Im Projektmanagement waren Grafiken schon immer ein wichtiges Kommunikationsmittel. In den 60er Jahren und teilweise noch in den 70er Jahren waren Projektingenieure bereit, viele Manntage manueller Zeichenarbeit zu investieren, um sich ein Bild ihres Projektes in Form von Netz- und Balkenplänen oder Kosten- und Kapazitätsdiagrammen zu verschaffen. Der Grund für diese Investition war, daß Grafiken ein viel leichter und schneller zu verstehendes Kommunikationsmittel sind, als es Tabellen oder Texte sein können. Und gute Kommunikation ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Projektmanagement. Heute werden die im Projektmanagement (PM) benötigten Grafiken weitgehend mit Hilfe des Computers erstellt. In seinem Beitrag befaßt sich Dr. A. Schmitz von der Netronic Standard Software GmbH, Aachen, mit den generellen Gestaltungsmerkmalen, die für alle PM-Grafiken mehr oder weniger von Bedeutung sind.

Vorab seien einige generelle Gestaltungsmerkmale genannt, die für alle PM-Grafiken mehr oder weniger in gleicher Weise Gültigkeit haben.

Abgesehen von den X-Y-Diagrammen besteht eine Besonderheit der PM-Grafiken darin, daß sie neben den grafisch darzustellenden auch einen großen Teil an alphanumerisch darzustellenden Informationen enthalten. Zur flexiblen Verarbeitung und Darstellung der alphanumerischen Informationen werden Funktionen angewandt, wie sie von Reportgeneratoren her bekannt sind. Dies sind im einzelnen:

- Auswahl der zu verarbeitenden Sätze einer Input-Datei

- Angaben zur alphanumerischen Darstellung der Datenfelder eines Satzes, welche Datenfelder in welchem Format an welcher Stelle auszugeben sind. Von besonderer Bedeutung ist die Möglichkeit zu einer mehrzeiligen Ausgabe:

- Spaltenüberschriften im Balkenplan beziehungsweise Legendentexte in Netz- und Projektstrukturplan zur Erläuterung der dargestellten Datenfelder

- Titel, Untertitel und erläuternde Zusatztexte

- Sortierungen

Für die grafisch darzustellenden Informationen werden grafische Gestaltungselemente eingesetzt, wie sie weitgehend von den Business-Grafiken her bekannt sind. Dies sind im einzelen:

- Linientypen und Linienstärken

- Farben und Schraffuren

- Symbole und Markierungen

- Bildüberlagerungen

- Schrifttypen und Schriftgrößen.

Der Balkenplan ist eine der ältesten und beliebtesten PM-Grafiken und zählt heute zu den Standards, auf die kein Projektmanager verzichten kann.

Im Balkenplan werden die Dauern durchzuführender Aktivitäten grafisch als Balken über einer Zeitachse veranschaulicht. Dies ist eine einfache und für jeden leicht verständliche Grafik, die einen schnellen Überblick über die zeitliche Situation eines Projektes gestattet. Durch die Möglichkeit zur unterschiedlichen grafischen Gestaltung der Balken eignet er sich auch vorzüglich zur Fortschrittskontrolle und zum Soll/ Ist-Vergleich.

Als Ausgangsdaten für Balkenplan-Darstellung kann man sich in vereinfachter und verallgemeinerter Form eine Datei vorstellen, die folgende Informationen pro Satz enthält:

- Termine, aus denen die zeitliche Lage der grafisch darzustellenden Balken abgeleitet werden kann.

- Fertigungsgrad zur grafischen Kennzeichnung des Arbeitsfortschritts

- Beschreibende Datenfelder, aus denen sich die alphanumerischen Informationen zusammensetzen und Kriterien für besondere Hervorhebungen ableiten lassen.

Um Ausgangsdaten dieser einfachen Struktur in eine Balkenplan-Darstellung umzusetzen, bieten sich dem Benutzer vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten für seine speziellen Bedürfnisse. Ihre wesentlichen Charakteristiken sind im folgenden zusammengefaßt:

- Freie Definition des Listenteils gemäß der eingangs aufgeführten Reportgeneratorfunktionen für die alphanumerisch dazustellenden Informationen.

- Wahl unter verschiedenen zur Auswahl stehenden Balkentypen, die sich grafisch durch Dicke, Farbe, Schraffur oder andere der eingangs aufgeführten Merkmale gestalten lassen.

- Darstellung verschiedener Balken zu einem Oberbegriff und Festlegung ihrer Lage zueinander, um zum Beispiel sich wiederholende Produktionsphasen oder die Gegenüberstellung Soll/Ist zu kennzeichnen.

- Definition von Bedingungen, unter denen bestimmte Hervorhebungen vorgenommen werden.

- Definition ergänzender Symbole und Texte, die einzelnen Balken über ihre Identifizierung zugeordnet werden.

- Wahl unter verschiedenen Zeitskalen, um sich dem darzustellenden Zeitraum im Detaillierungsgrad anpassen zu können.

- Definition von horizontalen und vertikalen Rasterlinien, um die Zuordnung von Text beziehungsweise Zeitskala und Balken zu erleichtern und um eine Gruppierung zu verdeutlichen.

- Definition einer Stichtaglinie, um den Arbeitsfortschritt zu kennzeichnen.

- Vorgabe eines bestimmten Darstellungsformates, nach dem Skalentyp, Schriftgröße und Abstände von Programmen ausgerichtet werden.

Neben diesen Gestaltungsmöglichkeiten, die bereits heute in anwendungsreifer Form angeboten werden, zeichnen sich weitere Entwicklungen für Balkenplan-Darstellungen ab. Teilweise sind sie schon in Ansätzen realisiert, verfügen jedoch noch nicht über die Anwendungsreife, wie dies bei den vorgenannten Möglichkeiten der Fall ist. Einige wichtige Entwicklungstrends sind:

- Darstellung detaillierter Zeitskalen, aus denen nicht nur Tage, Wochen und Monate ersichtlich sind, sondern auch Stunden und Minuten sowie arbeitsfreie Perioden.

- Darstellungen von Balkengruppen in einer Zeile mitsamt der zugehörigen Texte um zu kompakteren Darstellungen zu kommen. Ein noch nicht ganz befriedigend gelöstes Problem ist dabei die Zuordnung der Texte zu den Balken.

- Darstellung von logischen Abhängigkeiten im Balkenplan. Hier besteht die Gefahr, daß bei größeren Darstellungen die Einfachheit, Klarheit und Eindeutigkeit der Grafik durch ein Wirrwarr an Verbindungslinien verlorengeht und sogenannte Spaghetti-Diagramme entstehen.

Seit Bekanntwerden der Netzplantechnik in den 60er Jahren nimmt diese Art der Darstellung einen festen Platz unter den PM-Grafiken ein. Ein Netzplan hat ähnlich wie ein Balkenplan einen grafischen und einen alphanumerischen Informationsgehalt. Durch die alphanumerischen Informationen - Texte, Zahlen und Termine - werden Vorgänge eines Projektes beschrieben. Das grafisch erstellte Netz mit den Knoten und verschiedenen Pfeilen zeigt die logische Abhängigkeitsstruktur der Vorgänge untereinander. Es veranschaulicht in klarer und eindeutiger Weise, welche von ihnen parallel ablaufen können und welche von ihnen hintereinander ablaufen müssen.

Je nachdem, ob die Vorgänge durch die Knoten oder die Pfeile repräsentiert werden, spricht man von Vorgangsknoten- oder Vorgangspfeil-Netzplänen. Als Ausgangsdaten für einen Vorgangspfeil-Netzplan (VPN) kann man sich in verallgemeinerter Form eine Datei vorstellen, die folgende Informationen pro Satz enthält:

- Identifizierung Vorgängerknoten Identifizierung Nachfolgeknoten

- Vorgangsbeschreibende Datenfelder wie Termine oder Organisatorische Schlüssel.

Während beim Vorgangspfeil-Netzplan nur die Pfeile mit den Vorgangsdaten zu beschreiben sind, werden beim Vorgangsknotennetzplan (VKN) Knoten und Pfeile beschrieben. Die Ausgangsdaten bestehen somit, vereinfacht und verallgemeinert gesehen, aus zwei Dateien, die folgende Informationen pro Satz enthalten:

Knotendatei:

- Identifizierung

- Vorgangsbeschreibende Datenfelder

Pfeildatei:

- Identifizierung Vorgänger

- Identifizierung Nachfolger

- Beschreibende Datenfelder

Ausgehend von diesen recht einfachen Daten ist eine klare und eindeutige Netzplangrafik zu erstellen, in der die Knoten in einer Matrix mit Zeilen und Spalten anzuordnen und durch die Pfeile zu verbinden sind. Das Problem besteht dabei darin, zu einer übersichtlichen und kompakten Darstellung zu kommen, die das zeigt, was man sehen möchte; nämlich die logische Abhängigkeitsstruktur in einer leicht zu überschauenden und handlichen Grafik. Darüberhinaus sollten sich dem Benutzer folgende Gestaltungsmöglichkeiten bieten:

- Freie Definition der alphanumerisch darzustellenden Vorgangsdaten gemäß den eingangs aufgeführten Reportgeneratorfunktionen. Dies betrifft bei VKN das Knotenlayout und bei VPN das Layout der Pfeilbeschriftung.

- Einfluß auf die Anordnung der Knoten durch Zeitorientierung und Gruppierung.

- Definition von Bedingungen, unter denen bestimmte Hervorhebungen durch Farbe, Knotenumrandung, Linientyp und Markierungen vorgenommen werden, um zum Beispiel kritische, abgeschlossene oder begonnene Vorgänge und Meilensteine zu kennzeichnen.

- Möglichkeit zur Auswahl und Darstellung von Anschlußverbindungen, sogenannten "Interfaces", um auch bei Teilnetzen den Zusammenhang zu benachbarten Teilnetzen beziehungsweise zum Gesamtnetz sichtbar machen zu können.

- Möglichkeit zur Ausgabe der grafischen Netzplandarstellung auf einem gewöhnlichen Zeilen-, Matrix- oder Laserdrucker.

Zukünftige Entwicklungen für Netzplandarstellungen zeichnen sich aus unserer Sicht wie folgt ab:

- Verbesserung der Darstellungsqualität durch erhöhte Klarheit und Übersichtlichkeit, die sich durch bessere Optimierungsalgorithmen zur Knotenanordnung und Linienführung erreichen läßt. Speziell in diesem Punkt gibt es bei den meisten am Markt angebotenen Systemen einen großen Nachholbedarf.

- Schaffung verbesserter Möglichkeiten, um sich eine Netzplandarstellung am grafischen Bildschirm mit Hilfe von Zoom-, Pan- und Window-Funktionen anzusehen. Das Haupt-Ausgabemedium wird allerdings der Plotter bleiben.

- Darstellung komplexerer zweistufiger Vorgangsdaten, die aus einem übergeordneten Informationsanteil und mehreren gleichartigen untergeordneten Informationsanteilen bestehen, zum Beispiel einem Vorgang und allen zu einer Durchführung benötigten Einsatzmittel. Dies setzt selbstverständlich eine entsprechend erweiterte Struktur der Ausgangsdaten voraus.

Der Projektstrukturplan (PSP) bildet heute die Basis für modernes Projektmanagement, da in ihm die Komplexität eines Projektes auf grafisch anschauliche Weise in leicht überschaubare Teilaufgaben zerlegt wird, die sich organisatorisch wie abrechnungstechnisch eindeutig zuordnen lassen. Die Teilaufgaben werden als Elemente einer hierarchischen Struktur dargestellt, deren Spitze das Projektziel bildet. Die Elemente werden dabei durch Kästchen mit alphanumerischem Informationsgehalt repräsentiert, und die hierarchische Struktur wird durch Verbindungslinien bei entsprechender Anordnung der Elemente grafisch veranschaulicht.

Als Ausgangsdaten für eine PSP-Darstellung kann man sich in verallgemeinerter Form wiederum eine Datei vorstellen, die folgende Informationen pro Satz enthält:

- Kennzeichnung der hierarchischen Struktur durch:

- einen hierarchisch aufgebauten Nummernschlüssel oder alternativ

- Identifizierung des Elements

- Identifizierung des übergeordneten Elements

- Beschreibende Datenfelder für

den Kästcheninhalt

Diese wiederum recht einfache Struktur der Ausgangsdaten ist in eine übersichtliche und handliche PSP-Darstellung umzusetzen, sicherlich eine einfachere Aufgabe als bei der Netzplandarstellung; dennoch gibt es einige wichtige Merkmale für die Layoutgestaltung, um auch komplexe Strukturen mit vielen hierarchischen Ebenen in ein überschaubares Darstellungsformat zu bringen. Sie sind im folgenden zusammen mit generellen Gestaltungsmöglichkeiten aufgeführt:

- Freie Definition des Kästchenlayouts gemäß den eingangs aufgeführten Reportgeneratorfunktionen wie bei den vorhergehenden Darstellungsformen.

- Möglichkeit, die Struktur nicht nur horizontal sondern auf den untersten Ebenen auch vertikal aufzugliedern.

- Möglichkeit, vertikal aufzugliedernde Äste der Baumstruktur in der Anzahl der untereinander anzuordnenden Elemente zu limitieren und in mehrere parallele Stränge umzubrechen.

- Definition von Bedingungen, unter denen ähnlich wie beim Netzplan bestimmte Hervorhebungen durch Farbe, Kästchenumrandung und Markierung vorgenommen werden.

Das Darstellungsschema für einen PSP kann mit den aufgeführten Gestaltungsmerkmalen ohne weiteres auch für andere Anwendungen verwendet werden, zum Beispiel für einen Organisationsplan, eine Erzeugungsstruktur oder die Firmenstruktur eines ganzen Konzerns. Vor dem Hintergrund einer allgemeinen Anwendung einer PSP-Darstellung sind unter anderen folgende Entwicklungen aus Benutzersicht wünschenswert:

- Darstellung unterschiedlicher Kästchengrößen, um die Hierarchie grafisch zu unterstreichen.

- Anpassung an Sonderfälle bei der Darstellung von Organisationsplänen, wie zum Beispiel Darstellung von Stabsabteilungen oder Darstellung von Matrixorganisationen.

- Darstellung komplexerer zweistufiger Elementinformationen, die, wie schon beim Netzplan erwähnt, aus einem übergeordneten und mehreren gleichartigen untergeordneten Informationsanteilen bestehen zum Beispiel eine Teilaufgabe und alle an der Durchführung beteiligten Stellen. Wie beim Netzplan setzt dies eine geänderte Struktur der Ausgangsdaten voraus.

- Vorgabe eines bestimmten Darstellungsformats, nach dem die horizontale und vertikale beziehungsweise vertikal ungebrochene Elementanordnung sowie Abstände und Schriftgrößen ausgerichtet werden.

X-Y-Diagramme werden im Projektmanagement vorwiegend benutzt, um Kosten- und Kapazitätsübersichten grafisch anschaulich darzustellen. Bei diesen PM-Grafiken liegt eine große Verwandschaft zu den in anderem Zusammenhang bekannten Business-Grafiken vor. Vom Inhalt her stellen diese Grafiken Kosten oder Kapazitäten über eine Zeitachse beziehungsweise einer Gruppenachse dar. Der Schlüssel für die universelle Anwendbarkeit eines PM-Grafiksystems für X-Y-Diagramme liegt in der flexiblen Übernahme der jeweils vorliegenden Daten. Dabei kann man nicht davon ausgehen, daß die grafisch darzustellenden Wertepaare den Sätzen einer Datei direkt zu entnehmen sind. In dieser Form liegen die Daten in der Praxis nicht vor. Man muß vielmehr von einer allgemeineren Datenstruktur ausgehen, von der aus man über Berechnungen - im Normalfall einfachen Aufsummierungen - zu den grafisch darzustellenden Wertpaaren kommt. Ein verallgemeinerter Ansatz für die Ausgangsdaten von X-Y-Diagrammen sieht daher so aus daß man sich für jede Kurve oder Säulenreihe eine Datei mit folgenden Informationen pro Satz vorstellen kann:

- Numerischer Wert zur Berechnung der Y-Werte

- Datenfeld als Kriterium zur Zuordnung der X-Werte

- Weitere Datenfelder, die zur Auswahl einer bestimmten Datengruppe herangezogen werden können.

Die auf diesen Ausgangsdaten aufsetzenden Berechnungen lassen sich für X-Y-Diagramme von PM-Anwendungen wie folgt zusammenfassen:

- Aufsummierung der Werte nach Zeitperioden

- Aufsummierung der Werte nach Gruppen

- Multiplikative und additive Veränderung der Werte, um zum Beispiel einen Fixkostenanteil oder generelle Kostensteigerungen mitberücksichtigen zu können.

- Kumulierung der Werte über der Zeit

- Stapelung der Werte mit denen einer anderen Kurve

- Verteilung der Werte auf Zeitperioden und anschließende Aufsummierung der verteilten Werte pro Zeitperiode. Hierzu sind erweiterte Ausgangsdaten erforderlich wie Kalenderdaten zur Kennzeichnung der arbeitsfreien Perioden und Aufgaben zur Verteilungsform, wenn nicht von einer Gleichverteilung ausgegangen werden kann.

Die Möglichkeiten zur Layoutgestaltung von X-Y-Diagrammen decken sich mit denen von Business-Grafiken.

Ergänzend zu den bereits erwähnten Entwicklungstrends, um Qualität und Aussagekraft von PM-Grafiken zu erhöhen, sind abschließend noch einige generelle Entwicklungstrends für PM-Grafiksoftware zusammengefaßt.

- Der Trend zu einfacheren interaktiven Benutzerschnittstellen

Die heute noch weit verbreitete Karten-orientierte Parametereingabe wird abgelöst durch interaktive Kommandosprachen und Menütechniken. Zielsetzung wird hierbei sein, Grafiken vollständig oder in Ausschnitten schon beim Entwurf am Bildschirm sichtbar zu machen. Die Möglichkeit, Grafiken oder interaktiven Eingriff in großer Menge zu produzieren, wird allerdings auch in Zukunft gefragt sein.

- Der Trend zu integrierten Softwarelösungen

Der Markt fordert im PM-Bereich integrierte Softwarelösungen mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche für alle Grafikanwendungen. Einzellösungen für bestimmte Darstellungsformen werden sich auf Dauer nicht durchsetzen können.

- Der Trend zu variablen Schnittstellen

Die heute noch vielfach starren Schnittstellen zwischen PM-Grafiksoftware und Planungssystemen werden durch variable Schnittstellen ersetzt. Damit ist hier gemeint, daß sich diese Schnittstellen auf Benutzerebene an die Satz- und Dateistrukturen vorhandener Datenbestände anpassen lassen, um so eine direkte Übernahme der für eine Grafik benötigten Daten aus vorhandenen Datenbeständen zu ermöglichen. Dies ist der Schlüssel für eine universelle Anwendbarkeit der heute verfügbaren PM-Grafiksoftware.

- Der Trend zur Softwareverlagerung auf Mikrocomputer

Wie in vielen anderen Bereichen ist auch bei den PM-Grafiken der Trend zu verspüren, die Software auf Mikrocomputer zu verlagern. Dieser Trend wird sich sicher in mehreren Schritten vollziehen. Der erste Schritt wird sein, den Mikro zur dezentralen Ausgabe der PM-Grafiken zu benutzen, während die Hauptanwendung auf dem Großrechner bleibt, da dort die Daten vorliegen. Erst wenn auch leistungsfähige Projektplanungssysteme auf den Mikros verfügbar sind, wird sich die PM-Grafiksoftware ganz dorthin verlagern.