Mehr Gewinn für Freelancer und IT-Betriebe

So finden Sie Ertragskiller

Manuel Marburger ist Geschäftsführer des Beratungsunternehmens muve GmbH.
Viele IT-Häuser und Freiberufler verschenken Geld, weil sie an alten Strukturen festhalten. Ungepflegte Datenbänke, zu hohes Skonto oder fehlende Zuständigkeiten führen zu weniger Gewinn. Mindestens einmal pro Jahr sollten Prozesse auf den Prüfstand.
  • Unnötiges gewährtes Skonto schmälert den Ertrag.
  • Jeder Betrieb sollte Kundendaten sammeln und zentral pflegen.
  • Undefinierte Zuständigkeiten sind verdeckte Renditekiller.

Ein schleichender Ertragskiller ist zum Beispiel unnötig gewährtes Skonto. Meist waren Liquiditätsengpässe in der Vergangenheit die Ursache dafür, oder das Wachstum soll durch die Rabattregel für Schnellzahler gefördert werden. Doch nicht selten ist diese Regel obsolet. Der Grund: In vielen Firmen ist die Auftragslage gut - es geht eher darum, den Betrieb bei gleichbleibendem Umsatz rentabel zu leiten.

Freiberufler und Firmen können ihren Profit erheblich steigern, wenn sie ihre Zahlungsmodalitäten, Datenbestände sowie Prozesse auf den Prüfstand stellen.
Freiberufler und Firmen können ihren Profit erheblich steigern, wenn sie ihre Zahlungsmodalitäten, Datenbestände sowie Prozesse auf den Prüfstand stellen.
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Ein Beispiel: Informationstechniker Matthias Essel gewährt seinen Privatkunden - 60 Prozent seines Kundenstamms - jahrelang ungefragt Skonto. Bis der IT-Spezialist feststellt, dass der Rabatt die Zahlungsmoral nicht beeinflusst. Im Gegenteil: Skontonehmer zahlen oft verspätet. Nach Beratung änderte Essel seine Zahlungsmodalitäten. "Skonto gewähren wir nur noch auf Nachfrage", erklärt er. Oder bei Großaufträgen, wenn Teilzahlungen vereinbart sind. Bei jährlich rund 1000 Rechnungen kämen so einige tausend Euro an Einsparungen zusammen, schätzt der Unternehmer aus Hessen.

Allerdings müssten Chefs oft eigene Vorbehalte überwinden: Die Inhaber fürchten, Kunden durch den Wegfall der Skonti zu verprellen. Wer es aber wagt, den Preisnachlass nur noch bei expliziter Nachfrage zu gewähren, wird überrascht sein, wie wenig Kunden sich darüber beklagen. Die Angst ist in der Praxis unberechtigt: Meist beschweren sich, wie die Erfahrung der Unternehmensberatung Muve zeigt, weniger als fünf Prozent der Kunden. Hochgerechnet auf ein Skonto von drei Prozent der Rechnungssumme kann die Abschaffung des Rabatts bei einem Jahresumsatz von einer Million Euro 30.000 Euro zusätzlichen Verdienst einspielen.

Das Datenchaos aufräumen

Einsparen können Programmierer und Entwickler außerdem, indem sie Kundendaten aufräumen. Denn diese ändern sich ständig, sei es durch Umzug, Heirat oder neuen Job. Hinzu kommt: Bestände liegen oft in verschiedenen Ablagen vor, wie etwa in der Buchhaltung oder einer Weihnachtskartenliste auf dem Chef-Rechner. Da ist zeitraubendes Suchen programmiert. Dabei sind Kundendaten bares Geld wert. Jeder im Betrieb sollte dafür verantwortlich sein, sie zu sammeln und zentral zu pflegen. Richtige Adressen senken die Rate der Retouren von Warenlieferungen oder Rechnungen. Obendrein verhelfen korrekt abgespeicherte Namen und E-Mail-Kontakte zu Erfolg im Newsletter-Versand - was wiederum die Auftragschancen erhöht.

Natürlich kostet die Pflege Zeit. Scheu vor dieser "unnötigen" Investition ist aber fatal. Denn der Aufwand, Daten dauerhaft zu pflegen, amortisiert sich schnell. Ein Tipp ist das Ablegen nach einer Baumstruktur. Und ganz wichtig: Lebt der Chef das Einpflegen vor, zieht der Rest im Betrieb nach.

Zuständigkeit und Transparenz

Verdeckte Renditekiller sind ferner undefinierte Zuständigkeiten und ohne Vertretung besetzte Stellen. Ein Beispiel: Eine IT-Firma mit 30 Beschäftigten verliert auf einer Großbaustelle, die sich über zwei Jahre hinzieht, den Projektleiter. Der Mann hat überraschend gekündigt. Sein Wissen über Pläne, Verträge, aktuelle Baustände, mündliche Vereinbarungen bis hin zu Adressen und wichtigen Telefonnummern geht mit ihm. Niemand kann den Projektleiter, dessen Stelle keine Vertretung hat, bezüglich seines Wissens ersetzen. Eine Übergabe an einen Nachfolger findet nicht statt.

Diese Wissenslücke kostet den Betrieb richtig Geld, es kommt zum Projektverzug und Imageschaden. Der Rat: Bei Großprojekten deshalb von Beginn an Vertretungen regeln und auf schriftliche Dokumentation pochen. Dafür gibt es inzwischen Apps und Software, deren Kauf sich im Ernstfall lohnt.

IT-Techniker Essel hat das erkannt. Die acht Mitarbeiter in seinem Betrieb notieren alle Absprachen mit Kunden elektronisch. "Wir halten das simpel", beschreibt er den Aufwand. Für jeden Kunden sei ein virtueller Ordner angelegt. Dort sammeln sich Notizen an einer Art Pinnwand. Die Techniker tragen alle Infos über ihre iPhones ein. Jede Pinnwand ist für alle Kollegen einsehbar.

So wissen alle über Nebenabsprachen Bescheid und können Kollegen vertreten. Darüber hinaus hält Essel den Terminkalender transparent für alle im Betrieb lesbar. "Nicht, um zu kontrollieren, sondern um doppelte Planungen zu vermeiden", wie der Meister betont. Widerstände gegen eine vermeintliche virtuelle Überwachung gebe es keine. "Wir sehen alle die Vorteile der Transparenz, die vor allem Ärger und Kosten spart."