Erlaubnis mit klaren Regelungen

Um das Betriebsklima zu fördern, rät der Rechtsexperte daher zu einer Erlaubnis mit einer klaren Regelung. Diese definiert den Geltungsbereich, damit jeder Mitarbeiter weiß, ob, wann und in welchem Umfang er E-Mail und Internet nutzen darf. Sie holt vom Mitarbeiter die Einwilligung in die Aufzeichnung und Verarbeitung personenbezogener und -beziehbarer Daten ein und legt fest, an wen und in welchem Prozess Verstöße mitgeteilt und welche Sanktionen bei Verstößen vorgenommen werden. Die Organisation, wie E-Mails gespeichert, archiviert und gelöscht werden ist weiterer Bestandteil wie auch die Regelung, was nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters mit der E-Mail-Adresse geschehen soll. "Ist ein Betriebsrat vorhanden, muss dieser bei der Erstellung der Regelung unbedingt mit eingebunden werden", so Hackenberg.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise: Bei einer klaren Regelung ist keine restriktive Überwachungen mehr erforderlich. "Das ist angesichts der verschwimmenden Grenzen der Trennung von Arbeitswelt und privater Welt auch nicht mehr zeitgemäß, denn motivierte Arbeitnehmer sind auch außerhalb der Arbeitszeit für das Unternehmen tätig". Die private Nutzung moderner Kommunikationsmedien im Unternehmen schafft eine "Unternehmenskultur der Selbstverantwortung, der Wertschätzung und des Vertrauens", sagt Hackenberg.