Projekt-Management-Programme sind hilfreich, auch wenn sie natürlich keine grundlegenden Probleme wie Arbeitskräftemangel oder individuelles Unvermögen beheben können. Voraussetzung für den sinnvollen Einsatz solcher Werkzeuge ist, daß sie nicht nur der projektbegleitenden Erfassung und Auswertung von Ist-Daten dienen, sondern auch Hilfe bei Planabweichungen bieten. Durch eine kontinuierliche Bereitstellung bedarfsgerecht visualisierter Projektdaten, beispielsweise in Form von Struktur- und Netzplänen, Einsatzmittel-Auslastungskurven und Kostenverläufen, sollten sie darüber hinaus über die Verantwortungsträger, über den aktuellen Projektstand und über Projektverlauf-Trends informieren. Von zentraler Bedeutung ist auch, daß kritische Bereiche frühzeitig erkannt werden und sich bei Änderungen unterschiedliche Lösungsvarianten durchspielen lassen.
Power Project 3.2 von Management & Software
Das besonders in der Baubranche verbreitete Planungswerkzeug von Management & Software im Bauwesen GmbH, Karlsruhe, ist in der Version 3.2 erhältlich. Komplexere Projekte lassen sich mit Hilfe des integrierten Plan-Managers schrittweise in übersichtliche, hierarchisch gegliederte Ablaufstrukturen aufsplitten. Projektdaten werden in erster Linie grafisch erfaßt. Vorgänge lassen sich mit der Maus direkt in den Plan einzeichnen, miteinander verknüpfen, verschieben und zeitlich festlegen. Unterbrechungen oder Wiederholungen von Arbeitsvorgängen lassen sich platzsparend in einer Zeile darstellen, die bis zu 127 Segmente enthalten kann.
Die meisten Projektpläne benötigen zusätzliche Erläuterungen. Zu diesem Zweck stellt die Software einige Zeichenfunktionen sowie eine Autokommentar-Funktion bereit, mit deren Hilfe im Balkenplan allen Aktivitäten, die bestimmte Kriterien erfüllen, vorgegebene Erläuterungen zugewiesen werden können.
Bemerkenswert ist die Möglichkeit, zwei unterschiedliche Projekte zu öffnen, zwischen denen sich Projektdaten hin- und herkopieren oder Vorgänge miteinander verknüpfen lassen. Dies ist besonders dann interessant, wenn im Balkenplan miteinander zu verbindende Arbeitsvorgänge weit voneinander entfernt liegen. Ein weiterer Pluspunkt: Für den Soll-Ist-Vergleich lassen sich beliebig viele Projektzwischenstände abspeichern. Um den Projektfortschritt und Planabweichungen zu veranschaulichen, kann der Benutzer bis zu neun Zwischenpläne gleichzeitig einladen.
Neben der Termintreue steht die wirtschaftliche Abwicklung eines Projekts im Vordergrund. Kosten und Erlöse lassen sich mit dem Programm entweder auf Basis der Einsatzmittel (variable Kosten) oder direkt auf Vorgangsebene (Fixkosten) zuweisen und ermitteln. Die variable Verfügbarkeit von Ressourcen sowie Zugangs- oder Verbrauchsraten für kalkulierte Verbrauchsgüterzuweisungen kann der Benutzer frei über Zuteilungskurven festlegen.
Zwei Komponenten, die sich in den meisten Projektplanungssystemen wiederfinden, vermag Power Project allerdings nicht aufzuweisen: Ein Vorgangsknotennetz - oftmals fälschlicherweise auch als Pert- Diagramm bezeichnet - sowie die Möglichkeit eines automatischen Kapazitätsabgleichs. Dafür erleichtert die Software dem Anwender den manuellen Abgleich durch spezielle Auslastungsdiagramme.
Superproject 4.0 von Computer Associates (CA)
Das Projektplanungssystem von Computer Associates zeichnet sich durch beispielhafte Handbücher und ein hilfreiches Lernprogramm aus. Je nach Kenntnisstand des Anwenders läßt sich Superproject in einem von vier abgestuften Modi betreiben. Verbessert wurde gegenüber der Vorgängerversion auch die Handhabung: Neben hilfreichen Assistenten informieren den Anwender auf Wunsch sogenannte "Help-Bubbles" über die Bedeutung einzelner Ein- und Ausgabefelder. Ebenfalls neu hinzugekommen sind eine Re- und Undo- Funktion, eine frei konfigurierbare Symbolleiste sowie diverse Register, mit denen bequem zwischen mehreren Projekten und Projektansichten hin- und hergeschaltet werden kann.
Die hierarchische Gliederung eines Gesamtvorhabens in Unterprojekte, Phasen, Aktivitäten etc. läßt sich sowohl in Listen als auch in grafischer Form realisieren. Dabei unterstützt CA Superproject benutzerdefinierbare Strukturcode-Masken, was die Berücksichtigung unternehmensspezifischer Numerierungssysteme möglich macht.
Zur Herstellung einer logischen Reihenfolge zwischen den Arbeitsvorgängen bietet der Projektplaner neben den drei Anordnungstypen "Ende-Anfang", "Anfang-Anfang" und "Ende-Ende" erstmals auch eine standardisierte Kombination aus AA und EE bereit. Diese erlaubt es, Projektvorgänge so miteinander zu verbinden, daß sie zum gleichen Zeitpunkt beginnen und zur selben Zeit enden. Falls sich Arbeitsvorgänge zeitlich überlappen oder eine festgelegte Wartezeit zwischen ihnen eingehalten werden muß, läßt sich dies mit minimalen Zeitabständen abbilden. Zudem unterstützt die Planungssoftware neun verschiedene Termineinschränkungstypen (zum Beispiel "nicht früher" beziehungsweise "später als").
Eine der herausragenden Stärken des Planungs-Tools ist die flexible Einbindung von Einsatzmitteln. Arbeitsvorgänge lassen sich als aufwands-, ressourcen-, arbeitstaggesteuert sowie fix oder flexibel deklarieren. Ressourcen-Zuweisungen können beim Kapazitätsabgleich innerhalb eines Vorgangs bemerkenswerterweise zu verschiedenen Zeitpunkten beginnen, was eine realitätsnahe Gestaltung des Projektplans zuläßt. Daneben werden drei verschiedene Ressourcentypen unterstützt, wie beispielsweise materialerzeugende und -verbrauchende Einsatzmittelzuweisungen. Die Kostenplanung umfaßt unter anderem Fixkosten, variable Kosten sowie Gemein- und Gesamtkosten, die auf Basis der zugewiesenen Einsatzmittel berechnet werden. Eine direkte Zuweisung von Kosten auf Vorgangsebene hingegen ist nicht möglich.
Durch die Bereitstellung einer Vielzahl von Earned-Value- Kennzahlen schafft CA Superproject die Voraussetzung, projektspezifische Gefahren wie auch Chancen rechtzeitig zu erkennen.
Project Scheduler 6.0 von der Scitor GmbH
Ohne Lernprogramm, jedoch mit einer Schnelleinführung anhand eines Beispielprojekts liefert die Scitor GmbH, Taunusstein, ihren Projektplaner Project Scheduler 6.0 aus. Ein gut illustriertes Benutzer- sowie Referenzhandbuch mit vielen Beispielen aus der Praxis verschaffen dem Neuling einen flotten Einstieg in die Programmbedienung. Neben der üblichen Symbolleiste verfügt Project Scheduler über eine weitere, vertikal ausgerichtete Leiste am linken Bildschirmrand. Dadurch bietet sich dem Anwender ein übersichtlich gestaltetes Arbeitsfeld.
Um die Unsicherheit bei der Zeiteinschätzung zu verringern, kann der Planer eine sogenannte Pert-Analyse aktivieren. In diesem Modus berechnet das Programm für jeden Vorgang die erwartete Vorgangsdauer aus der gewichteten Mittelung dreier vom Anwender einzugebender Werte: eine wahrscheinlich, eine optimistisch und eine pessimistisch kalkulierte Dauer.
Falls sich in der Planungsphase der Zeitraum zur Erledigung einer Projektaufgabe nur schwer abschätzen läßt, kann der Benutzer auf Hammock-Vorgänge zurückgreifen. Hierbei handelt es sich um Abläufe, deren Dauern während der Projektplanung flexibel bleiben. Sie werden daher nicht direkt erfaßt, sondern ergeben sich aus der Zeitspanne zwischen dem spätesten Vorgänger und dem frühesten Nachfolger eines Vorgangs. Regelmäßig wiederkehrende Tätigkeiten wie beispielsweise ein wöchentliches Meeting können mit dem Befehl "Periodische Vorgänge" in einem Arbeitsgang erfaßt werden.
Für die "Motoren" eines Projekts, die Einsatzmittel, sieht das Werkzeug drei verschiedene Zuteilungsarten vor: Menge, Bedarf und Tabelle. Letztere versetzt den Benutzer in die Lage, die Arbeitszeit eines Projektmitarbeiters frei über einen Arbeitsvorgang zu verteilen, und bietet somit die größte Flexibilität.
Erfreulich ist auch, daß das Programm bis zu vier Arbeitsintervalle (zum Beispiel Schichtbetrieb), potentielle Überstunden sowie Inflationspläne unterstützt, in denen vorhersehbare Kostenschwankungen der Einsatzmittel festgelegt werden können. Auftretende Kapazitätsüberlastungen lassen sich wahlweise manuell oder automatisch abgleichen.
Primavera Project Planner P3 von Intec
Zur Strukturierung eines Projekts kann der Projektplaner auf einen grafischen Projekt- oder Organisationsstrukturplan zurückgreifen, die sich beide mit der Maus bearbeiten lassen. Die Netzplanfähigkeiten der Software nehmen sich im Vergleich zur sonstigen Leistungsfähigkeit leider etwas bescheidener aus. Mangels rechtwinkliger Verbindungslinien kann bei größeren Projekten die Übersicht leicht verloren gehen.
Als professionelles Planungssystem für mittlere und große Projekte preist die deutsche Intec GmbH, Landshut, ihren Projektplaner "Primavera Project Planner P3" an. Die Organisation von Projekten kann über einen listenförmigen Projektstrukturplan, Vorgangsschlüssel oder die Einführung von Teilprojekten erfolgen. Einen grafischen Strukturplan weist die Planungssoftware nicht auf. Vorgangsschlüssel dienen der Gruppierung von Arbeitsvorgängen zum Beispiel nach Zuständigkeiten. Gleichzeitig lassen sich als zusätzliches Ordnungsprinzip Schwerpunkte für Teilprojekte definieren.
Das Werkzeug ist für Teamarbeit konzipiert und wurde daher mit Multiprojekt-Fähigkeiten ausgestattet, die vor allem die Verwaltung komplexer Projekte vereinfachen. So lassen sich Teilprojekte unabhängig steuern. Sobald hier Projektdaten geändert werden, spiegeln sich die Änderungen automatisch im Hauptprojekt wider. Auch Beziehungen zwischen Vorgängen aus unterschiedlichen Teilprojekten werden dabei aufrechterhalten. Durch die Zuweisung entsprechender Zugriffsrechte kann der Projektverantwortliche zudem bestimmen, ob das Terminieren sowie der Kapazitätsabgleich nur vom Hauptprojekt, von Teilprojekten oder von beiden aus gestattet sein soll.
Neben der für die Kapazitätsnivellierung erforderlichen Festlegung von üblichen und maximalen Verfügbarkeiten eines Einsatzmittels kann der Planer auch Kapazitätsgrenzen der jeweiligen Arbeitsschicht (zum Beispiel Tages- und Nachtschicht) festlegen.
Im Gegensatz zu den meisten Projektplanungsprogrammen unterstützt P3 keine Ressourcenkalender. Arbeitszeiten werden in der Regel in einem globalen Projektkalender abgebildet. Sind unterschiedliche Terminierungen notwendig, besteht die Möglichkeit, den betreffenden Projektvorgängen bis zu 30 weitere Kalender zuzuweisen.
Die Überwachung der Projektkosten unterstützt P3 durch die Verfolgung von Plan- und Ist-Kosten, kumulierten Kosten, Earned- Value-Kennzahlen und Gesamtkosten. Mit Hilfe der Autocost-Funktion kann der Benutzer außerdem eigene Regeln zum Planen und Fortschreiben von Projektkosten vorgeben. Ein Vorgangsknotennetzplan steht ebenfalls zur Verfügung. Er läßt sich allerdings nicht interaktiv bearbeiten.
Die Project Manager Workbench 2.0 von ABT
Bereits nach dem Start des mit einem exzellenten Lernprogramm ausgestatteten, auch unter der Abkürzung "PMW" bekannten Projektplaners von ABT Applied Business Technology GmbH, Eschborn, offenbart sich dem Benutzer eine Besonderheit: Der grundlegende Arbeitsablauf der DV-gestützten Projektplanung und -steuerung wird auf einem grafischen Benutzer-Interface dargestellt. Auf Mausklick erscheinen diverse Dialogfelder und Ansichten, die für die Realisierung des gewählten Arbeitsschrittes notwendig sind.
Das Herzstück dieser Planungssoftware bildet eine Bibliothek, die eine Vielzahl vordefinierter Projektansichten enthält. Diese lassen sich bei Bedarf als Basis für die Erstellung einer benutzerdefinierten Ansicht verwenden. Die vorgangsbezogene Planung kann im Gantt-Diagramm, der Netzplanansicht oder einer der anderen Projektansichten erfolgen. Ein vernetzter Balkenplan, der die Vorzüge eines Netzplans und eines Gantt-Diagramms vereinen soll, fehlt hingegen. Ebenso ist es nicht möglich, mehrere Zwischenpläne abzuspeichern.
Projektübergreifende Einsatzmittelzuordnungen und Terminplanungen ermöglicht PMW, indem über ein sogenanntes Masterprojekt auf Vorgangs- und Ressourcendaten aus Unterprojekten zugegriffen wird. Arbeitsvorgänge können entweder als variabel oder fest definiert werden. Eine Unterbrechung von Vorgängen ist ebenfalls möglich. Um die Art und Weise zu bestimmen, in der Einsatzmittel für einen Vorgang ausgelastet werden, stellt PMW fünf unterschiedliche Auslastungsmodelle bereit: nach vorne gelagert, gleichverteilt, nach hinten ausgelegt, fest oder nach dem Konturmodell, das herangezogen werden kann, um Belastungsspitzen und -täler auszugleichen. Eine kapazitäts- oder termintreue Einplanung der Vorgänge läßt sich wahlweise manuell oder automatisch mit der Autoplan-Funktion verwirklichen, wobei auch Vorgangsprioritäten berücksichtigt werden.
Eine praxisorientierte Überwachung des Projektfortschritts setzt voraus, daß fortwährend bereits erstellte Leistungen erfaßt und mit dem geplanten Fortschritt verglichen werden. Dafür verwendet das Tool unter anderem ein zweistufiges Rückmeldeverfahren: Die Projektmitarbeiter können ihre tatsächlichen Aufwände und geschätzten Restaufwände zunächst in vorläufiger Form eingeben. Erst nachdem der Verantwortliche die Rückmeldedaten geprüft und genehmigt hat, werden sie in den Projektplan übernommen.