Mail-Ratgeber

So lösen Sie typische Outlook-Probleme

24.01.2019
Von  und Lincoln Spector
Thomas Joos ist freiberuflicher IT-Consultant und seit 20 Jahren in der IT tätig. Er schreibt praxisnahe Fachbücher und veröffentlicht in zahlreichen IT-Publikationen wie TecChannel.de und PC Welt.

Outlook abspecken und Spam-Versender aufspüren

Ihre Outlook-Daten sind zu groß und überfüllt

Wenn Ihnen aufgefallen ist, dass Ihr Outlook langsamer geworden ist, dann ist es vermutlich an der Zeit Ihre Outlook.pst-Datei zu verkleinern. In der Grundeinstellung kann Outlook 2007 bis zu 20 GB große Dateien handhaben und Outlook 2010 sogar bis zu 50 GB. Sie können diese Größengrenzen sogar noch vergrößern, aber ehrlich gesagt, ist es für die Leistungsfähigkeit besser die tatsächliche Größe stattdessen zu verkleinern.

Der vorangegangene Tipp hat sich damit befasst, wie Sie den Outlook-Ordner finden und öffnen können. Wenn Sie zu dem Ordner navigieren, können Sie auch direkt sehen, wie groß Ihr derzeitiger Ordner ist und wie sich dessen Größe durch die folgenden Tipps ändert.

Beginnen Sie damit, die Dateien zu komprimieren, sodass freier Speicher entfernt wird. In Outlook 2007 wählen Sie "Datei" und "Datei-Verwaltung" aus. Dort klicken Sie auf "Outlook.pst" und anschließend auf "Einstellungen". Klicken Sie auf "Jetzt komprimieren". Bei Outlook 2010 gehen Sie auf den "Datei"-Reiter und wählen in diesem "Informationen" aus. Anschließend müssen Sie zwei Mal die "Kontoeinstellungen" anklicken. In dem sich öffnenden Fenster müssen Sie den "Datendateien"-Reiter auswählen. Dort gehen Sie auf "Einstellungen", sodass sich wiederum ein neues Fenster öffnet. Hier können Sie "Jetzt komprimieren" auswählen.

Wenn dieses Vorgehen Ihren Ordner nicht erheblich verkleinert, sollten Sie versuchen einen Teil zu archivieren. Mit der Archivierung werden alte Nachrichten und Verabredungen zu einem anderen .pst-Dokument geleitet. Per Voreinstellungen wird dieses archive.pst genannt. Als erstes müssen Sie das "AutoArchiv" öffnen. Bei Outlook 2007 gelangen Sie dorthin, indem Sie "Tools", "Optionen",dann den "Andere"-Reiter auswählen und dort die "AutoArchiv"-Schaltfläche drücken. Bei Outlook 2010 gehen Sie auf "Datei", "Optionen" und anschließend auf "Erweitert". Klicken Sie dort auf die "Einstellungen für AutoArchivierung"-Schaltfläche.

Wenn Sie bis dorthin navigiert haben, erhalten Sie viele Einstellungsmöglichkeiten für die Archivierung.

Sie können auch direkt mit der Archivierung beginnen und müssen nicht darauf warten, bis dies beim nächsten Mal automatisch passiert. Bei Outlook 2007 wählen Sie "Datei" und "Archivieren" aus. Bei der 2010-Version klicken Sie zuerst auf "Datei" und anschließend auf "Informationen". Wählen Sie "Tools zum Aufräumen" und schließlich "Archivieren" aus.

Das Programm bietet auch andere Werkzeuge für das Aufräumen des Postfaches an. In Outlook 2007 müssen Sie "Tools" und "Postfach aufräumen" auswählen, um diese zu finden. Bei Outlook 2010 gelangen Sie dorthin, indem Sie "Datei", "Informationen", "Tools zum Aufräumen" und anschließend "Postfach aufräumen" auswählen.

Nachdem Sie alles archiviert und aufgeräumt haben, wird Ihre Outlook.pst-Datei anfangs immer noch genauso groß sein, aber Sie werden erheblich mehr freien Platz haben. Komprimieren Sie die Datei erneut, um die Vorteile Ihrer Arbeit zu betrachten.

Ihr Outlook verschickt Spam

Ihre Kontakte erhalten E-Mails, die scheinbar von Ihnen stammen. Das Problem dürfte in der Regel nicht Ihr Mailclient Outlook, sondern das damit verbundene Mailkonto sein. Mit großer Wahrscheinlichkeit wurde Ihr Mail-Benutzerkonto für Spam-Zwecke entführt. Um es zurück zu erhalten, sollten Sie versuchen Ihr Passwort zu ändern und durch ein neues, sicheres ersetzen. Wenn Sie bei der Änderung erfolgreich waren und das entführte Konto das Problem war, dann haben Sie das Problem gerade gelöst.

Aber wenn Sie Ihr Passwort nicht ändern können, dann wurde Ihr Benutzerkonto mit großer Sicherheit gehackt. Kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren E-Mail-Anbieter und erkundigen Sie sich, wie Sie es zurückerhalten können. Google Mail , Hotmail und Yahoo stellen Ihnen alle notwendigen Schritte vor.

Ein entführtes Benutzerkonto ist jedoch nicht die einzige Möglichkeit, weshalb Ihre Freunde in Ihrem Namen Spam erhalten. Ein mit Schadsoftware infizierter Computer mit Zugriff auf Ihre Mail-Adresse könnte Teil eines Spam-verteilenden Botnetzes sein.

Es könnte sogar Ihr Computer infiziert sein. Um dies zu überprüfen, scannen Sie Ihre Festplatte mit einem oder mehreren anderen Sicherheitsprogrammen. In einem solchen Fall sollten Sie sich nicht auf Ihr bereits vorhandenen Anti-Virenprogramm verlassen. Verwenden Sie stattdessen eine Rettungs-CD, von der aus Sie einen Scan starten. Sie finden so eine Rettungs-CD auf der PC-WELT 11/2011 .

Wenn Ihr Computer nicht der Übeltäter ist, dann möglicherweise der eines Freundes, insbesondere, wenn die Leute, die "Ihren" Spam erhalten sich alle untereinander kennen. Die Malware kann Spam an jede Adresse im Postfach senden und auch den Versender auswählen. Typischerweise sucht sich die Malware eine zufällige Adresse, die auf der Festplatte des infizierten Rechners gespeichert ist, aus. Wenn die Freunde, die sich über Spam beschweren, alle einen gemeinsamen Freundeskreis bilden, sollten Sie Ihren Freunden vorschlagen, die PCs nach Malware zu durchsuchen.

Mail-Konten und Kontakte anpassen

Wenn Sie Outlook auf zwei Computern installiert haben und Sie bei beiden versuchen die Mails herunterzuladen, dann werden Sie vermutlich auf ein Problem stoßen: Mails, die Sie auf dem einen Rechner mit Outlook herunterladen, werden bei dem anderen möglicherweise nicht mehr für den Download zur Verfügung stehen.

Sie haben nun die Wahl zwischen unterschiedlichen Lösungen. Wenn Sie das POP3-Protokoll verwenden, das die Standardeinstellung von Outlook ist, dann lädt Outlook Ihre neuen E-Mails herunter und löscht anschließend die Nachrichten vom Server Ihres Mail-Anbieters. Dies führt dazu, dass keine Nachrichten mehr für den Download zur Verfügung stehen. Sie können zwar bestimmen, dass Outlook diese Nachrichten nicht löschen soll, aber das verursacht nur neue Probleme.

Die bessere Lösung ist, zum IMAP-Protokoll zu wechseln. Mit IMAP synchronisiert sich Outlook mit dem Mail-Server und vice versa. Somit bleiben die E-Mails auf allen Computern und Smartphones synchronisiert und es wird richtig angezeigt, ob diese bereits gelesen oder verschoben wurden.

Sie können das Protokoll jedoch nicht bei einem existierenden Benutzerkonto ändern, sondern Sie müssen hierfür ein neues erstellen. Dies bewerkstelligen Sie, indem Sie zu den Kontoeinstellungen navigieren. Bei Outlook 2007 gelangen Sie über "Tools" und anschließend "Kontoeinstellungen" dorthin. Bei Outlook 2010 klicken Sie hingegen auf den "Datei"-Reiter, die "Information" und zwei Mal auf "Kontoeinstellungen".

Wenn Sie dort angekommen sind, wählen Sie den "E-Mail"-Reiter und die "Neu"-Schaltfläche aus. Auf der ersten Seite des sich öffnenden Assistenten aktivieren Sie "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren" und klicken auf "Weiter". Auf der übernächsten Seite sollten Sie sicherstellen "IMAP" bei den Serverinformationen im Kontotyp auszuwählen. Für die anderen Einstellungen müssen Sie die Webseite Ihres Providers zu Rate ziehen.

Dieser Tipp funktioniert jedoch nur, wenn Ihr E-Mail-Anbieter auch IMAP unterstützt. Prüfen Sie dies auf der Webseite Ihres Anbieters.

Unpassende Kontaktinformationen werden angezeigt

Sie betrachten Ihre Kontakte, aber Sie sehen nicht die Informationen, die Sie benötigen. Klar, Sie haben von jedem den Namen und die Telefonnummer, aber ohne größeren Aufwand können Sie beispielsweise den Wohnort nicht einsehen.

Deswegen zeigen wir Ihnen, wie Sie die Kontaktfelder, die Outlook anzeigt, automatisch ändern können. Die Herangehensweise unterscheidet sich erheblich zwischen Outlook 2007 und 2010, weshalb wir dies getrennt erläutern.

Outlook 2007

Auf der linken Seite der Kontakt-Auswahl unter der "Aktuellen Ansicht" wählen Sie Ihre bevorzugte Ansicht aus. Wenn Sie nichts Passendes finden, wählen Sie das aus, was Ihren Bedürfnissen am nächsten kommt.

Wenn Sie "Ansicht" ausgewählt haben, scrollen Sie an das untere Ende der Ansichtsliste und wählen "Aktuelle Ansicht bearbeiten" aus. Beim sich öffnenden Fenster klicken Sie auf den "Feld"-Knopf, um die Felder auszuwählen, die Sie sich wünschen. Wenn mehr Felder ausgewählt sind, als Sie benötigen, können Sie diese auch nicht anzeigen lassen. Sie können sogar die Reihenfolge an Ihre Bedürfnisse anpassen. Andere Schaltflächen in diesem Fenster können Ihnen bei der weiteren Individualisierung behilflich sein.

Outlook 2010

Wenn Sie sich bei Ihren Kontakten befinden, wählen Sie den "Ansicht"-Reiter aus und klicken auf "Ansicht ändern", das sich ganz links befindet.

Nun wählen Sie die Ansichtsart aus, die Ihnen am besten gefällt. Diese können Sie anschließend über "Ansichtseinstellungen", das sich direkt neben "Ansicht ändern" befindet, anpassen. Es öffnet sich ein neues Fenster mit erweiterten Einstellungsoptionen. Dort klicken Sie "Spalten" an. (Falls diese Schaltfläche ausgegraut sein sollte, schließen Sie das Fenster und kehren Sie zurück zu "Ansicht ändern". Wählen Sie eine der anderen Ansichten aus und probieren Sie es erneut.) In dem neuen "Spalten anzeigen"-Fenster können Sie auswählen, welche Felder, in welcher Reihenfolge angezeigt werden.

Zurück im "Erweiterte Ansichtseinstellungen"-Fenster kann es für Sie sinnvoll sein, die anderen Schaltflächen auszuprobieren. (PC-Welt)