Tipps und Tricks

So werden Sie zum Powerpoint-Profi

09.01.2017
Von 


Simon Hülsbömer betreut als Senior Project Manager Research Studienprojekte in der Marktforschung von CIO, CSO und COMPUTERWOCHE. Zuvor entwickelte er Executive-Weiterbildungen und war rund zehn Jahre lang als (leitender) Redakteur tätig. Hier zeichnete er u.a. für die Themen IT-Sicherheit und Datenschutz verantwortlich.
Schaffen Sie es nicht, Ihre Zuhörer mit Ihren Vorträgen zu begeistern? Schläft Ihr Publikum stattdessen immer ein oder wird unkonzentriert? Mit unseren Tipps verhindern Sie das Powerpoint-Fiasko.

Tosende Begeisterungsstürme, eine Stimmung am Siedepunkt, die volle Aufmerksamkeit aller und ein unglaubliches Gefühl der Befriedigung für den Präsentator - all das bekommen Sie nicht, wenn Sie einen Powerpoint-Vortrag halten? Dann lesen Sie weiter.

Die größte Herausforderung für alle Manager ist es wohl, freitags nachmittags um halb fünf dem Vorstand ein Projekt vorzustellen, für das man erst am Vormittag desselben Tages die Verantwortung übertragen bekommen hat. Nicht nur, dass kaum Zeit zur Vorbereitung war, Feierabend und Wochenende rücken unaufhaltsam an, die Motivation befindet sich am Tiefpunkt und dann zickt dieses Powerpoint auch noch herum. Wir stellen Ihnen einige wertvolle Hinweise vor, wie Sie trotzdem eine gute Präsentation erstellen.

Wieviel Powerpoint muss sein?

Nicht die Folien stehen im Mittelpunkt einer Präsentation, sondern der Redner. Er möchte ein Projekt vorstellen, ein Produkt verkaufen und mit Argumenten überzeugen. Fakten, die zwischen mehr schlecht als recht zugetexteten Slides leider allzu oft vergessen werden. Dem Redner mögen sie Sicherheit geben, dienen aber häufig auch als Rückzugsort und verhindern den Blickkontakt zum Publikum, weil die Augen an der Leinwand kleben bleiben und man qua publico gemeinsam die Folien laut vorliest. Das ist nicht der Sinn einer Präsentation.

Überlegen Sie sich vorher: Kommen Sie vielleicht sogar ohne Powerpoint aus? Genügt eine reine Handout-Präsentation, die Sie im Anschluss verteilen, damit die Zuhörer die wichtigsten Punkte eines mündlichen Vortrags noch einmal kompakt zusammengefasst erhalten? Oder zeigen Sie nur Ausschnitte aus dem Vortrag, nur Überschriften einzelner Abschnitte oder gar nur textfreie Bilder, um eine bestimmte Atmosphäre unter den Zuhörern zu schaffen? Merken Sie sich: Die Präsentation muss zum Thema passen, nicht umgekehrt.

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Halten Sie Ihre fertige Präsentation mindestens einmal als Trockenübung ab und stoppen Sie die Zeit, die Sie dafür brauchen. Mehr als 30 Minuten? Kürzen Sie Ihre Folien! Ein guter Richtwert sind zehn bis zwölf Folien mit einer Gesamtpräsentationsdauer von 20 bis 30 Minuten. Länger dauern darf Ihr Vortrag auf keinen Fall, sonst verlieren Sie das Publikum. Ganz gleich, wie spannend Ihr Thema ist.

Achten Sie auch darauf, dass Rechtschreibung und Grammatik stimmen. Nutzen Sie die automatische Rechtschreibprüfung und gehen Sie Ihre Folien einzeln durch.

Zu einer guten Powerpoint-Vorbereitung gehört auch die Technik. Präsentieren Sie mit Ihrem eigenen Notebook oder Tablet? Sind entsprechende Anschlüsse, Adapter und Kabel für den Beamer vorhanden? Oder müssen Sie den Vortrag auf einen USB-Stick laden, um über einen Drittrechner zu arbeiten? Welche Programmversion von Powerpoint existiert auf dem "Zielsystem"?

Informieren Sie sich vorab über den Ort Ihrer Präsentation - im Idealfall waren Sie schon einmal dort. Speichern Sie Ihren Vortrag zur Sicherheit auch noch im PDF-Format ab, selbst wenn Sie Ihren eigenen Rechner verwenden. Es gilt: Lieber zu gut vorbereitet sein als gar nicht.

Spezialeffekte dosieren, Vorlagen meiden

Der Fundus an Vorlagen und Übergangseffekten in Powerpoint scheint unerschöpflich - aber nicht alles, was möglich ist, ist auch sinnvoll. Wer jeden Folienwechsel mit einer Überblendung und am besten noch mit einem Soundeffekt versüßt, bringt das Publikum gegen sich auf oder steht zumindest als absoluter Anfänger da. Es sieht schnell danach aus, dass der Vortragende hier mit den technischen Möglichkeiten überfordert war, nicht weiß, was er will und seinem Spieltrieb nachgegeben hat.

Setzen Sie die Möglichkeiten von Powerpoint dosiert und bedacht ein.
Setzen Sie die Möglichkeiten von Powerpoint dosiert und bedacht ein.
Foto: Sergey Nivens - shutterstock.com

Was die Vorlagen angeht, ist es kontraproduktiv, dass man zumeist sieht, dass es sich um eine standardisierte Microsoft-Vorlage handelt, die mit möglichst wenig Aufwand eingesetzt wurde. Besser als genormtes Redmond-Design ist da schon das Corporate Design Ihres Unternehmens. Für den unwahrscheinlichen Fall, dass es noch keine entsprechende Powerpoint-Vorlage gibt, erstellen Sie eine - Ihre Kollegen werden es Ihnen danken.

Verzichten Sie bitte auf jegliche Musik- und Soundeffekte während der Folienübergänge - es sei denn, Sie schielen auf den Titel "unprofessionellster Mitarbeiter des Monats". Und auch die visuellen Übergangseffekte lenken nur vom eigentlichen Inhalt ab - besonders dann, wenn sie eher bemüht wirken. Beliebt sind zeilenweise Einblendungen auf Folien mit viel Text - diese binden jedoch ebenfalls mehr Aufmerksamkeit, als Ihnen lieb sein kann - a la "Na, wann kommt die nächste Zeile?" Also lieber sein lassen und mehr Slides mit jeweils weniger Inhalt präsentieren.

Textmenge und Schrift im Blick haben

Nicht mehr als sechs Zeilen Text pro Folie - lieber weniger. Nicht mehr als sechs Wörter pro Zeile - lieber weniger. Keine ausformulierten Sätze, Stichpunkte genügen. Halten Sie sich an diese Faustregeln, bleiben Ihre Slides übersichtlich. Wichtig ist zudem, dass die Aussagen nur den Kern Ihres Vortrags wiedergeben und Sie mehr zu sagen haben, als wortwörtlich auf den Folien geschrieben steht.

Achten Sie sehr genau auf Schriftgröße und -farbe. Die Schriftart ist hingegen nicht entscheidend.
Achten Sie sehr genau auf Schriftgröße und -farbe. Die Schriftart ist hingegen nicht entscheidend.
Foto: Andrey Popov - shutterstock.com

Die Schriftgröße hängt ein wenig von der Größe des Vortragsraums ab, schließlich sollen die Zuhörer in der letzten Reihe die Folien auch noch gut lesen können. 30 bis 40 Punkt sind deshalb durchaus empfehlenswert. Welche Schriftart Sie wählen, hängt von Ihrem persönlichen Geschmack und eventuell dem Corporate Design ab. Ob mit Serifen oder ohne - bei wenig Text und großer Schrift ist das nicht entscheidend. Lediglich die Durchgängigkeit ist wichtig - nicht mehr als drei verschiedene Fonts im gesamten Foliensatz! Und auch nicht komplett auf VERSALSCHRIFT setzen, Sie schreien Ihr Publikum schließlich nicht an. Einfach die ganz normale Groß- und Kleinschreibung nutzen. Bei der Schriftfarbe sollten Sie ebenfalls auf Experimente verzichten - eine dunkle Schrift auf hellem Hintergrund hat bisher noch immer gepasst.

Grafiken müssen passen

Die Zeiten von Cliparts sind vorbei. Auch wenn Sie noch CDs mit den "50.000 besten Cliparts" herumliegen haben - lassen Sie sie liegen. Außerhalb von Aushängen für Schule, Kindergarten oder Verein sind diese Bildchen nicht geeignet. Wenn es unbedingt Bilder sein müssen, nutzen Sie eigene Fotos, die aber professionell aussehen müssen, damit sie nicht lächerlich wirken. Im Zweifel lieber drauf verzichten.

Was weitere Illustrationen angeht, sollten Sie diese dosiert einsetzen. Diagramme oder andere Datenvisualisierungen können eine Präsentation bereichern - aber nur, wenn sie nicht ausufern und einen bestimmten Punkt belegen oder seine Wirkung auf das Publikum verstärken. Ihre Aussage sollte deshalb auf einen Blick erkennbar sein, mit einer klaren Legende und Beschriften. 3D-Diagramme mögen hübsch aussehen, bieten aber keinen Mehrwert. Dient ein Diagramm lediglich als Lückenfüller, lassen Sie es besser weg.

Fazit

Wenn Sie nun perfekt vorbereitet sind und Ihrer Präsentation den letzten Schliff verpasst haben, halten Sie noch einmal kurz inne und machen sich folgendes klar: Im Mittelpunkt stehen Ihr Thema und Sie selbst, nicht Ihre Präsentation. Sie können mit einem guten Vortrag Ihr Anliegen noch besser vermitteln, mit einem schlechten hingegen nur dann etwas kaputt machen, wenn Sie unsicher und unvorbereitet sind. Sehen Sie Powerpoint als nützlichen Helfer, nicht als Mittelpunkt. Viel Spaß und Erfolg beim Präsentieren!