Der Bedarf an betriebswirtschaftlicher Software im Mittelstand wächst weiter. Vor allem die Module Finanzen, Controlling und Beschaffung sowie Einkauf gelten in allen Branchen als wichtige Instrumente, um Arbeitsabläufe verbessern und beschleunigen zu können. Häufig wollen Unternehmen ERP-Projekte auch nutzen, um ihre IT-Infrastruktur zu konsolidieren und zu standardisieren. Eine höhere Daten- und Prozessintegration sowie die Reduktion von Schnittstellen sind dabei gerne einkalkulierte Nebeneffekte. Bis alle Vorteile greifen, müssen Geschäftsführer und IT-Verantwortliche allerdings einen langen Atem beweisen. Nicht nur die Auswahl des geeigneten ERP-Produkts ist ein heißes Eisen. Auch die Einführung und die kontinuierliche Weiterentwicklung einer Geschäftsapplikation stellen für mittelständische Unternehmen oft eine hohe Belastung in puncto Budget, Organisation und Personalkapazität dar.

ERP-Produkte stehen auf der Kippe

Der Anstoß zu einem umfangreichen ERP-Change-Projekt beziehungsweise der Ablösung von ERP-Altsystemen kommt allerdings nicht nur von innen. In den zuletzt wirtschaftlich angespannten Jahren hat eine signifikante Marktbereinigung seitens der Softwarehersteller eingesetzt. Kleinere Spezialanbieter sind entweder ganz vom Markt verschwunden oder in größeren Unternehmen aufgegangen. So oder so stehen Fortbestand und Support vieler Produkte auf der Kippe. Mehr und mehr Anwender sehen sich deshalb gezwungen, Alternativen zu prüfen.

Die Phase der Systemauswahl und -einführung ist erfahrungsgemäß die Achillesferse im gesamten Lebenszyklus der Installation. Zwei Faktoren sind dabei für den Erfolg entscheidend:

• die richtige inhaltliche Beurteilung, welche Software infrage kommt, und

• die Erstellung eines Lastenheftes, das alle vom Unternehmen benötigten Funktionalitäten berücksichtigt und "wasserdicht" formuliert ist.

Um Fehler bei der Systemauswahl und -einführung zu vermeiden, sollten Unternehmen die im Folgenden beschriebenen drei Schritte beachten und umsetzen.