Doch wie trägt man den Change für so ein Projekt in ein 50.000-Mann-Unternehmen? Merck schrieb über eine Projektbörse einen Auftrag für einen Trainingsexperten aus und kam so auf Christa Weidner aus Aschheim (bei München), Unternehmerin und Projektleiterin mit Spezialgebiet Software-Einführung. Weidner sollte mit Kalski dafür sorgen, dass die Anwender mit den neuen Werkzeugen nicht nur arbeiten können, sondern auch wollen.
Gemeinsam setzten die beiden Managerinnen auf Change Agents im Unternehmen. Merck formulierte Aufgabe und Anforderungen an diese Change Agents und ließ sie durch die jeweiligen Länderverantwortlichen des Unternehmens bestimmen. So kam eine internationale Gruppe von rund 80 Kollegen zusammen, die ins Headquarter eingeladen wurden. Kalski und ihr Team stellten ihnen die neuen Tools vor und diskutierten Vision und Strategie.
Auf dem Rückweg hatten die Change Agents einen Trainer-Leitfaden im Gepäck, der sie dafür rüsten sollte, die Veränderungen in ihrem jeweiligen Land voranzutreiben. Bis heute ist das Team alle zwei Wochen über Skype mit diesen Multiplikatoren verbunden. Kalski erkundigt sich, wie die Dinge vor Ort laufen und stellt Neuerungen vor. Zusätzlich liefern anonyme Zufriedenheitsumfragen unter den Endnutzern eine quantitative Einschätzung.
Ein Direct-Report vom CIO als Sponsor
Soweit der Change "nach unten". Kalski wollte auch ein starkes Commitment "von oben". Ihr wichtigster Partner dabei war der Projektsponsor, ein Direct-Report von CIO James Stewart. Über die Technologie allein wollte das Change-Team nicht argumentieren. "Wir wollten den Nutzen zeigen anstelle von Funktionalitäten", berichtet Kalski, "also entschieden wir uns für Story-Telling, um den Mehrwert des digitalen Arbeitsplatzes im täglichen Arbeitsalltag aufzuzeigen." Der Held der ersten Story heißt Thomas Targetti, eine Analogie auf den italienisch-stämmigen Projektleiter, Giulio Vannini, der Kalski und ihr Team immer sehr unterstützt hat. Visualisierte Prozesse zeigten, wie Herr Targetti die neuen Werkzeuge in seinem Arbeitsalltag nutzt.
160 Entscheider bei Merck ließen sich von der Figur begeistern. Kalski sagt: "Bei so einer Veränderung ist man auf Unterstützung von oben angewiesen. Es muss auch verstanden werden, dass die Veränderung des täglichen Arbeitens als ein Prozess oder eine Reise zu verstehen ist." Schließlich änderten Menschen ihre jahrelang gelebten Arbeitsweisen nicht von einen Tag auf den anderen. Sie müssten erst die Vorteile verstehen und dann das Wissen zur Nutzung erlangen, so die Erfahrung der Teamleiterin.
Die Skills der Digitale Native
Was sonst braucht eine gute Change Managerin? Melanie Kalskis Ressourcen sind ihre Offenheit und ihr Interesse an Neuem. Angst vor neuen Tools hat die "Digitale Native" sowieso nicht. Ergänzend brachte Christa Weidner als externe Unterstützerin neben langjähriger Erfahrung in diesem Umfeld eine Ausbildung als Business-Trainer, Coach und Facilitator (Begleiter von Veränderungsprozessen) mit. Hilfreich für weitere Veränderungsprozesse im Unternehmen dürfte auch der Gewinn des Europäischen Trainingspreises in Silber mit dem Change Management- und Trainingskonzept für das "Connect 15"-Projekt sein. Der Berufsverband für Trainer, Berater und Coachs (BDVT) vergibt diese Auszeichnung seit 1992.
Auf Kalski warten nun die nächsten Aufgaben, und diese drehen sich vor allem um die Cloud. Hier hält die Change-Verantwortliche engen Kontakt zu Microsoft. Doch wiederum ist es mit der technologischen Seite nicht getan: "Entscheidungen, die den Arbeitsplatz betreffen, können mitbestimmungspflichtig sein oder gesetzlichen Vorgaben unterliegen", weiß sie. Da Kalski ja auch Rechtswissenschaften studiert hat, rollt sie bei diesem Thema nicht mit den Augen, sondern setzt "auch hier auf gute Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen", wie sie sagt. Und die Erkenntnis, dass eine Rezeptur für Veränderungen mehrere Ingredienzien hat, passt ja auch gut zu einem Wissenschaft- und Technologie-Unternehmen.