Vor rund zehn Jahren, nach der Liberalisierung des deutschen TK-Marktes, schienen die Kommunikationskosten für Unternehmen nur eine Richtung zu kennen: nach unten. Hatten vor der Liberalisierung in der Regel nur Großkonzerne im Zuge der Corporate-Networks-Regel von einer gewissen Freiheit profitiert, so versprachen nun neue Anbieter wie Otelo und andere niedrigere TK-Gebühren.

Und seit 1997 konkurrierte Viag Interkom (heute O2) als vierter Mobilfunkkonzern mit T-Mobile, Mannesmann (heute Vodafone) sowie E-Plus. Selbst für das leidige Thema Wartungskosten der TK-Anlage schien es eine Lösung zu geben: Kurz vor der Jahr-2000-Wende versprach Voice over IP, ein neuer Trend aus den USA, die Befreiung aus der Abhängigkeit von den etablierten Anlagenherstellern.

Alle Zeichen deuteten also auf ein gewaltiges Sparpotenzial hin. Doch die erzielten Effekte wurden schnell von kostentreibenden anderen Entwicklungen wieder aufgefressen. Hierzu zählt etwa die steigende Mobilität der Mitarbeiter. Damit diese auch unterwegs erreichbar sind, bürgerte sich das Handy als mobiles Handwerkszeug ein, zumal die viel gerühmten Null-Euro-Handys auf den ersten Blick ja keinen großen Kostenblock zu verursachen scheinen oder die User einfach ihre privaten Mobiltelefone nutzen und dann mit der Firma abrechnen. Doch genau hier lauern die versteckten Kosten: Die gesparte Grundgebühr bezahlen die Unternehmen spätestens bei der Einzelabrechnung in der Controlling-Abteilung in Form von Arbeitskosten. Auch die weit verbreitete Sitte, einfach je nach Bedarf Einzelverträge abzuschließen, kommt die Unternehmen teuer zu stehen. Bereits mit einem Rahmenvertrag für 50 SIM-Karten, so rechnen Experten vor, lassen sich die Mobilfunkkosten um rund 30 Prozent senken. Wie Sie diese und andere Kostenfallen erkennen, zeigt Teil 2 der computerwoche-Serie.

Neben diesen vertraglichen Tricks können die Anwender auch, wie Teil 3 unserer Serie zeigt, mit geschickt eingesetzter Technik - beispielsweise GSM-Gateways - Geld sparen.

Zu viel bezahlen zahlreiche Unternehmen auch für ihre mobile E-Mail, die mit dem Siegeszug der Blackberrys in der Corporate-Welt Einzug hielt. Falsch gewählte Datenvolumina verursachen hier oft unnötige Kosten. Eventuell sollte aber auch die Frage erlaubt sein, ob wirklich in eine Blackberry-Infrastruktur investiert werden muss oder sich ein Push-Mail-Workflow mit herkömmlichen Handys und einem SMS-Server realisieren lässt.

Versteckte Festnetzkosten

Doch nicht nur im Mobilfunk lauern versteckte Kosten, sondern auch im Festnetz. So rechnet sich das gerne als besonders günstig angepriesene VoIP bei der standortübergreifenden Telefonie unter dem Strich kaum, wenn ein Unternehmen mit seinem Carrier die Verträge für die klassische Sprachtelefonie geschickt aushandelt. Dabei sollte allerdings eine jährliche Überprüfung der Verträge eine Selbstverständlichkeit sein, und Klauseln zur Preisanpassung sollten schriftlich fixiert werden. Ansonsten, darin sind sich Branchenkenner einig, bieten die heute üblichen Sprachtarife für die meisten Unternehmen wenig Luft nach unten.

Auch WANs gehen billiger

Mehr Sparpotenzial eröffnet sich hier bei der standortübergreifenden Vernetzung - vor allem wenn dann auch noch die Datenkommunikation mit ins Spiel kommt. Doch hier fallen noch immer viele Firmen über ihre eigenen Füße, sprich interne Organisation - wenn etwa TK-Kosten vom kaufmännischen Einkauf für unproduktive Leistungen betreut werden, während die Datenkommunikation im Budget der IT-Abteilung verrechnet wird. Beides zusammen eröffnet wiederum ein enormes Sparpotenzial. Gerade international oder gar global tätige Unternehmen sollten überlegen, ob sie ihr WAN nicht, wie unser Praxisbeispiel aus dem fünften Teil der CW-Serie zeigt, an einen externen Partner outsourcen. Aufgrund der komplexen und undurchsichtigen Tarifbedingungen der Carrier dürfte nämlich kaum ein IT-Manager oder Einkäufer in der Lage sein, quasi nebenher den günstigsten und gleichzeitig zuverlässigsten Anbieter zu finden. Neben der optimalen Provider-Wahl hat der Anwender im WAN-Bereich aber noch andere, technische Optionen, um seine Kosten zu senken. Statt ständig die Bandbreite im WAN zu erhöhen - lange Zeit schien Bandbreite ja nichts zu kosten -, bieten sich WAN-Optimierer an, neudeutsch auch als WAN Acceleration Appliances bezeichnet. Diese Geräte speichern unter anderem häufig genutzte Inhalte zwischen und helfen so den Bandbreitenbedarf zu verringern. Zudem optimieren sie den Overhead auf den WAN-Verbindungen, indem sie geschwätzige Protokolle wie Microsoft CIFS oder MAPI effizienter übertragen. Von diesen Maßnahmen profitieren vor allem Unternehmen, die im Zuge der IT-Rezentralisierung ihre Filial-Server abgeschafft haben und jetzt Engpässe auf ihren Weitverkehrsverbindungen feststellen.

Einen anderen Kostenblock mit hohem Optimierungspotenzial bilden selbst heute im VoIP-Zeitalter noch immer die TK-Anlagen. Dies betrifft nach Ansicht einiger Berater sowohl klassische TK-Anlagen als auch die neuen softwarebasierenden VoIP-Systeme. Mit Letzteren habe sich nämlich mitnichten die Hoffnung erfüllt, dass die Kunden nicht mehr für jedes Zusatz-Feature extra zur Kasse gebeten werden. Statt eines teuren Technikers, so der Vorwurf der Consultants, müssten sie heute Softwareschlüssel zum Freischalten der Funktionen bezahlen. Wer hier einen rigiden Sparkurs fahre und wirklich nur die wichtigsten im Alltag genutzten Telefonfunktionen bestelle, könne viel Geld sparen. Neben dem Streichen von überflüssigen Funktionen stehen dem Entscheider noch weitere Möglichkeiten offen. So ist zu überlegen, wie der vierte Teil unserer Serie zeigt, ob nicht der Bezug von Managed-TK-Services eine Alternative darstellt. Unter finanziellen Aspekten ist auch ein komplettes Outsourcing der TK-Anlage interessant. Eine Methode, die im angelsächsischen Sprachraum gebräuchlich ist, hierzulande aber auf wenig Gegenliebe stößt.

Aber vielleicht muss sich mancher Entscheider künftig mit solchen aus heutiger Sicht unorthodoxen Verfahren anfreunden, denn der klassische Gebühren- und Tarifvergleich bietet nur noch wenig Spielraum.