So finden Sie jede Datei unter Windows: Wir erklären zunächst die Funktionsweise der Windowssuche und stellen dann clevere Such-Tools vor, mit denen Sie noch deutlich effektiver suchen.
Die standardmäßige Windows-Suche
Mit der Windows-Suche können Sie die meisten Dateien auf einem PC finden. Dabei berücksichtigt die Suche vor allem Dateien, die an indexierten Orten gespeichert sind. Im Suchfeld des Explorers geben Sie den Dateinamen ein oder Begriffe aus den Metadaten einer Datei. Sobald Sie im Explorer nach einem Begriff suchen, öffnet sich die Registerkarte "Suchen". Auf dieser können Sie die Suche noch verbessern. Sie können zum Beispiel festlegen, wo Windows nach der Datei suchen soll oder ob Sie ein bestimmtes Änderungsdatum berücksichtigen wollen. Auch die Art der Datei, die Größe und andere Eigenschaften lassen sich mit einbeziehen.
Markierungen nutzen, um Dateien schneller zu finden
In Windows können Sie in den Eigenschaften von Dateien auf der Registerkarte "Details" verschiedene Attribute von Dateien pflegen. Sie können zum Beispiel den Autor eingeben, eine Kategorie festlegen sowie die Kamera angeben, mit welcher das Bild erstellt wurde. In der Zeile "Markierungen" können Sie selbst definierte Attribute verwenden, zum Beispiel "Urlaub 2017", "Taufe" oder andere Begriffe. Die Markierungen werden in den so genannten "Metadaten" der Datei gespeichert. Nach den Markierungen können Sie in der Windows-Suche ebenfalls suchen. Haben Sie zum Beispiel bei mehreren Dokumenten oder Bildern die Markierung "Urlaub" verwendet, können Sie nach dem Begriff suchen. Die Verwendung boolescher Filter stellt eine weitere Möglichkeit dar, um präzisere Suchen auszuführen. Boolesche Filter ermöglichen es, Suchwörter mittels einfacher Logik zu verknüpfen. Boolesche Filter wie AND oder OR müssen vollständig in Großbuchstaben eingegeben werden.
Copernic Desktop Search Lite auch in E-Mails
Mit der Freeware-Version von Copernic Desktop Search (Testversion; 55,49 US-Dollar) kann nach Dateien gesucht werden, aber auch nach E-Mails, wenn Sie auf Outlook setzen. Nach der Installation wählen Sie aus, ob Sie die kostenpflichtige Vollversion des Tools nutzen wollen oder die kostenlose Version "Copernic Desktop Search Lite", die zum Beispiel auf maximal 75.000 Dateien begrenzt ist. In der kostenpflichtigen Version können Sie auch Netzlaufwerke in die Suche mit einbinden. Nach der Installation findet zuerst eine Indexierung statt. Danach können Sie den Suchbegriff in der Suchleiste eingeben.
Mit Everything Dokumente finden
Mit der Freeware Everything (Freeware) erhalten Sie ebenfalls ein effektives und kostenloses Suchtool. Installieren Sie Everything auf Ihrem Rechner. Während der Installation legen Sie auch fest, wo das Tool seine Einstellungen speichern soll und ob Sie den Systemdienst des Tools installieren wollen, der im Hintergrund die Dateien indexiert. Nach der Installation startet Everything. Über Extras\Einstellungen passen Sie Everything an Ihre Anforderungen an. Everything bindet sich auch in den Traybereich neben der Uhr ein. Über den Menüpunkt "Suchen" können Sie auswählen nach welcher Art von Datei Sie suchen. Die Entwickler stellen auf Ihrer Internetseite Tipps für die effiziente Suche mit Everything zur Verfügung.
Die Verwendung ist einfach: Sie geben in die Eingabezeile unter dem Menü Ihr Suchwort oder mehrere ein. Durch Leerzeichen getrennte Worte interpretiert Everything als AND-Operator: "2017 bilanz " zeigt daher alle Dateinamen, welche in beliebiger Reihenfolge die Suchbegriffe "2017" und "Bilanz" enthalten. Aktivieren Sie im Menü "Suchen" die Option "Pfad muss übereinstimmen" ("Match Path"). Dann kann der gesuchte Begriff im gesamten Pfadnamen vorkommen: Beim oben genannten Beispiel finden Sie dann auch eine Datei "Bilanz-Obermeier.xls", die sich im Ordner "Ablage-2017" befindet. Wichtige weitere Operatoren sind OR mit dem Zeichen "|" (Taste AltGr halten und dazu Taste < drücken) und vor allem NOT mit "!". Mit einem oder mehreren NOT-Operator(en) filtern Sie unnötige Treffer weg, etwa die Kopien aus einem Backup-Ordner.Die Ergebnisliste nutzen Sie praktisch wie ein Explorer-Fenster. Registrierte Dateitypen starten daher per Doppelklick, nach Rechtsklick können Sie den Ordner der Datei öffnen ("Pfad öffnen"). Everything bietet zahlreiche Ansichts-, Farb- und Zoomoptionen, Ausschlussmöglichkeiten für Laufwerke, eine Kommandozeilensyntax, einen Servermodus, den Einsatz als Hintergrunddienst und mehr. Technisch Interessierte können diese Möglichkeiten über die Menüs "Suchen" sowie "Werkzeuge ? Optionen" nutzen. Für die meisten Anwender reichen aber die wenigen hier genannten Einsatzregeln völlig aus. Einige raffiniertere Tipps folgen im nächsten Punkt.Die Eingabe "dc:lastweek" oder genauer "dc:lastweek xls" sucht nach Dateien aus der letzten Woche im Excel-Format. Dabei steht dc: für "datecreated" oder alternativ dm: für "datemodified". Statt einer der vorgegebenen Variablen wie lastweek oder today können Sie auch ein festes Datum in der Form dc:>18/07/2017 xls verwenden. Öfter benötigte Suchfilter legen Sie am besten über "Bookmarks ? Add to Bookmarks" ab und erreichen diese dann mit zwei Klicks. Die rund 100 Operatoren, Funktionen, Konstanten der Syntax verrät Everything in knappster Form unter "Hilfe ? Search Syntax".