Durchführung des Testlaufs und Einsammeln des Nutzer-Feedbacks
Selbst bei relativ kleinen Migrationsprojekten sollte stets ein Testlauf durchgeführt werden. Dabei ist der Testlauf auf dem Rechner eines Mitarbeiters der IT-Abteilung nicht mit dem Testlauf auf dem Rechner eines normalen Anwenders gleich zu setzen. Das Einbeziehen einiger Mitarbeiter aus anderen Abteilungen soll sicherstellen, dass bei der tatsächlichen Migration keine bösen Überraschungen auf den Administrator lauern. Connected Software warnt, dass viele Firmen diesen wichtigen Schritt überspringen und dann oft erst kurz vor der Migration feststellen, dass Schlüsselkomponenten für eine reibungsfreie Migration fehlen.
Als Test-Anwender für die Pilot-Migration eignen sich Mitarbeiter, die einen repräsentativen Durchschnitt der Nutzerschicht der Firma darstellen. Dafür sollten sowohl Power User, als auch Computerlaien ausgewählt werden. Sollte die Migration von einem Client-seitigen Mail-Programm erfolgen, ist auch darauf zu achten, dass die Test-Nutzer verschiedene Hardware-Voraussetzungen und Betriebssysteme haben.
Die Bedingungen für das Test-Projekt sollten denen bei der tatsächlichen Migration so sehr wie möglich ähneln. Wenn also die Migration für ein Wochenende geplant ist, sollte auch der Testumzug an einem Wochenende stattfinden. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt zu prüfen, wie gut die Mitarbeiter mit dem neuen E-Mail-System zurechtkommen. Sollten an bestimmten Stellen gehäuft Verständnisprobleme auftreten, können diese explizit in den Trainings nach der kompletten Migration geübt werden.
Die Test-User sollten anschließend darum gebeten werden, ihr Feedback zum Migrationsverlauf und zur neuen E-Mail-Infrastruktur zu geben. So kann es vorkommen, dass sich einige Nutzer an ganz gewisse Funktionen der alten E-Mail-Umgebung gewöhnt haben, die es so auf dem neuen System nicht mehr gibt. Sollte von einem Client-basierten System auf eine Server-seitige Lösung umgestiegen werden, könnten sich einige über die geringere Performance beschweren. Zu weiteren üblichen Beschwerden gehört zum Beispiel, dass E-Mail-Ordner nicht mehr gefunden werden, die Mitarbeiter die Funktion zum Sortieren nach Vor- und Nachnamen vermissen oder ihre E-Mail-Signatur nicht anpassen können. Diese Gelegenheit sollten Administratoren nutzen, um eine FAQ-Liste anzufertigen.
Durchführung der kompletten Migration
Wenn all diese Punkte beachtet wurden, sollte die tatsächliche Migration der E-Mail-Infrastruktur problemlos von der Hand gehen. Laut Connected Software können Administratoren mit optimaler Vorbereitung und der Wahl der richtigen Migrationssoftware mit einer Erfolgsquote von über 99 Prozent rechnen. So sei es sogar üblich, dass während der tatsächlichen Migration kaum Anrufe beim technischen Support gäbe. Vorbereitung, Planung und das Testen sollten sicher stellen, dass die Migration so reibungsfrei wie möglich von statten gehen.