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Das Wissen aller Mitarbeiter und aller Systeme effizient zu nutzen, steht für Unternehmenslenker ganz oben auf der Agenda. Aufgabe des IT-Chefs ist es, die bestmögliche Collaboration zu ermöglichen. Wie das gelingen kann, schildert ein Webcast der Computerwoche.
Matthias Hensel, Head of Microsoft bei T-Systems, stellt sich den Fragen von Fachjournalist Detlef Korus, der den Webcast moderiert. Seine Einstiegsfrage: "Warum sollten Unternehmen Collaboration-Tools nutzen?" Da kann Hensel gleich mit ein paar Zahlen aufwarten: "Studien zeigen, dass 94 Prozent des gesamten Wissens eines Unternehmens digital vorliegt, meist aber dezentral und unstrukturiert", erklärt der Experte. Die Folgen: Ein Viertel der Dokumente, die so gespeichert werden, geht verloren. Im Schnitt wendet ein Mitarbeiter 40 Stunden pro Jahr für das Suchen oder Wiederherstellen von Dokumenten auf. Und mit dem Finden ist es nicht getan, denn der Mitarbeiter muss wissen, ob er die aktuellste Version vor sich hat.
Collaboration ist viel mehr als Dokumentenaustausch
"Oft arbeiten Projektteams gemeinsam an Dokumenten. Hier bietet sich Sharepoint-Server als eine einzige Dokumentenablage an", fährt Hensel fort. "Die Mitarbeiter werden informiert, wenn jemand an dem Dokument etwas ändert." Damit gibt es keine Versionenvielfalt von 0.1 bis 1.001b mehr, sondern ein zentrales Dokument.
Moderator Korus geht nochmal einen Schritt zurück und stellt die Grundsatzfrage: "Was versteht T-Systems heute unter Collaboration?" Hensel führt aus: "Das ist nicht nur Dokumentenaustausch, sondern das Zusammenführen von verschiedenen Tools, um das Arbeiten effizienter darzustellen." Er führt aus: "Es geht um das gemeinsame Arbeiten an Geschäftsprozessen und damit auch um das Identifizieren von Optimierungspotenzial in Geschäftsprozessen." Außerdem bedeute Collaboration nicht nur die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens, sondern zunehmend auch mit Partnern und Kunden. Konkret etwa bei der Anbindung der Lieferkette.
Die drei großen Kommunikationsmedien sind hier Sharepoint, Exchange und Skype for Business. "Jetzt gibt es das neue Tool Teams, das kombiniert alle Kommunikationskanäle miteinander, so dass der Nutzer nur noch einen Kanal beobachten muss", erklärt Hensel.
Die Frage, ob der Kunde "Cloud-ready" ist
"Welche Rolle spielt hier die Cloud?", fragt Korus. Hensel kennt die diesbezüglichen Sicherheitsbedenken mancher Entscheider. Die Antwort liege in Verschlüsselungsmechanismen, Audit Rights und weiteren Techniken.
Cloud heißt in diesem Zusammenhang meist Hybrid Cloud. "Der Kunde bringt im ersten Schritt leichte Workloads in die Cloud, wie beispielsweise den Mail-Workload", so die Erfahrung von Hensel, "schwierig wird es bei Applikationen, die on Top kommen." Ziel ist, dass alle Tools an unterschiedlichen Orten wie eins zusammenarbeiten.
Dafür muss die Prozesswelt des Kunden "Cloud-ready" sein, so der Experte weiter. Hier hakt Moderator Korus ein: "Wann ist eine Applikation Cloud-ready?" Darauf Hensel: "Wenn sie selbst entscheiden kann, wie viele Ressourcen sie eigentlich benötigt." Als Beispiel nennt er eine Firma, die von 9 bis 20 Uhr aktiv ist. Nach Feierabend laufen die Maschinen on-prem weiter, wenn niemand sie manuell ausschaltet. "In der Public Cloud kann sich die Applikation abschalten, wenn sie merkt, dass sie die Ressourcen nicht braucht", erklärt Hensel.
Um festzustellen, ob eine Anwendung das kann, gibt es spezielle Application Assessment Tools. "Die Experten gucken sich mit den Kunden zusammen an, wie die App aufgebaut ist. Dann wird entschieden, ob sie in die Cloud kann oder nicht."
Collaboration und Künstliche Intelligenz gehören zusammen
Der Moderator will einen Blick in die Zukunft werfen. Wie steht es um Künstliche Intelligenz (KI)? "Bots sind gerade das Mega-Schlagwort, da passiert viel", beobachtet Hensel. Er muss fast ein bisschen grinsen: "Der Kunde soll nicht mehr schlecht gelaunt sein, wenn er nach einer halbe Stunde Warteschleife beim armen Sachbearbeiter rauskommt!" Ein Bot kann Kundenwünsche schon vorfiltern, und die KI-Systeme lernen ständig dazu. Mittelfristig steht für ihn fest: Collaboration ist ohne KI in Zukunft gar nicht mehr denkbar.
"Wie soll ein CIO das Ganze angehen, entstehen da nicht auch Konfliktthemen im Unternehmen?", will Moderator Korus wissen. Hensel bestätigt: "Oft verstehen Manager noch nicht, wie disruptiv der Weg in die Digitalisierung ist." Man sehe viele Fragezeichen über den Köpfen. Sein Appell: "Man braucht Leute, die mit Leidenschaft bei Collaboration dabei sind!"