Schutz vor Viren und Spam

Zwar handelt es sich bei dem Schutz der Benutzer vor Viren und Spam um keine eigentliche Groupware-Funktion. Trotzdem sollte sie bei der Auswahl der Serversoftware eine wichtige Rolle spielen. Denn mit E-Mail als Kommunikationsmittel ist der Groupware-Server gleichzeitig Einfallstor für bösartigen Code und unerwünschten Datenmüll. Wer seine Nutzer optimal vor Viren schützen will, sollte auf die direkte Integration unterschiedlicher Antiviren-Engines in den Groupware-Server achten. So erhöht sich die Chance einen neuen Virus zu erkennen, selbst wenn ein Antiviren-Hersteller seine Signaturen noch nicht aktualisiert hat. Auch hier ist wichtig, dass der Virenschutz für alle Server-Plattformen gleichermassen zur Verfügung steht.

Die Qualität des Schutzes vor Spam hängt hingegen von den zu diesem Zweck eingesetzten Technologien ab. Diese einzeln zu diskutieren, würde den Rahmen des Beitrags sprengen. Doch je mehr dieser Techniken koordiniert zum Einsatz kommen, desto höher ist die Erfolgsquote auch bei findigen Spam-Versendern. Als besonders effektiv hat sich beispielsweise die Anti-Spam-Engine von SpamAssassin erwiesen, die auch in Groupware-Server verschiedener Hersteller integriert ist. Ergänzt man diese um beispielsweise eine Verzögerung der SMTP-Begrüßung, SPF-Verifizierung (Sender Policy Framework), Microsofts Caller-ID, Domain-Verfizierung sowie Black- und Whitelists, lässt sich schon ein Großteil des eingehenden Spams erfolgreich abwehren.

Archivierung und Datensicherung

Ebenfalls keine Groupware-Funktion, aber in der Praxis trotzdem unerlässlich, ist die Sicherung und Wiederherstellung von Benutzerdaten. Kommen Compliance-Anforderungen hinzu, müssen sich auch ein- und ausgehende E-Mails (revisions-)sicher archivieren lassen. Insbesondere bei der Datensicherung und -wiederherstellung sollte man im Vorfeld genau hinsehen. Denn bei einigen Produkten ist sie gar nicht vorhanden oder muss teuer hinzugekauft werden. Lästig ist es zudem, wenn der Administrator den Groupware-Server für ein Backup anhalten muss, oder wenn die Wiederherstellung einer einzelnen gesicherten E-Mail statt ein paar Minuten einige Stunden dauert.