Der Kollege glänzt mal wieder durch ausgefeilte Excel-Charts, die auf Kopfdruck die Verkaufsschlager des Monats präsentieren? Während Sie noch mit den Excel-Basics kämpfen, beherrschen andere das Tabellenkalkulationsprogramm aus dem Effeff und zaubern die komplexesten Berechnungsformeln aus dem Ärmel? Kein Problem, dank KI können auch Sie schnell zum Excel-Profi werden, selbst wenn der Chef die lange gewünschte Excel-Schulung nicht zahlen will.

5 KI-Tools für Microsoft Excel

Das Zauberwort heißt dabei KI. Denn die Künstliche Intelligenz kann nicht nur als Chatbot oder virtueller Künstler genutzt werden, sondern auch Programmcode schreiben - etwa Excel-Formeln. Hierzu gibt es verschiedene Ansatzmöglichkeiten: Entweder sie verwenden eine allgemeine KI wie ChatGPT, oder sie setzen auf spezialisierte Tools wie Excelformulabot, Neural Formula oder Excel Formulator. Geht es Ihnen nur um eine relative einfache Analyse ihrer Tabellenwerte, dann könnte für den Anfang auch Excel selbst genügen.

Excel-Bordmittel Datenanalyse

Egal, für welche Methode Sie sich entscheiden, einen Punkt sollten Sie sich immer vergegenwärtigen: Entscheidend für die Befehle in den Excel-Formeln ist die verwendete Sprache. So versteht etwa ein deutsches Excel nicht den Befehl "ROUNDDOWN", sondern nur "ABRUNDEN" und aus dem deutschen "ARBEITSTAG", wird in einer englischen Excel-Formel "WORKDAY". Zwar bieten die KI-Tools meist eine integrierte Übersetzungsmöglichkeit, doch man sollte diesen Aspekt im Hinterkopf behalten.

Eine einfache Funktion zur Datenanalyse - ohne dass Sie Formeln eingeben müssen - bieten zumindest die Excel-365-Versionen bereits von Haus aus. Sie nennt sich "Datenanalyse" und ist über die Registerkarte "Start" erreichbar. Das Feature analysiert die Daten und gibt das Ergebnis in verschiedenen Visualisierungsformen wieder. Zudem können auch personalisierte Fragen zur Analyse der Daten gestellt werden. Eine kurze Anleitung zur Funktion Datenanalyse finden Sie hier.

Microsoft Excel mit ChatGPT automatisieren

Wollen Sie komplexere Sachverhalte analysieren, dann stößt die Excel-eigene Datenanalyse schnell an ihre Grenzen. Um dennoch Excel-Formeln nicht selbst programmieren zu müssen, können Sie ChatGPT zur Hilfe nehmen. Fragen Sie doch die KI einfach, mit welcher Excel-Formel Sie etwa den Median aller Zellen im Bereich R3 bis R71 berechnen können. Vergessen Sie aber vorher nicht, ChatGPT mitzuteilen, dass Sie auf Deutsch kommunizieren wollen, denn ansonsten spuckt die KI das Ergebnis mit englischen Excel-Befehlen aus. Als Antwort sollte ChatGPT dann "=MEDIAN(R3:R71)" liefern.

Wird eine Formel dennoch auf Englisch ausgegeben - etwa "=COUNTIF(C13:C43,"K") -, dann hilft die Frage "Wie lautet die Excel-Formel =COUNTIF(C13:C43,"K") in Deutsch?" weiter. ChatGPT gibt dann das richtige Ergebnis aus: "Die Excel-Formel =COUNTIF(C13:C43,"K") lautet auf Deutsch: =ZÄHLENWENN(C13:C43,"K")". Angesichts von über 500 Excel-Befehlen ist ChatGPT eine deutliche Arbeitserleichterung. Um kein Frusterlebnis zu erfahren, empfiehlt es sich allerdings, anfangs mit kleinen, weniger komplexen Aufgaben zu beginnen, um ein Gefühl für ChatGPT zu bekommen.

Ebenso eignet sich die KI, um Excel-Makros zu erstellen. Auch hier kann die Aufgabe ChatGPT in normaler Sprache gestellt werden, etwa in der Form "Erstelle ein VBA-Makro für folgende Aufgabe…". Neben dem eigentlichen Makro erklärt ChatGPT auch den Umgang mit Makros in Excel, also wie etwa der Code im Visual BasicEditor einzufügen und zu bearbeiten ist.

Allerdings ist auch hier wieder darauf zu achten, dass ChatGPT in seinen Antworten teilweise Begriffe und Befehle verwendet, die nur in der englischen Version von Excel funktionieren. Allerdings könnten dies Probleme eventuell in naher Zukunft bereits gelöst werden, denn Microsoft hat bereits angekündigt, ChatGPT in seine Office-Produkte zu integrieren.

Unabhängig von den sprachlichen Herausforderungen kämpft Chat GPT - zumindest in der kostenlosen Version - derzeit noch mit einem anderen Problem: Die KI ist häufig wegen Überlastung nicht erreichbar. Bevor Sie jetzt überlegen, sich für 20 Dollar im Monat einen kostenpflichtigen ChatGPT-Plus-Account zuzulegen und sich auf die Warteliste setzen lassen, lohnt sich eventuell ein Blick auf die spezialisierten KI-Tools.

Excelformulabot

Ein Vertreter dieser Gattung ist der excelfomulabot. Das Cloud-basierte Tool läuft im Browser und eignet sich nicht nur für Excel, sondern auch für Google Tabellen. Neben Deutsch unterstützt excelformulabot Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Türkisch. Die Bedienung ist dabei weitgehend selbsterklärend. Neben dem eigentlichen Formelgenerator offeriert das Tool noch einen Aufgabengenerator für nicht formelbezogene Aufgaben. Das kann beispielsweise das Erstellen eines Diagramms, einer Pivot-Tabelle, oder das Sortieren von Daten sein.

Noch im Beta-Stadium befinden sich zwei weitere Generatoren für Skripts und die Regex. Im Gegensatz zu ChatGPT erklärt die Skripts-Funktion von excelformulabot jedoch nicht den Umgang mit dem VBA-Editor in Excel, sondern nur den Code des erstellten Skripts. Dabei erfolgt die Erklärung in Englisch.

Die zweite Beta, Regex, dient zum Überprüfen, Vergleichen, Auffinden regulärer Ausdrücke (Regular Expression). Dabei kann ein regulärer Ausdruck ein Muster sein, das aus einer Folge von Zeichen besteht. Ein Beispiel hierfür wäre etwa die Aufgabe, in einer Tabelle alle Namen mit Luis, Louis oder Lois zu finden. Den passenden Code erstellt dann excelformulabot.

Die Bedienung der vier Generatoren erfolgt dabei auf die gleiche Weise: Sie wählen zuerst, ob sie den Code für Excel oder Google Tabellen wünschen. Danach haben Sie die Möglichkeit, zwischen "Generieren" und "Erklären" zu wählen. Im Feld darunter geben Sie dann die eigentliche Aufgabe in natürlicher Sprache ein. Nach einem Klick auf "Einreichen" generiert das Tool dann den entsprechenden Code oder erklärt ihn.

Unter dem Strich gefiel uns der Bot besser als ChatGPT, da er schneller zum Ziel führt. Allerdings hat das Werkzeug einen Nachteil. Es ist nur bedingt kostenlos. In der Basic-Version sind nur fünf Anfragen pro Monat erlaubt und die sind schnell aufgebraucht. Zumal das Generieren von Code und das Erklären jeweils als eine Anfrage gezählt werden. Ein unbegrenzter Account schlägt mit monatlich 6,99 Dollar zu Buche.

Neural Formula

Günstiger ist hier die Alternative Neural Formula. Hier kann der User mit einem kostenlosen Account bis zu 15 Anfragen pro Monat stellen. Gegen ein Monatsgebühr von 1,99 Dollar sind dann unbegrenzt viele Anfragen möglich. Vom Funktionsumfang her ist Neural Formula mit excelformulabot vergleichbar und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Formeln zu übersetzen und zu verändern.

Allerdings hat das Tool einen gravierenden Nachteil: Die Aufgaben müssen in englischer Sprache eingegeben werden. Die daraus generierte Formel kann dann in das deutsche Excel-Format übersetzt werden. Wer mit dieser Einschränkung leben kann, findet in Neural Formula ein kostengünstiges Excel-KI-Tool.

Excel Formulator

Ebenfalls nur Aufgabenstellungen in Englisch akzeptiert der Excel Formulator. Mit ihm können sieben Anfragen im Monat generiert werden. Ein unbegrenzter Zugang kostet 5,99 Dollar pro Monat.

Im Vergleich zu den beiden anderen Tools wartet das Werkzeug nur mit einem geringen Funktionsumfang auf. Es bietet lediglich einen Formelgenerator sowie eine Funktion zum Erklären des Codes. Weitere Features wie etwa einen Translator sucht man vergeblich.

KI-Unterstützung für Excel: Unser Fazit

Unter dem Strich gefällt uns excelformulabot am besten, auch wenn er das teuerste der drei spezialisierten KI-Excel-Tools ist. Überzeugt haben uns der Funktionsumfang und seine deutsche Benutzeroberfläche. Zudem ist der Vorgehensweise im Vergleich zu hat ChatGPT strukturierter.

Erschwerend kommt hinzu, dass eine Nutzung der kostenlosen ChatGPT-Version derzeit nicht zuverlässig möglich, da die Server fast immer - von nachtschlafender Zeit einmal abgesehen - überlastet sind. Unser dritter Favorit ist die Excel-eigene "Datenanalyse", wenn lediglich Daten zur Visualisierung anstehen.

me admiring my spreadsheet pic.twitter.com/5iwIcIx0A6

— memes.xlsx (@ExcelHumor) February 21, 2023