Eine E-Mail-Migration in Unternehmen umfasst viele verschiedene Aufgaben wie Mitarbeitertraining, Projektplanung, Lizenz-Management sowie Hardware-Kalkulationen. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Datenmigration. Dafür sollten folgende Schritte eingehalten werden:
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Bestandsaufnahme der zu migrierenden Daten
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Bestehende E-Mails an Migrationssoftware anpassen
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Wahl der geeigneten Migrationssoftware
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Durchführung eines Testdurchlaufs mit anschließender Auswertung
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Durchführung der kompletten Migration
Bestandsaufnahme der zu migrierenden Daten
Eine weit verbreitete Fehlannahme geht davon aus, dass Administratoren ihren alten E-Mail-Server über den Migrationskonnektor des neuen Anbieters mit den neuen E-Mail-Server verbinden, einige Stunden warten und anschließend die Daten des Nutzers komplett migriert wurden. Doch häufig wird ein erheblicher Teil der Mails nicht erkannt und folglich auch nicht korrekt umgezogen. Um dies zu verhindern, ist es entscheidend, vor dem Start genau zu wissen, wo sich die Mails und Kontaktinformationen des Nutzers befinden, damit sie auch korrekt an die Fähigkeiten des Migrationsdienstes angeglichen werden können.
Administratoren sollten hier dringend vor allem die Rechner der Power Usern und leitenden Angestellten manuell kontrollieren. Diese Mitarbeiter könnten dazu neigen Unternehmensregeln zu umgehen. Auch könnten sie die ersten sein, die sich bei Unregelmäßigkeiten bei der Mail-Migration beschweren. Laut den Migrationsserviceanbietern von "Connected Software", die nach eigenen Angaben schon hunderttausende E-Mail-Konten in über 70 Ländern migriert haben, sei es nicht ungewöhnlich, wenn diese Mitarbeiter wilde POP3- Accounts besitzen die nicht auf Firmen-Server laufen und ausschließlich für deren Augen bestimmt sind. Es ist also sehr wichtig genau zu wissen, welche Daten wo liegen. Kein Admin sollte sich darauf verlassen, dass die Firmenrichtlinien immer zu 100 Prozent eingehalten werden. Connected Software hat für die Einordnung der E-Mail-Daten folgende Tabelle als Anhaltspunkt erstellt:
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Daten |
Beispiele |
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Server-seitige E-Mails |
GroupWise, Outlook, Lotus Notes, IMAP, usw. |
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Client-seitige E-Mails |
Mail-Archivierung in Outlook PST-Dateien oder Lotus Notes Archiven, lokal gespeicherte Daten von POP3-Servern. |
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Server-seitige Adressbücher |
Outlook Kontakt-Ordner in Exchange, Lotus Notes öffentliches Adressbuch, GroupWise private Adressbücher |
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Client-seitige Adressbücher |
Private Adressbücher von Netscape 4/6/7, Mozilla und Lotus Notes. |
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Öffentliche Unternehmensadresslisten |
In Exchange, Notes und Grouwise ein Standard-Feature, andere Umgebungen wie der Netscape Directory Server nutzen häufig einen LDAP-Server |
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Web Server Kontakte |
Einige Systeme wie zum Beispiel der Oracle Collaboration Server trennen die Web-basierte Kontaktlisten von der lokalen Liste. Dies kann bei Nutzern, die ausschließlich den web-basierten E-Mail-Dienst verwenden zu Problemen führen. |
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Kontakte und E-Mails auf Smartphones, Tablets und PDAs |
iOS, Android, Palm, Windows Phone |
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Veranstaltungseinladungen und Kalenderdaten |
Fas immer Server-seitig, aber manchmal wie beim Netscape-Kalender-System nicht fest im E-Mail-Server integriert |
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Nutzerkonten |
Microsoft Active Directory, GroupWise Nutzerkonten, Lotus Notes Ids |