Effizientes Arbeiten

So kommen Faule gut ans Ziel

18.10.2022
Von 
Rayk Hahne ist Unternehmensberater, Autor und Podcaster. Gemeinsam mit seinem Team hilft er Unternehmern dabei, durch klare Prozesse und Strukturen effizienter zu werden und dadurch Zeit und Lebensqualität zurückzugewinnen.
Um erfolgreich zu sein, muss man hart und vor allem viel arbeiten – doch das Prinzip “viel hilft viel” ist veraltet. Erfahren Sie in diesem Artikel praktische Impulse für eine effizientere Arbeitsweise.
Um produktiv zu arbeiten, sollte eine Führungskraft möglichst viele Aufgaben an Mitarbeiter oder auch an externe Dienstleister auslagern.
Um produktiv zu arbeiten, sollte eine Führungskraft möglichst viele Aufgaben an Mitarbeiter oder auch an externe Dienstleister auslagern.
Foto: fizkes - shutterstock.com

Wenn im Unternehmen etwas nicht so läuft, wie wir es uns vorgestellt haben, ist unser erster Impuls meistens, einfach "mehr" zu machen. Allerdings kann das Defizit im Ergebnis nicht immer einfach durch eine höhere Schlagzahl und mehr Zeit im Büro ausgeglichen werden. Es gibt sogar Studien, die belegen, dass unsere Konzentration und damit auch unsere Leistungsfähigkeit spätestens nach fünf bis sechs Stunden intensiver Arbeit stark abfällt. Wir brauchen nicht nur länger, um eine Aufgabe abzuschließen, sondern machen auch häufiger Fehler.

Bereits Bill Gates wurde berühmt für seine Aussage, er würde immer eine faule Person einstellen, um einen schwierigen Job zu erledigen. Der Grund ist naheliegend: Eine fleißige Person würde ein unzureichendes Endergebnis immer durch den Einsatz von mehr Arbeit auszubügeln versuchen. Eine arbeitsfaule Person dagegen sucht sich den Weg des geringsten Widerstandes. Dadurch wird Zeit, Energie und als Resultat auch Geld gespart, um zum Ziel zu kommen.

Der Chef als Engpass

Die Mitarbeiter können eine effiziente Arbeitseinstellung nur dann vollständig verinnerlichen, wenn die Führungskraft als Vorbild vorangeht. Außerdem tut ein überarbeiteter Chef seinem Unternehmen keinen Gefallen, da er weder die Zeit, noch die Energie für seine wichtigste Aufgabe hat: Systeme und Strategien zu entwickeln, die das Unternehmen voranbringen.

Was kann ein Unternehmer also tun, um das Prinzip "Arbeitszeit runter, Gewinne hoch" bei sich selbst und in seinem Unternehmen erfolgreich zu etablieren? Mit der folgenden Übung können Sie als Führungskraft Ihre Arbeitszeit reduzieren, Kosten reduzieren und höhere Gewinne erzielen.

Schritt 1: Dokumentieren Sie eine Woche lang ihre Aktivitäten

Um Zeitfresser und Energieräuber im eigenen Arbeitsalltag zu eliminieren, müssen Sie erst einmal aufdecken, wo diese liegen. Dokumentieren Sie dafür eine Woche lang genau, wie viel Zeit Sie mit welchen Aktivitäten verbracht haben.

Schritt 2: Sortieren Sie nach dem Prinzip: A,U,M, F

Sobald Sie die Übersicht Ihrer täglichen Aktivitäten als Unternehmer vorliegen haben, sortieren Sie diese wie folgt:

A - Ablenkung!!

U - Unternehmer-Aufgaben: Zahlungswirksame Aktivitäten, strategische und visionäre Arbeit, Weiterbildung

M - Manager-Aufgaben: Projektmanagement, Teamkoordination

F - Fachkraft-Aufgaben: operative Arbeit im Unternehmen (Backoffice, Recherche, Buchhaltung, Kundensupport etc.)

Schritt 3: Aussortieren und Abgeben

Streichen Sie nun alle Aufgaben, die sinnlos sind und keinen positiven Einfluss auf die Entwicklung des Unternehmens haben und Sie oder ihr Team von der eigentlichen Arbeit abhalten (zum Beispiel sinnloses Scrollen durch die Social Media Accounts).

Geben Sie Ihre Fachkraftaufgaben und einen Großteil der Manager-Aufgaben an den zuständigen Mitarbeiter ab oder - wenn diese Person noch nicht existiert - suchen Sie sich einen digitalen Dienstleister, der erste Fachkraftaufgaben (Buchhaltung, Backoffice, Kundensupport) für Sie übernehmen kann.

Schritt 4: Wochenstruktur für Unternehmer

Alle Aufgaben, die übrig bleiben, ordnen Sie einem festen Zeitblock innerhalb Ihrer Arbeitswoche zu. Blockieren Sie sich feste Zeiten für Meetings, strategische Arbeit, Weiterbildung und spontane operative Aufgaben, die nur Sie als Unternehmer lösen können.

Schritt 5: Zahlungswirksame Aktivitäten im Fokus

Damit Sie langfristig nicht nur Ihre Arbeitszeit und Kosten reduzieren, sondern auch Ihren Gewinn erhöhen, sollte Ihre Wochenstruktur primär auf zahlungswirksame Prozesse ausgelegt sein. Widmen Sie denjenigen Aktivitäten, die dem Unternehmen unmittelbar Geld einbringen (etwa Verkaufsgespräche) mindestens 50 Prozent Ihrer Zeit.

Zeitfresser kontinuierlich beseitigen!

Die oben genannte Übung sollte Ihnen nun dabei geholfen haben, sich im ersten Schritt Klarheit über ihre täglich anfallenden Aufgaben zu verschaffen. Mit diesem Wissen können Sie nun besser auf Ihre Zeit achtgeben und sind in der Lage, unnötige oder ineffiziente Prozesse schneller zu identifizieren. Um langfristig die Arbeitszeit gering zu halten und gleichzeitig als Unternehmen auf Erfolgskurs zu bleiben, möchten wir Ihnen noch einen letzten Impuls mitgeben:

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Aktivitäten und sortieren Sie diese aus. Langfristig sollte es Ihr Ziel sein, keine wiederkehrenden operativen Aufgaben auf dem eigenen Schreibtisch liegen zu haben, sondern stattdessen Automationen und Systeme zu entwickeln, durch die Ihre Zeitfresser abgefangen und von Ihnen entfernt gehalten werden.