Viele IT-Manager stecken in der Klemme. Aus der Vorstandsetage drängen Geschäftsführer und Finanzchefs, denen die schwierige Wirtschaftslage zunehmend zu schaffen macht, die IT-Kosten zu senken. Gleichzeitig verlangt die Business-Seite von den IT-Abteilungen zunehmend, die Geschäftsprozesse effizienter zu unterstützen.

Keine leichte Aufgabe für die IT-Verantwortlichen. Setzen sie blindlings die Kostenschere an, entlastet das vielleicht die finanzielle Situation. Allerdings leidet dann die technische Unterstützung des Geschäfts. Achten sie dagegen nur auf das Funktionieren ihrer Abteilung und gehen leger mit dem IT-Budget um, wird der finanzielle Druck weiter zunehmen - bis irgendwann die Vorstandsetage eingreift.

Da sich die Situation in den kommenden Monaten nicht entspannen dürfte, bleibt das IT-Management eine Gratwanderung. Das Gleichgewicht lässt sich nur halten, wenn die IT bei möglichst unverändertem Leistungsportfolio effizienter wird. Das ist nur zu erreichen, wenn alle IT-Facetten in die Überlegungen einbezogen werden.

DER EINKAUF

Richtig verhandeln

Umfragen des amerikanischen "CIO-Magazine" haben ergeben, dass 60 Prozent der IT-Verantwortlichen ihre Verträge mit IT-Lieferanten nachverhandeln wollen. Das sollten Sie dabei beachten:

• Auch wenn Sie durch Ihre Unterschrift im Vertrag gebunden sind: Es gibt Hebel für Nachverhandlungen. Jeder Vertrag endet irgendwann, und die Lieferanten wissen, dass Ihre Bereitschaft, den Kontrakt zu verlängern, sinkt, sollten sie sich nicht als kooperativ erweisen.

• Verhandlungen können in Streit ausarten, müssen es aber nicht. Seien Sie professionell und erklären Ihrem Verhandlungspartner Ihre Geschäftsprobleme und warum Sie einen besseren Preis erwarten.

• Seien Sie flexibel. Verhandeln heißt, dass sich beide Seiten bewegen müssen. Die Anbieter tun sich schwer, Preisnachlässe einzuräumen, wenn für sie nichts herausspringt - beispielsweise eine Ausweitung oder vorzeitige Verlängerung des Vertrags.

• Einige Monate, bevor ein Vertrag ausläuft und Sie verlängern, sollten Sie Angebote anderer Anbieter einholen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, den Lieferanten zu wechseln, sollten Sie bessere Konditionen bekommen, beziehungsweise Druck auf Ihren Anbieter auszuüben, um einen günstigeren Preis auszuhandeln.

• Wenn Sie einen neuen Vertrag aushandeln beziehungsweise einen bestehenden Kontrakt neu aufsetzen, achten Sie auf größtmögliche Flexibilität wie beispielsweise das Recht, Supportleistungen zu drosseln oder ganz darauf zu verzichten. Das verschafft Ihnen die Möglichkeit, die Kosten variabel zu gestalten.

DER IT-BETRIEB

Open-Source-Software einsetzen

Das Angebot von Open-Source-Software wächst stetig und bietet in vielen Bereichen eine kostengünstige Alternative zu Lizenzware. Beispielsweise hat sich "OpenOffice" mittlerweile zu einem ernst zu nehmenden Konkurrenten für Microsofts Office-Paket gemausert. OpenOffice bietet eine Funktionspalette in Sachen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation, die sich mit der des großen Bruders vergleichen lässt. Nur an der Interoperabilität beider Pakete hakt es noch.

Eine weitere Office-Alternative bietet Google. Der Suchmaschinen-Anbieter offeriert online kostenlos einfache Funktionen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und die Verarbeitung von Präsentationen. Der Vorteil: Nutzer müssen keine Software lokal auf ihrem Rechner installieren, sondern benötigen lediglich einen Internet-Zugang. Allerdings müssen sich Unternehmen überlegen, ob sie ihre Daten Google anvertrauen wollen.

Consumer-Techniken nutzen

Viele IT-Abteilungen tun sich schwer damit, Consumer- und Web-2.0-Techniken in ihre Strategien zu integrieren. Dabei ließen sich genau damit IT-Kosten senken. Solche Techniken sind deutlich günstiger zu haben als professionelle Lösungen, manchmal sogar kostenlos. In den USA ist die Skepsis bezüglich solcher Angebote geringer ausgeprägt als in Deutschland. Beispielsweise schaltete Vivek Kundra, CTO des District of Columbia, sein Firmenportal ab, weil es eine Menge Geld aus dem IT-Budget verschlang. Er ersetzte es durch günstigere Wiki-Technik. Ein weiterer Vorteil ist, dass viele Nutzer nur wenig Schulungsbedarf haben, da sie bereits im Privatleben mit den Anwendungen vertraut sind.

Second-Hand-Ware ist günstiger

Bevor Sie Hard- oder Software bei Ihrem angestammten Lieferanten ordern, sollten Sie alternative Beschaffungswege prüfen. Für Hardware gibt es seit Jahren einen schwunghaften Gebrauchthandel, gerade was Geräte für die Ausstattung des Arbeitsplatzes wie Rechner, Monitore oder Drucker anbelangt. Doch Vorsicht: Die Rechnung geht nur dann auf, wenn das Preis-Leistungs-Verhältnis insbesondere auch bezüglich des Energiebedarfs exakt kalkuliert wird.

Neben der harten Ware etabliert sich zunehmend auch ein Gebrauchtmarkt für Software - und zwar nicht nur für Massenware wie Windows und Office, sondern auch für Business-Lösungen wie SAP-Software. Zwar versuchen die Hersteller, diesen Markt klein zu halten - in erster Linie natürlich, um das eigene Lizenzgeschäft zu schützen. Der stärker werdende Kostendruck könnte jedoch gerade diesen Markt interessanter machen, da Softwarekosten einen großen Teil des IT-Budgets verschlingen

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Projekte priorisieren

IT-Verantwortliche sollten genau überlegen, welche Projekte in der nächsten Zeit wirklich notwendig sind, und unnötige Vorhaben konsequent kappen. Dazu gehört nach Einschätzung vieler Analysten der Umstieg auf Windows Vista. Laut einer Umfrage von Forrester Research vom Sommer dieses Jahres läuft bei fast 90 Prozent aller 50 000 befragten Unternehmenskunden nach wie vor Windows XP. Viele Unternehmen sehen derzeit keine Vorteile in einer Migration auf Vista. Zu den Softwarekosten kommen in aller Regel Investitionen in zusätzliche Hardware, da die alten Rechner oft nicht die Anforderungen des neuen Microsoft-Systems erfüllen. Wer darauf verzichtet, schont sein IT-Budget. Dazu kommt, dass der weltgrößte Softwarehersteller Windows XP noch lange mit Patches und Upgrades versorgen wird.

Arbeitsplätze flexibilisieren

Neben Einsparungen in der IT selbst kann die IT auch dabei helfen, Kosten in der Organisation zu senken. Dazu zählt beispielsweise, Techniken und Tools für flexible Arbeitsplätze bereitzustellen. Die Analysten von Gartner gehen davon aus, dass im kommenden Jahr rund ein Viertel aller amerikanischen Angestellten ohne festen Arbeitsplatz auskommen wird. Immer mehr Menschen werden demnach von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Die Unternehmen können damit an der eigenen Infrastruktur sparen. Außerdem sinkt der Aufwand für den Weg zur und von der Arbeitsstätte.

Mit Online-Meetings sparen

Steigt der Druck, Kosten zu sparen, setzen Unternehmen den Rotstift in aller Regel zuerst bei den Reisekosten an. Web-Konferenzen können den zeitaufwändigen und teuren Flug ans andere Ende von Deutschland durchaus ersetzen. Das spart Reisekosten und kommt auch noch der Umwelt zugute. Für ein Online-Meeting genügt ein kostenloses Tool wie Skype sowie eine herkömmliche Webcam. Auch auf Präsentationen oder den Austausch von Dokumenten müssen die Nutzer nicht verzichten. Über Services wie "WebEx" von Cisco lassen sich zum Beispiel Folien präsentieren.

DIE IT-STRATEGIE

Das Business fordern

IT-Abteilungen entstehen oft hohe Kosten, weil Sonderwünsche aus den Fachabteilungen Projekte unnötig aufblähen. Zu prüfen, inwieweit sich diese Wünsche realisieren lassen und ob die Technik, Architektur sowie Infrastruktur dazu passen, erfordert oft einen hohen Aufwand. Gerade weil die Kosten in der IT-Abteilung und nicht in der Fachabteilung auflaufen, tendiert die Business-Seite dazu, lieber mehr Sonderfunktionen anzufordern als zu wenig. "Die IT-Verantwortlichen sollten den Ball an die Fachabteilungen zurückspielen", empfiehlt Sean Rhody, Analyst von Capgemini. Wird der Aufwand für Zusatzwünsche auf der Business-Seite gebucht, werden unsinnige Änderungen schnell fallen gelassen und die übrigen Anträge streng priorisiert.

Dem Finanzchef ins Auge sehen

Die IT-Verantwortlichen sollten aktiv mit dem Kostendruck umgehen, statt zu warten, bis sich die Kostenschere öffnet. Machen Sie den Finanzverantwortlichen deutlich, welche Rolle die IT für das Business einnimmt und welche Maßnahmen Sie planen, um den Kostendruck abzufedern. Das schafft Verständnis, und Sie als IT-Verantwortlicher gewinnen mehr Übersicht, welche Strategien im gesamten Unternehmen geplant sind, um Geld zu sparen.

Die CIOs sollten darüber hinaus mit ihren Finanzchefs über anstehende Investitionen sprechen. Gerade im Vorfeld einer sich abzeichnenden Krise kommt es oft zu Panikreaktionen, in denen die noch vorhandenen Gelder mit vollen Händen ausgegeben werden, aus Angst, morgen könnten die Mittel schon gestrichen sein. Diese meist unüberlegten Käufe kommen in aller Regel jedoch teuer. Beispielsweise könnte es angeraten sein, einen Abschluss noch etwas zu verschieben, um eine bessere Verhandlungsposition und damit günstigere Konditionen zu erreichen. Diese Mechanismen sollten Sie Ihrem Finanzchef darlegen und ihn bitten, die benötigten Gelder zu blocken.