Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu schreiben kostet Zeit. Es gilt, sich zuerst über die Leistungen des scheidenden Mitarbeiters bei Kollegen und Vorgesetzten zu informieren und die Bewertung dann so zu formulieren, dass sie den gesetzlichen Vorgaben - jedes Zeugnis muss wahr und wohlwollend sein - entspricht. Gleichzeitig soll das Zeugnis der Individualität des Einzelnen gerecht werden. Diesen Anspruch können heute viele Personalverantwortliche nicht mehr erfülllen, weil ihnen dafür die Zeit fehlt.

Die Bewertung hinter der Formulierung

Die Folge: Entweder greifen die Personaler auf mehr oder minder passende Zeugnisse von bereits ausgeschiedenen Mitarbeitern zurück, aus denen sie eine neue Variante zusammenmixen, oder sie benutzen eine Software, die nach Eingabe von Schulnoten für bestimmte Kategorien die standardisierten Textbausteine ausspuckt. Oft wird aber auch der Mitarbeiter aufgefordert, sich selbst sein Arbeitszeugnis zu schreiben. Allerdings ist es gar nicht so leicht, die eigene Leistung und das Sozialverhalten zu bewerten. Mittlerweile beschäftigen sich darum zahlreiche Bücher mit dem Thema und zeigen anhand von Beispielen, welche Bewertungen sich hinter den Formulierungen verstecken. Hier die wichtigsten Codes der Personaler im Überblick, die Professor Arnulf Weuster und Brigitte Scheer in ihrem Ratgeber "Arbeitszeugnisse in Textbausteinen" auflisten.

Einleitung

In der Einleitung steht, wie lange der Mitarbeiter im Unternehmen und in welcher Funktion er tätig war. Das Wort "tätig" zeigt schon hier den aktiven Mitarbeiter. Weniger gut, da passiver sind Formeln wie "wurde beschäftigt" oder "Hatte zu erledigen". Wird im Eingangssatz nur die rechtliche Existenz eines Arbeitsverhältnisses betont ("Das Arbeitsverhältnis dauerte von/bis", "xy war von/bis Angehöriger unseres Unternehmens"), kann dies andeuten, dass der Mitarbeiter aufgrund langer Fehlzeiten nur kurze Zeit wirklich arbeitete.

Positions- und Aufgabenbeschreibung

Es genügt nicht, die bloße Position oder Funktion zu nennen, da sich in der Praxis hinter gleichen Begriffen unterschiedliche Aufgaben und Kompetenzen verbergen. Ein Beispiel dafür ist etwa der Projektleiter. Erklärungsbedürftig sind auch englische Funktionsbezeichnungen (etwa Technical Support Engineer), da sie außerhalb der Branche oft nicht verständlich sind. Fällt die Aufgabenbeschreibung zu knapp aus, könnte das so ausgelegt werden, dass der Mitarbeiter nicht gut gearbeitet hat.

Ein Pluspunkt ist, wer sein ein Arbeiten als "selbständig" oder "eigenverantwortlich" beschreiben kann. Die Begriffe sollten aber nicht eingeschränkt werden, da sie eher negativ wirken. Beispiele dafür sind: "Zum Teil selbständig", "nach Vorgaben/ unter Anleitung selbständig". Wichtig ist auch, bei welchen Aufgaben Selbständigkeit testiert wird. Ein Negativ-Beispiel ist: "Er erledigte weitgehend selbständig alle Routine-Aufgaben."

Wichtig ist auch die Reihenfolge, in der die Aufgaben genannt werden: Das Wichtigste kommt immer zuerst, weniger qualifizierte Aufgaben am Schluss. Werden Routineaufgaben besonders betont und wichtige Tätigkeiten mit dem Wort "neben" eingeführt, kann dies abwertend wirken. Ein Negativ-Beispiel für Entwickler: "Neben dem Aufbau des Qualitäts-Sicherungsprozesses übernahm Herr Maier klassische Software-Entwicklungsaufgaben im Java/J2EE-Umfeld."

Wer sich als dynamischer Mitarbeiter darstellen will, sollte aktive und erfolgsbezogene Verben wie erledigen, verbessern, optimieren, einführen, realisieren, erreichen, steigern, erzielen, etc. wählen. Passive Formulierungen wie "Wurde eingesetzt/beschäftigt/versetzt" signalisieren oft fehlende Initiative oder Unselbständigkeit.

Beurteilung der Arbeitsbereitschaft

Positive Signalwörter sind hier Einsatzwille, Fleiß, Interesse, Initiative, Engagement. Heißt es dagegen "Er setzt sich für die Interessen der Firma ein", ist das nur eine Umschreibung einer puren Selbstverständlichkeit und nicht sehr aussagekräftig.

Beurteilung der Leistungsfähigkeit

Ein zentraler Punkt im Zeugnis, hier geht es um Intelligenz, Auffassungsgabe, Urteilvermögen, Kreativität, Belastbarkeit, Ausdauer, Ausbildung, Berufserfahrung, Fachwissen und auch Weiterbildungsaktivitäten.

• Intelligenz/ Auffassungsgabe: "Er hat eine (ungewöhnlich) rasche Auffassungsgabe", "er arbeitet sich rasch in neue Probleme ein".

• Belastbarkeit: "Er ist auch in schwierigen Situationen sehr gut belastbar und handelt dabei ruhig und überlegt."

• Flexibilität/ Kreativität/ Vielseitigkeit: "Sie ist jederzeit fähig und bereit, auch schwierige Aufgaben selbständig zu lösen." "Er stellt sich auf veränderte Arbeitssituationen schnell ei n und ist daher vielseitig einsetzbar." Den Begriff "visionär" sollte man dagegen sparsam verwenden, da er auch als weltfremd gedeutet werden kann.

• Fachwissen: Hier werden die Aussagen im Präsens formuliert, da der Mitarbeiter auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen noch über sein Wissen verfügt. Positiv sind hier Sätze wie "Frau X verfügt über ein umfangreiches, fundiertes und aktuelles Fachwissen, das sie stets zum Nutzen des Unternehmens sehr gut in der Praxis umsetzte. Wer in seinem Zeugnis aber liest, dass "Seine umfangreiche Bildung ihn stets zu einem gesuchten Gesprächpartner machte", hat wahrscheinlich zu viele Privatgespräche im Büro geführt. Negativ wirkt auch, wenn nur Anforderungen beschrieben werden ( "Diese Aufgabe erforderte Kenntnisse in…").

• Weiterbildung: Erfolgsbezogene Aussagen wie "Hat sich angeeignet/ vervollkommnete" sind besser als "Wurde ausgebildet" oder "Hat absolviert".

Beurteilung der Arbeitsweise

Hier geht es um Selbständigkeit, Sorgfalt, Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit. Wird aber die Sorgfalt und Genauigkeit eines Mitarbeiters ohne Aussage über die Arbeitsmenge gelobt, kann das als Indiz für die mangelnde Arbeitsgeschwindigkeit gelesen werden. Auch ist es ein Unterschied ob "Herr Müller pünktlich ist ( = besonders am Feierabend, persönliche Eigenschaft) oder ob Herr Müller seine Arbeit pünktlich erledigt ( = termingerecht).

Zusammenfassende Beurteilung der Leistung

Sehr gute Beurteilung: Sie hat die Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt. Wir waren mit seinen Leistungen stets außerordentlich zufrieden.

Gute Beurteilung: stets zu unserer vollen Zufriedenheit.

Befriedigende Beurteilung: Sie hat die Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt. Sie hat ihre Aufgaben voll zufriedenstellend getan.

Ausreichende Beurteilung: Sie hat ihre Aufgaben zufriedenstellend getan.

Mangelhafte Beurteilung: Er hat die Aufgaben zum großen Teil zu unserer Zufriedenheit getan. Sie hat ihre Aufgaben weitgehend/ in der Regel/ meist zufrieden stellend getan.

Beurteilung des Sozialverhaltens

Hier wird das Verhalten gegenüber Kollegen, Chefs und Externen beurteilt. Wird nur die Kollegialität ("Im Mitarbeiterkreis gilt er als toleranter Kollege") herausgestellt, deutet das auf Schwierigkeiten mit den Vorgesetzten hin. Beispiele für eine (versteckte) negative Bewertung des Sozialverhaltens sind:

• "In letzter Zeit kam es zu Konflikten mit dem Vorgesetzten/ Auseinandersetzungen im Kollegenkreis" ( sehr negativ, kann Alkoholkonsum andeuten)

• "Frau Schuster hat ein bescheidenes und zuvorkommendes Wesen" ( = sie ist zurückhaltend, angepasst, unterwürfig)

• "Mit ihren Vorgesetzten ist sie immer gut ausgekommen" ( = Anpassung um jeden Preis)

• "Sein Verhalten war ohne Tadel/ hat nie zu Klagen Anlass gegeben." (Damit wird ausgedrückt, dass es auch nicht lobenswert war).

• "Anspruchsvoller und kritischer Mitarbeiter (= anspruchsvoll gegenüber anderen, eigensüchtiger Nörgler")

• "kontaktfreudiger/ allseits Beliebter/ kontaktwilliger Mitarbeiter" (= kann im Sinne von Sexualkontakt missgedeutet werden)

Wenn bei qualifizierten Mitarbeitern und Führungskräften Basistugenden wie Pünktlichkeit oder Zuverlässigkeit übermäßig betont werden, kann das eine bewusste Abwertung bedeuten. Beispiel: "Wir bestätigen gern, dass Herr Müller mit Fleiß und Ehrlichkeit an seine Aufgaben herangegangen ist." (= aber ohne fachliche Qualifikation).

Schlussformel

Fast drei Viertel aller Zeugnisse enthalten den Hinweis, dass der Mitarbeiter das Unternehmen "auf eigenen Wunsch" verlässt. Diese Formel wird zum Teil bei Kündigungen durch den Arbeitgeber oder Aufhebungsverträgen verwendet. Zweifel weckt sie im nächsten Vorstellungsgespräch dann, wenn der Lebenslauf des Arbeitnehmers nach dem Arbeitsverhältnis eine Lücke aufweist oder der nächste Job einen beruflichen Abstieg bedeutet.

Bei einer betriebsbedingten Kündigung kann der Mitarbeiter verlangen, dass diese im Zeugnis genannt wird und der konkrete Grund wie Auftragsrückgang oder Rationalisierung genannt wird.

"Für ihren weiteren Berufsweg wünschen wir Frau Schulz alles Gute": Zukunftswünsche, Dank und Bedauern gehören in jedes gute Zeugnis von qualifizierten Mitarbeitern. Fehlen sie oder werden sie nur sehr kurz ausgesprochen, mindert das den Wert des gesamten Zeugnisses. Ganz wichtig sind hier die Zukunftswünsche: Wenn sie nicht ausgesprochen werden, wirkt das wie ein grußloser, unversöhnlicher Abschied, der auf eine tiefe Verstimmung hindeuten kann.

Aufbau eines Zeugnisses

1. Einleitung ( Personalien, Gesamtdauer der Beschäftigung und Funktion im Unternehmen, Erläuterung zum Unternehmen)

2. Aufgabenbeschreibung

3. Beurteilung der Leistung und des Erfolgs

4. Beurteilung des Sozialverhaltens

5. Schlussformel (Ausscheiden, Dankes-Bedauern-Formel, Zukunftswünsche)

6. Ort, Datum, Unterschrift

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• Der Klassiker: Weuster, Arnulf, Scheer, Brigitte: Arbeitszeugnisse in Textbausteinen: Rationelle Erstellung, Analyse, Rechtsfragen, 14. Auflage von 2019, 416 Seiten, Richard Boorberg Verlag, 23,80 Euro

• IT-Arbeitszeugnisse, Broschüre mit zahlreichen Beispielzeugnissen für IT-Berufe, herausgegeben von Verdi.