Auf dem Weg zur effizienten Verwaltung

Behörden geht es jedoch nicht nur um den "Green-IT"-Aspekt. Fast mehr noch als Industrieunternehmen, die allerdings in der Regel von vornherein effizienter organisiert sind, stehen sie unter hohem Rationalisierungsdruck. Auch ihnen werden die Finanzmittel gekürzt, und das zwingt sie zu effizienteren Verwaltungsstrukturen. Wie das funktioniert, versuchen nicht zuletzt die Anbieter von Videokonferenzsystemen vorzuleben. Sie rechnen vor, wie sie mit Hifle ihrer eigenen Collaboration-Umgebung 30 Prozent oder noch mehr allein an Reisekosten einsparen. Viele beschreiben plausibel nachvollziehbar die Erhöhung ihrer Produktivität - etwa durch Optimierung der Geschäftspraktiken, schnellere Markteinführung und bessere Einbindung von ortsfernen Mitarbeitern. Polycom spart pro Jahr rund vier Millionen Euro allein dadurch, dass 13 Prozent seiner Mitarbeiter von einem Home Office aus arbeiten.

Mögliche Anwender von videogestützten Kommunikationslösungen gibt es im öffentlichen Dienst viele. Das reicht von Landesbehörden, Bundesbehörden und EU-Stabsstellen über Institute, Justiz und Gerichte sowie Polizei, Feuerwehr und Katastrophenschutz bis hin zu Verkehrsbetrieben und Stadtwerken.

Die Einsatzszenarien gestalten sich je nach Organisation beziehungsweise Behörde sehr unterschiedlich. Gerichte etwa nutzen Videokonferenzen für die Zeugenbefragung, wenn die betreffenden Personen im Rahmen des Opferschutzes oder eines Zeugenschutzprogramms an einem geheimen Ort untergebracht sind. Feuerwehren operieren häufig mit mobilen VC-Lösungen in Einsatzwagen und Hubschraubern: "Bei einem Großbrand beispielsweise liefern die mobilen VC-Lösungen nicht nur die ersten Bilder zur Beurteilung der Lage, über sie erfolgt gleichzeitig der Austausch mit passenden Experten sowie die Einsatz- und Ressourcenplanung", so Thomas Hirschbach-Taddey, bei Polycom Deutschland für den öffentlichen Sektor und Regierungsorganisationen zuständig. Eine weniger spektakuläre, aber zunehmend verbreitete Einsatzform ist das E-Learning. Es zählt zu den Anwendungen, für die es nicht immer Telepresence sein muss, sondern oft auch Desktop-PC- oder gar Web-Conferencing-Systeme ausreichen. VC-Systeme sind kein Privileg der Amtsleiter mehr. Auch Sachbearbeiter und Telearbeitsplätze werden zunehmend in die tägliche VC-gestützte Zusammenarbeit eingebunden..