Die Frage nach dem richtigen Client
Als vorderstes Kriterium bei der Auswahl einer Groupware-Lösung sollte die Frage nach dem geeigneten Client stehen. Denn nur wenn alle Beteiligten ihren jeweiligen Groupware-Client akzeptieren, bedienen können und wollen, und so in letzter Konsequenz auch aktiv benutzen, lassen sich die positiven Effekte eines Groupware-Servers zur Optimierung der Geschäftsprozesse auch tatsächlich realisieren. In den meisten Fällen wird der Groupware-Client auf der Windows-Plattform wohl Outlook oder Vista-Mail und -Kalender heissen, während Apple-Nutzer Entourage oder die Mail- und Kalenderanwendung von Mac OS vorziehen werden. Linux-Anwender hingegen stehen wahrscheinlich wiederum eher Thunderbird mit Lightning oder Sunbird aufgeschlossener gegenüber. Die Erfahrung hat dabei gezeigt, dass Unternehmen – wenn möglich – ihren Mitarbeitern den Groupware-Client lassen sollten, mit dem sie vertraut sind.
Kommt in einem Unternehmen ausschliesslich ein Betriebssystem auf allen Arbeitsplatzrechnern zum Einsatz, reicht es aus, wenn auch der Groupware-Server nur Clients auf dieser Plattform unterstützt. Wer hingegen mehr als ein Client-Betriebssystem im Einsatz hat, sollte auch auf eine entsprechende Client-Unterstützung durch den Groupware-Server achten. Hier kommt es zudem darauf an, dass der jeweilige Groupware-Client auch alle Funktionen des Groupware-Servers ansprechen kann. Wer beispielsweise sein Outlook per POP3 oder IMAP an einen Linux-basierten Groupware-Server anbindet, kann so zwar E-Mails senden und empfangen. Die Koordination von Terminen oder die Nutzung öffentlicher Ordner ist mit Bordmitteln jedoch nicht möglich. Für diesen Fall müsste der Hersteller des Groupware-Servers beispielsweise einen Client-seitigen Outlook-Konnektor zur Verfügung stellen.
Unternehmen sollten zudem darauf achten, dass der Groupware-Server auch über einen Webclient verfügt, der einerseits alle gängigen Webbrowser vollständig unterstützt und andererseits intuitiven Zugriff auf alle Groupware-Funktionen des Servers ermöglicht. Denn nur so lassen sich auch mobile Nutzer effektiv einbinden, wenn sie von ungesicherten Clients, aus dem Homeoffice oder beispielsweise von einem Internet-Café aus an der Unternehmenskommunikation teilhaben wollen.
Schliesslich sollten auch mobile Endgeräte wie das Apple iPhone, Blackberrys sowie PDAs mit Windows Mobile, PalmOS oder Symbian nicht aussen vor bleiben müssen. Besonders beliebt ist hier bei den Benutzern eine Push-Mail-Funktion, die neue E-Mails vom Server direkt auf das Smartphone "schiebt". In den meisten Fällen ist dabei server- und clientseitig die Unterstützung des Exchange-ActiveSync-Protokolls von Microsoft oder Drittsoftware wie beispielsweise von Notify Technology Voraussetzung. Da mobile Geräte öfters mal verloren gehen oder gestohlen werden, ist es zudem praktisch, wenn der Groupware-Server remote alle Daten auf solchen Geräten löschen kann. Auch hier sollte man bei der Auswahl wieder auf die entsprechende Plattformunterstützung achten.