5 geniale Kniffe

So organisieren Sie Outlook

25.08.2019
Von Julie Sartain

4. E-Mail-Vorlagen

Mit E-Mail-Vorlagen verschicken Sie ganz bequem eine Mail, die Sie immer wieder mal erneut an viele Empfänger verschicken müssen.

1. Suchen Sie eine E-Mail in Ihrem "Gesendet"-Ordner. Leiten Sie diese an sich selbst weiter und entfernen Sie jede empfängerspezifische Information, wie den Empfängernamen, dessen E-Mailadresse, Firma, usw. Klicken Sie auf Datei > Speichern Unter , geben einen Dateinamen ein und wählen Outlook-Vorlage als Dateiformat aus.

Erstellen Sie eine Outlook-Vorlage für E-Mails, die Sie häufiger versenden.
Erstellen Sie eine Outlook-Vorlage für E-Mails, die Sie häufiger versenden.
Foto: Julie Sartain

2. Um die Vorlage zu benutzen/öffnen: Im Datei-Tab, in der "Neu" Gruppe wählen Sie Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen und klicken dann auf den Pfeil nach unten, um eine Liste der Formulare zu sehen. Wählen Sie Vorlagen im Dateisystem , anschließend Ihre abgespeicherte Vorlage aus der Liste und klicken dann auf Öffnen . Fügen Sie eine benutzerdefinierte Anrede hinzu, geben eine E-Mailadresse ein und klicken auf senden.

Wenn Sie eine Vorlage benutzen, können Sie Adressen und andere Details vor dem Senden verändern.
Wenn Sie eine Vorlage benutzen, können Sie Adressen und andere Details vor dem Senden verändern.
Foto: Julie Sartain

5. Bedingte Formatierungsregeln

Im Grunde sind es nur ein paar benutzerdefinierte Attribute, die Sie eingehenden E-Mails automatisch hinzufügen können, damit diese herausstechen. Zum Beispiel, können Sie die Attribute der Überschrift ändern - unterstreichen, fettgedruckt, kursiv - und die Farben basierend auf einer Regel (oder Bedingung), die Sie in der "Bedingten Formatierungssektion" der erweiterten Ansichtseinstellungen festlegen können.

Bedingte Formatierung hilft spezielle Arten von E-Mails vom Rest des Haufens, durch besondere Farben oder Schriftarten, zu unterscheiden.
Bedingte Formatierung hilft spezielle Arten von E-Mails vom Rest des Haufens, durch besondere Farben oder Schriftarten, zu unterscheiden.
Foto: Julie Sartain

1. Im "Ansichtsbereich", wählen Sie Einstellungen anzeigen. Klicken Sie dann auf den Bedingte Formatierung- Button und in der nun erscheinenden Dialogbox, klicken Sie auf hinzufügen und geben einen beschreibenden Namen für das, was die Regel/Bedingung macht, ein.

2. Klicken Sie auf den Schriftart- Button, um das Format Ihrer Schrift zu definieren; das bedeutet Schriftname, Farbe und Attribute wie unterstrichen oder durchgestrichen (für fettgedruckt und kursiv, wählen Sie eine Schrift aus, die diese Attribute als Teil der Schriftart anbietet). Klicken Sie auf OK wenn Sie fertig sind.

3. Als nächstes klicken Sie auf den Bedingungen- Button und definieren eine Bedingung; zum Beispiel ein besonderes Wort (oder auch mehrere) aus der E-Mail oder der Betreffzeile, eine E-Mailadresse (Absender oder Adressat), wo Ihre E-Mailadresse in der E-Mail erscheint (An, Von, CC, usw.) und/oder eine Zeit oder ein Datum (heute, gestern, letzte Woche, letzten Monat, usw.). Klicken Sie wieder auf OK wenn Sie fertig sind.

Sie werden die E-Mails von Ihrem Chef nicht übersehen, wenn diese in hellem lila mit außergewöhnlicher Schrift erscheinen.
Sie werden die E-Mails von Ihrem Chef nicht übersehen, wenn diese in hellem lila mit außergewöhnlicher Schrift erscheinen.
Foto: Julie Sartain

4. Wenn sich das Dialogfenster schließt, klicken Sie wieder auf OK im "Bedingte Formatierung" Dialogfenster und wieder auf OK in der Erweiterten Ansicht Dialogbox.

(PC-Welt)