Seit seinem Debüt in den späten 1980er Jahren ist Microsofts Powerpoint heute kaum noch bei Präsentationen fortzudenken. Für die einen ist die Software ein willkommenes Hilfsmittel, um komplexe Sachverhalte aufzudröseln und schlüssig darzustellen. Für die anderen dient Powerpoint auch schon mal als Krücke, um mit schicken Effekten mangelnde Rhetorikfähigkeiten zu kaschieren.

Powerpoint-Folien können Text, Daten, Graphiken, Fotos, Videos und Sound-Effekte enthalten. Da kann die Präsentation schnell überladen wirken. Unsere Schwesterpublikation CIO.com hat Ayca Yuksel, Produkt-Manager bei Microsoft Office Powerpoint um Tipps für eine gelungene Präsentation gebeten.

Fünf Tipps fürs Design

1. Legen Sie eine Dokumentenvorlage an:
Sie können Dokumentenvorlagen für ein strukturiertes Layout angeben und so schneller bei neuen Präsentationen durchstarten. Es gibt drei Möglichkeiten, an eine Vorlage zu kommen: Sie benutzen eine, die bereits im Programm Powerpoint existiert, sie entwerfen selbst eine und speichern sie ab oder sie laden eine auf Microsoft Office Online herunter.

- Klicken Sie auf Microsoft Office Online, Erste Schritte und dann auf "Neue Präsentation"

- Wählen Sie unter den Entwurfsvorlagen das Gewünschte aus und klicken Sie es an.

- Oder klicken Sie auf leere Präsentation und wählen Sie unter den Layouts aus.

- Oder wählen sie Vorlagen auf meinem Computer aus und suchen Sie in ihren eigenen Vorlagen.

- Oder suchen Sie sich eine Vorlage bei Microsoft Office Online und klicken Sie auf Download.

2. Fügen Sie Sounds in ihre Präsentation ein.

- Klicken Sie unter Einfügen auf Film und Sound.

- Dann wählen Sie entweder Sound aus Datei oder Sound aus Clip Organizer aus.

- Tipp: Bevor Sie einen Clip zu ihrer Präsentation hinzufügen, können Sie ihn sich ansehen. Bewegen Sie dafür die Maus auf den gewünschten Clip, klicken Sie auf den erscheinenden Pfeil und dann auf Vorschau.

3. Fügen Sie eine Graphik in ihre Präsentation ein.

- Klicken Sie auf den Platzhalter, in den die Graphik soll.

- Wählen Sie unter Einfügen Diagramm.

- Office Excel öffnet sich in einem neuen Bildschirm. Um die Daten zu ändern, tippen Sie die gewünschten Datensätze ein. Powerpoint übernimmt die aktualisierten Daten automatisch.

- Wenn Sie die Eingabe in Excel abgeschlossen haben, schließen Sie das Fenster.

So gestalten Sie Übergänge

4. Gestalten Sie Übergänge

- Wählen Sie unter Bildschirmpräsentation Folienübergang aus.

- Dort lässt sich der Übergang auswählen und die Geschwindigkeit festlegen.

- Die Einstellungen können für alle ausgewählten Folien übernommen werden.

5. Animieren Sie einen Text oder ein Objekt.

- Wählen Sie den Text aus, den Sie animieren möchten.

- Wählen Sie unter Bildschirmpräsentation den Punkt Animationsschemas.

Fünf Tipps für den Umgang mit der Technik

6. Öffnen Sie ihre Präsentation so, dass sie direkt als Diashow startet.
Wenn Sie eine ppt-Datei mit einem Doppelklick öffnen, erscheint der Bearbeitungsmodus. Stehen sie bereits vor ihren Zuhörern bereit, sollten Sie direkt mit der Diashow beginnen.

- Speichern Sie ihre Präsentation als Powerpoint Show (*.pps) ab.

- Wenn Sie sie das nächste Mal öffnen, beginnt die Diashow von allein.

7. E-Mail-Links in einer Powerpoint-Präsentation.
Bei Word-Dokumenten sind sie alltäglich: E-Mail-Links und Hyperlinks, die direkt angeklickt werden können. Das ist auch in Präsentationen möglich.

- Markieren Sie den Text, der zu einem Hyperlink werden soll.

- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Aktionseinstellungen.

- Dort können Sie auswählen, welche Art von Hyperlink Sie möchten.

- Wählen Sie für eine Mail-Adresse etwa den Befehl URL und tippen Sie in das erscheinende Textfeld: mailto: me@here.de

8. Drucken Sie Handouts für ihre Zuhörer und erlauben Sie ihnen, sich Notizen zu machen.

- Wählen Sie unter Drucken die Option Handzettel und stellen Sie ein, dass drei Folien pro Seite gedruckt werden sollen. Diese Einstellung lässt ausreichend Platz für Notizen.

- Bestätigen Sie mit OK.

9. Verschlüsseln Sie ihre Powerpoint-Präsentation mit einem Passwort.

- Wählen Sie unter Extras Optionen.

- Geben Sie unter Sicherheit ein Passwort ein und klicken Sie OK.

- Bestätigen Sie das Passwort noch einmal.

- Um das Passwort abzuspeichern, sichern Sie die Datei.

10. Nützliche Shortcuts, während Sie eine Präsentation halten.

- Zur ersten Folie zurückkehren: 1 + Eingabetaste

- Zu einer anderen Folie wechseln: Foliennummer und dann Eingabetaste

- Präsentation stoppen oder von vorne beginnen: S

- Beenden: ESC

- Umschalt und F10: Anzeigen des Kontextmenüs

Yuksel weist auch darauf hin, dass Microsoft auf seiner Homepage Lernvideos für Powerpoint-Benutzer anbietet.