Schritt 3. Den richtigen Implementierungspartner finden
So wichtig wie die ERP-Software selbst ist der technische Implementierungspartner. Er muss mindestens genauso gut zum Unternehmen passen, weil seine Verantwortung bis zur Übergabe eines funktionierenden Systems reichen sollte. Das kann je nach Integrationsumfang ein Jahr und länger dauern. Gegebenenfalls schließt sich ein Application-Management-Auftrag an.
Werkverträge sind ein Muss für den Erfolg
Die Zusammenarbeit sollte grundsätzlich durch Werkverträge geregelt sein. Diese Verträge müssen genau vorschreiben, welches funktionierende und den Spezifikationen entsprechende Werk der Dienstleister abliefern muss. Das bedeutet: die Herbeiführung eines bestimmten Erfolges tatsächlicher Natur, wie es im Juristendeutsch heißt. Im Gegensatz etwa zu einem Dienstvertrag, der nur die regelmäßige Erbringung von Leistung zum Inhalt hat, zielt der Werkvertrag immer auf ein zuvor festgelegtes Ergebnis ab - in diesem Fall eben ein funktionierendes ERP-System. Notfalls wird so lange daran gearbeitet, bis alles rund läuft.
Präzise Ausschreibung vermeidet Kostenfallen
Die Grundlage für jede erfolgreiche Angebotseinholung liefern einerseits präzise fachliche Spezifikationen, andererseits vollständige und übersichtliche Ausschreibungsunterlagen. Auch hier kann das externe Spezialisten-Know-how von Sourcing-Beratern hilfreich sein und die Qualität im gesamten Vergabeprozess verbessern. Wichtig ist, die geforderten Leistungen so klar und strukturiert zu beschreiben, dass jeder Realisationspartner, der in Frage kommt, die inhaltlich verbindlichen Vorgaben in sein Portfolio einordnen und mit eindeutigen Preisangaben versehen kann. Ein enges fachliches Raster sollte keinen Spielraum für Interpretationen lassen. Dann ist es möglich, die vorgelegten Angebote preislich und fachlich vernünftig miteinander zu vergleichen und die beste Wahl zu treffen.
Unangenehme Vertragsbestandteile nicht aufschieben
Bietergespräche sollten stets ergebnisorientiert verlaufen. Vertriebliche Aufwärmrunden sind ebenso wenig hilfreich wie die Versuche der Dienstleister, die für sie unangenehmen Vertragsbestandteile bis kurz vor den Zeitpunkt der Unterzeichnung hinauszuzögern - verbunden mit der Hoffnung, der Auftraggeber werde im letzten Moment doch noch nachgeben. Seriöse IT-Partner werden von sich aus auf einen sachdienlichen Informationsaustausch Wert legen, der das ERP-Projekt und die notwendigen fachlichen und kaufmännischen Entscheidungen voranbringt. Läuft alles optimal, müssen am Ende der Entscheidungsphase nur noch die Ausschreibungsunterlagen als Vertrag übernommen und unterzeichnet werden.