"ERP-Einführungen sind für Mittelständler auch deshalb aufwendiger, weil sie meist keine dezidierte Organisationsabteilung haben. Die Fachabteilungen verfolgen unterschiedliche Insel-Zielsetzungen, die sich nicht selten konträr zueinander verhalten", sagt Bernhard Orth, verantwortlich für den Bereich Mittelstand bei der Unternehmensberatung IBM Global Business Services, aus seiner langjährigen Erfahrung im Projektumfeld. Dabei fehle es an der übergeordneten Ebene, die fachliche und technische Sichten zusammenbringt. Skurriler Nebeneffekt bei der Suche nach dem passenden ERP-System ist laut Orth der Umstand, dass je kleiner ein Unternehmen, das Produktangebot umso vielfältiger ist. Dabei liege der Auswahl-Fokus stark auf der Funktionalität aus Sicht von Subbereichen, während der strategische Blick anhand übergeordneter Unternehmensziele zu kurz komme. "Eine kritische Instanz zwischen Fachbereichen und IT hat Sinn - im Zweifel in Form von externer Beratung oder Coaching", so Orth.
Halbwertszeit der ERP-Software beachten
Auch wenn es keine "Katastrophen-Software" mehr gibt, an der Einführungen scheitern, sollten die Anwender stark auf die Überlebensfähigkeit des Anbieters achten, empfiehlt Orth: Schließlich liegt die Laufzeit von ERP-Software bei mindestens fünf bis zehn Jahren. Auch die Idee, neben dem Tagesgeschäft alle Aufgaben selbst übernehmen zu können, sollte Orth zufolge kritisch überprüft werden: "Die Arbeitslast im Projekt wächst den Beteiligten häufig über den Kopf." Grundsätzlich gilt für Orth die Faustregel, sich rechtzeitig zu informieren, wenn ein Umstieg in Sichtweite rückt. "Zeitdruck nimmt die Chance, sich sachlich und objektiv mit den Alternativen auseinanderzusetzen", so Orth. Die Möglichkeiten, sich zu informieren und pragmatische Vorgehensweisen zu finden, sind dank Recherchemöglichkeiten über ERP-Spezialisten wie Trovarit oder Online-Ressourcen wie www.erp-doktor.com zunehmend vielfältig.
Hohage sucht Ersatz für Insellösung EBO
Es ist eine der grundlegenden Tugenden des Mittelstands, Kraft aus sich selbst zu schöpfen. Der in Altena bei Dortmund angesiedelte Metallverarbeiter Hohage hatte seit Mitte der Achtziger als ERP-Software EBO im Einsatz. Hohage konnte mit dem Entwicklungsstand von etwa 1995 auch ohne Softwarepartner eine Zeitlang ganz gut weiterleben. Mit Insellösungen wurden nicht vorhandene Funktionen umschifft, beispielsweise mit einem Etikettierungssystem und Anwendungen zur Steuerung der Maschinenauslastung. Als dann 2007 der Hardwarelieferant Fujitsu Siemens ankündigte, die eingesetzte Unix-Maschine SR2000 nicht mehr weiterzuwarten, wurde der schon gefasste Entschluss bekräftigt, nach einer neuen Lösung auszuschauen.
ERP-Software Navision von Microsoft fiel durch
Die Marktsondierung gestaltete sich jedoch nicht ganz einfach. "Zunächst war geplant, die Auswahl mit einem externen Partner durchzuführen. Das sollte jedoch 150.000 Euro kosten. Wir sind ein mittelständisches Unternehmen mit 50 Mitarbeitern und sechs Millionen Jahresumsatz - da wir für das komplette Projekt nur 100.000 Euro investieren wollten, passten hier die Dimensionen überhaupt nicht", erinnert sich Johannes Kleinschnittger, Mitglied der Geschäftsführung und Projektleiter. Stattdessen besuchten die Altenaer die Aachener ERP-Tage und besorgten sich Literatur zum Thema. Neben der Funktionalität ging es vor allem auch um Investitionssicherheit. Da intern kein Raum für die Erstellung eines Soll-Konzeptes war, wurde diese Aufgabe zunächst einmal für einen überschaubaren Betrag gemeinsam mit einem Microsoft-Partner (Navision) angegangen. Allerdings zeigte sich, dass einige der Anforderungen sich nicht in der Software abbilden ließen.