Eine neue Kommunikationsethik muss her
Foto: Manfred Bremmer
Die Verknüpfung von zahlreichen Kommunikationswegen mit Präsenzinformationen ist gefährlich: In der Theorie lässt sich zwar die Produktivität der Mitarbeiter deutlich erhöhen, wenn sie quasi immerzu und überall erreichbar sind. Dieser Vorteil wird in der Praxis jedoch schnell zunichtegemacht, wenn sich die Überfrachtung mit Nachrichten, wie man sie von E-Mails her kennt, auf andere Kommunikationswege ausbreitet.
Um tatsächlich Vorteile aus Unified Communications zu ziehen, müssen Unternehmen daher Regeln für die Kommunikation festlegen. Sie sollten sich fragen, welche Kanäle für welche Art von Kommunikation sinnvoll sind und wie man die Präsenzanzeige nutzt. Dabei, so mahnt Berlecon-Chefin Dufft, muss es vollkommen in Ordnung sein, wenn man einmal für zwei Stunden nicht erreichbar ist - etwa, weil man gerade konzentriert an etwas arbeitet. "Wir sind in eine verrückte Situation geraten: Wenn ich eine E-Mail schreibe, möchte ich in zwei Minuten eine Antwort erhalten." Ziel von UC sei es aber nicht, mehr zu kommunizieren, sondern intelligenter und gezielter. Denn jede E-Mail, die gelöscht werden muss, kostet ja auch wieder Zeit.
Tipps für die Einführung
Vorstand und Geschäftsleitung müssen die Einführung vorbehaltslos unterstützen und mit gutem Beispiel vorangehen.
Fachabteilungen sollten frühzeitig in die Planung einbezogen werden, damit der Bedarf an Prozessverbesserungen sichtbar wird.
Frühzeitige Beteiligung des Betriebsrats erspart spätere Konflikte.
Schnelle Erfolge in ausgewählten Kernprozessen erleichtern die Überzeugungsarbeit bei der Übertragung auf andere Abteilungen und Workflows.
Bereits in der Designphase überprüfen, ob die vorhandene Infrastruktur dem erhöhten Sprach- und Datenaufkommen gewachsen ist.
Sicherheitsrichtlinien checken und gegebenenfalls an Neuerungen (etwa Zuwachs mobiler Nutzer) anpassen.
Dauerhafte Wirkung hängt stark von der kontinuierlichen Verbesserung der Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ab.
In einer für drei bis fünf Jahre ausgelegten Roadmap festlegen, auf welche Standards gesetzt wird und welche Elemente man einbinden will.
Kommunikationsregeln aufstellen, um Dauerfeuer auf allen Kanälen zu vermeiden.