So werden IT-Kosten transparent

01.12.2005
Von Alexander Tietz und Thorsten Frankenberger
Was die Unternehmens-IT den Fachabteilungen in Rechnung stellt, stößt dort oft auf Unverständnis. Dabei lässt sich den Anwendern durchaus klar machen, welche Dienste wie viel Geld verschlingen.

Die meisten Unternehmen klagen über zu hohe IT-Kosten. Fachbereiche verstehen Höhe sowie Zusammensetzung der IT-Umlagen nicht und bezweifeln demzufolge die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen IT-Bereichs. Die Erfahrung zeigt, dass sich dieser Vorwurf infolge unzureichender Kosten- und Leistungstransparenz nur schwer widerlegen lässt.

Hier lesen Sie …

  • welche Vorwürfe sich die IT gefallen lassen muss;

  • wie interne IT-Produkte definiert werden sollten;

  • warum Aufgaben und Kompetenzen von Rechnungswesen, IT-Controlling und Produkt-Managern geregelt werden müssen;

  • wie sich ein ausgewogenes Kosten-Nutzen-Verhältnis erreichen lässt.

Best Practices aus Industrie- und Dienstleistungsunternehmen machen jedoch deutlich, wie sich manche IT-Abteilungen transparent aufgestellt haben. Zu den wichtigsten Ansatzpunkten zählen:

  • Systematische Strukturierung der Produkte und Leistungen in die Kategorien Vor- und Endprodukte;

  • verursachungsgerechte Zuordnung aller IT-Kosten, differenziert nach fixen und mengenabhängigen Anteilen;

  • marktkonforme Bereitstellung von IT-Leistungen auf Basis stimmiger Benchmarks;

  • konsequente Vermarktung "sprechender Produkte" - weg von der "CPU-Sekunde" hin zu Anwendungen und Geschäftsprozessen.

Um diese Ansätze im eigenen Unternehmen aufzugreifen, ist es erforderlich, das Thema ganzheitlich anzugehen. Halbherzige Eingriffe in Kostenstrukturen oder Verrechnungspraktiken führen in der Regel nicht zum gewünschten Erfolg.

Folgendes Vorgehensmodell beschreibt, wie Unternehmen ihre IT-Kosten in sechs Schritten besser strukturieren, verrechnen und nachhaltig senken können.

Transparenz durch Kostenanalyse

Ausgangspunkt für alle weiteren Schritte ist eine fundierte Analyse der IT-Kosten im Unternehmen. Dafür gilt es zu ermitteln, wie hoch die gesamten IT-Kosten tatsächlich ausfallen. Oftmals werden zusätzlich dezentral erbrachte IT-Leistungen der Fachbereiche gar nicht als IT-Kosten ausgewiesen. Das Verhältnis von Entwicklungs- zu Betriebskosten ist in den meisten Unternehmen zwar bekannt. Auf gezielte Fragen nach Lizenzkosten für ausgewählte Anwendungen, internem Wartungsaufwand in Summe oder Server-Kosten inklusive Hardware, Betriebssystem, Betreuung und Wartung herrscht jedoch oft großes Schweigen. Da verwundert es nicht, dass Fachbereiche ihre monatlichen Belastungen durch den IT-Bereich vielerorts nicht nachvollziehen können. In manchen Fällen werden die anfallenden IT-Kosten tatsächlich mehr oder weniger willkürlich verteilt. Daher muss auch die aktuelle Verrechnungspraxis im Rahmen der Kostenanalyse auf den Prüfstand gestellt werden.

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