnehmen kann. Die Implementierung übernahm Sun zusammen mit der EGN Hard & Software GmbH.
"Durch den Einsatz der Sun Infinite Mailbox haben wir nicht nur alle Engpässe in diesem Bereich beseitigt, sondern konnten gleichzeitig die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter und Kunden steigern", zeigt sich auch Markus Schneider, Leiter EDV bei Thyssenkrupp Drauz, mit dem Projekt zufrieden. (rg)
Steckbrief
Projektart: Einführung einer E-Mail-Archivierungslösung.
Branche: international agierender Anlagenbauer für die Automobilindustrie.
Stand heute: läuft produktiv.
Produkte: "Enterprise Vault" von Key Vault Software (KVS), "Sun Infinite Mailbox" von Sun Microsystems.
Dienstleister: Sun Microsystems, EGN Hard & Software GmbH.
Ergebnis: Speicherung aller E-Mails auf Festplatten- und Bandspeicherlaufwerken ohne Begrenzung der Postfachgrößen.
Herausforderung: Indizierung der Mails musste erhalten bleiben.