Finanz- und Lohnbuchhaltungen zählen zu den Arbeiten, die viele Unternehmen nicht oder nur teilweise im eigenen Hause abwickeln, sondern via Steuerberater an die Datev übertragen. Je mehr PCs allerdings bei Freiberuflern oder in Klein- und Mittelbetrieben eingesetzt werden, desto häufiger stellt sich die Frage, ob es sich lohnt, bereits
gespeicherte Daten zur Auswertung außer Haus zu geben. Franz Fischbach* gibt Empfehlungen.
Mit der Übergabe von Daten auf Disketten (offline) oder auf elektronischem Wege über Fernleitungen (online) ergeben sich allein durch den Fortfall der doppelten Datenerfassung zeitliche Vorteile, finanzielle Einsparungen und die Vermeidung von Fehlern bei der zweiten Erfassung. Als DV-Dienstleistungsbetrieb und Rechenzentrum für Steuerberater bietet die Datev e. G., Nürnberg, ein neutrales Erfassungsprogramm an. Zudem existiert ein Fakturierprogramm, das aus den Rechnungen alle für die spätere Verbuchung relevanten Daten in einer eigenen Datei sammelt, um sie später nach manuellen Ergänzungen mit dem Programm Offene-Posten-Buchhaltung weiter zu verarbeiten.
Detenverbund über die Steuerberater
Organisatorisch läuft ein Datenverbund auf eine Arbeitsteilung hinaus, bei der verschiedene Fachkräfte auch über weite Entfernungen hinweg zusammenarbeiten. Seit rund 25 Jahren praktizieren die in der Datev zusammengeschlossenen Steuerberater mit ihrem genossenschaftlichen Dienstleistungs-Rechenzentrum einen Datenverbund, von dem auch die Mandanten eines an die Datev angeschlossenen Steuerberaters profitieren.
Wenn der Steuerberater seinem Mandanten den Weg zum Datev-Rechenzentrum freigibt, dann kann dieser im Prinzip alle Finanzbuchhaltungs-Dienstleistungen der Datev per Datenfernverarbeitung in Anspruch nehmen. Dazu muß der Steuerberater für seinen Mandanten bei der Datev einen direkten Anschluß und eine eigene Beraternummer beantragen, die es diesem ermöglichen, Daten direkt mit dem Nürnberger Rechenzentrum auszutauschen. Die Auswertungen des Dienstleistungs-Rechenzentrums gehen entweder an den Steuerberater oder wieder an den Mandanten zurück. Der Steuerberater stimmt auch mit seinem Mandanten ab, wie beispielsweise die Buchungsdaten zu erfassen und an die Datev zu übertragen sind.
Als ausschließlicher Auftraggeber und Vertragspartner der Datev legt der Steuerberater im einzelnen genau fest, welche Daten der Mandant direkt an die Datev schicken darf und welche Daten von der Datev den Mandanten nur über den Steuerberater erreichen sollen.
Dieses Dienstleistungs-Angebot sieht eine Arbeitsteilung vor, bei der die Mandanten die Datenerfassung und -vorverarbeitung im eigenen Haus erledigen, während die Datev die Datensicherung übernimmt.
Dazu stehen in Nürnberg spezielle Erfassungsprogramme zur Verfügung, beispielsweise zur Verbuchung der Offenen Posten, die alle Datenbewegungen lückenlos aufzeichnen und zum Datev-Rechenzentrum schicken. Jeder Betrieb kann das PC-Paket für alle Arbeiten einschließlich der Monatsabschlüsse einsetzen.
Wer sich noch nie mit Buchführung beschäftigt hat, dem erleichtert das Erfassungsprogramm den Einstieg, indem es den Arbeitsablauf über eine Menüsteuerung Schritt für Schritt vorgibt. Auf seinem PC hält der Mandant zwar alle aktuellen Daten, etwa die Lieferanten- und Kreditorenkonten, ständig vor, alle Bewegungsdaten und Buchungsvorgänge jedoch gibt er an das Datev-Rechenzentrum zur Speicherung weiter. Auf dem gleichen Weg, auf dem der Mandant die Daten an das Rechenzentrum übermittelt hat, kann er sie auch jederzeit wieder abrufen. Mit dieser Mandanten-Datev-Verbundlösung ergeben sich für den PC-Benutzer folgende Vorteile:
- Einsatz von getesteten und leicht zu handhabenden FiBu-, Lohn- und Offene-Posten-Buchhaltungs-Programmen.
- Der Mandant spart den externen Berater für die FiBu-Abwicklung.
- Geringe Investitionsaufwendungen für diesen Programmkomplex.
- Einsparung aufwendiger Datensicherungs-Maßnahmen.
- Keine Abhängigkeit von einem Softwarelieferanten.
- Ansprechpartner in DV-technischen Fragen bei der Datev; steuerliche und finanztechnische Fachfragen beantwortet nach wie vor nur der Steuerberater.
- Keine unbedingte Abhängigkeit vom jeweiligen Sachbearbeiter, weil auch Mitarbeiter mit Finanzbuchhaltungs-Kenntnissen in der Lage sind, die Programme zu bedienen.
Der Steuerberater hat seinerseits den Vorteil, beim Jahresabschluß sofort auf alle FiBu-Daten seines Mandanten zugreifen zu können, die in Nürnberg gespeichert sind.
Der Trend bei den Betrieben geht dahin, Buchhaltungsdaten vor Ort zu verarbeiten. Bei einem Datenverbund mit dem Steuerberater und/oder der Datev wird allerdings nur das vor Ort erledigt, was auch vernünftig ist. Was im Rahmen der Datenspeicherung und Archivierung an Datenschutz und Datensicherheits-Problemen anfällt, erledigt das Dienstleistungs-Rechenzentrum.
Wer mit wem: Mandant-Steuerberater-Datev
Bei Erstanschaffungen von PCs oder bei Umstellungen auf neue Hardware fragen kleine Unternehmen häufig auch ihren Steuerberater um Rat. In einem solchen Fall kann dieser entweder aufgrund seiner eigenen DV- beziehungsweise PC-Erfahrungen bestimmte Lösungen vorschlagen oder bei der Datev einen Anwendungsberater anfordern, um sich die verschiedenen Möglichkeiten eines PC-Einsatzes erklären zu lassen. Falls der PC-Interessent auch eine Beratung bei der Auswahl der Branchensoftware wünscht, macht der Datev-Kundenberater nur Vorschläge, welche Softwarehäuser oder Lieferanten von branchenspezifischen Programmpaketen in Frage kommen.
Grundsätzlich rechnet die Datev alle erbrachten Leistungen nicht mit dem Mandanten, sondern mit den Steuerberatern ab. Selbst wenn ein Mandant Rechenzentrums-Anwendungen DV-technisch direkt mit der Datev abwickelt, ergibt sich daraus keine direkte Rechtsbeziehung, sondern immer eine zwischen dem Steuerberater und dem Mandanten, weil die Datev alle Dienstleistungen im Auftrag des Steuerberaters erbringt. Der Steuerberater bezahlt die Gebühren bei seiner Genossenschaft und stellt seine Honoraranforderungen dem Mandanten in Rechnung.
Unterstützung bei der Installationsvorbereitung
Nur wenn die Anwendungsberatung auch auf "Nebenwirkungen" der DV für die Aufbau- und Ablauforganisation in einem Unternehmen eingeht, erfüllt sie wirklich ihren Zweck. Es gibt verschiedene Aspekte, die zu einer guten Beratung gehören, die aber unbedingt notwendig ist, weil noch zu viele Unternehmer unzutreffende Vorstellungen vom Leistungsangebot der DV haben.
Beispielsweise kommt nicht jede leistungsfähige Textverarbeitung für Klein- und Mittelbetriebe in Frage, weil etwa diese Betriebe viele der angebotenen Features gar nicht ausnutzen und zweitens, weil die Ausbildungs- und Einarbeitungszeiten in keinem angemessenen Verhältnis zum wirklichen Nutzen stehen.
Trotzdem geben die Datev-Berater keine Empfehlungen für nicht-eigenentwickelte Softwarepakete, sondern weisen lediglich auf Anbieter hin, bei denen sich der Interessent detailliert erkundigen kann. Für den Einsatz der Datev-Programme jedoch erklären die Berater die Alternativen bis in die Einzelheiten. Auch die Frage, welche organisatorischen Vorbereitungen des Software-Einsatzes notwendig sind, ist Gegenstand der Beratung. Nach deren Abschluß wird vor einer gültigen Entscheidung über Art und Umfang der Investitionen, der Steuerberater hinzugezogen.
Der Erfolg einer PC-Installation hängt sehr von der Qualifikation des Bedienungspersonals ab. Auch bei dessen Ausbildung bieten Steuerberater und Datev verschiedene Unterstützungen an. - Wer erstmals einen PC einsetzt, ist zunächst mit der Einführung der branchenorientierten Anwendungen so ausgelastet, daß es sich empfiehlt, die Software schrittweise einzuführen. Es ist unzweckmäßig, die Branchen-, Finanz- und Betriebswirtschafts-Programme gleichzeitig auf die Maschine zu bringen. Bei den Verwaltungsprogrammen stellt sich zudem die Frage, ob überhaupt jemand im Betrieb die notwendigen buchhalterischen Kenntnisse mitbringt.
Während die technische Abwicklung von Finanzbuchhaltungs-Programmen bei einer guten Bedienerführung wenig Schwierigkeiten bereitet, setzt sie bei den rein fachlichen Entscheidungen doch viel Erfahrung und ein einschlägiges Fachwissen voraus. Es hat schon seinen Grund, warum Steuerfachgehilfen drei Jahre lernen.
Finanzamt akzeptiert nicht jede Software
Bedienungskräfte können etwa externe Seminare besuchen, oder der Steuerberater stellt eine Fachkraft ab, um den Umgang mit den PC-Programmen an Ort und Stelle mit dem Personal zu trainieren. Außerdem bietet die Datev eine Einrichtungshilfe unter Mitwirkung von "Programmspezialisten" an, die der Mandant über seinen Steuerberater anfordern kann, um den Umgang mit der Software entweder in der Kanzlei oder auch beim Mandanten zu erlernen.
Darüber hinaus bietet die Genossenschaft Schulungen zu einer Reihe von DV-Themen so. wie buchhalterischen und betriebswirtschaftlichen Problemen an.
Die gesamte Buchführung nützt wenig wenn sie vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Viele Unternehmen bedenken nicht, daß die Finanzverwaltung sogar überprüft, ob die eingesetzten Finanzbuchhaltungs-Programme amtlich anerkannt sind. - Falls es in einem ungünstigen Falle nicht mehr möglich ist, die alten Disketten zu lesen, steht es dem Betriebsprüfer frei, die gesamte Finanzbuchhaltung zu verwerfen und den Betrieb zu schätzen.
Bei mehrfachem Wechsel der DV-Einrichtungen und PCs besteht die Gefahr, daß es eventuell nicht mehr möglich ist, die alten Buchführungs-Programme auf dem neuen PC zu fahren und die zurückliegenden Buchungsvorgänge einzusehen.
Für die Masse der Klein- und Mittelbetriebe ist die mittelbare Verbindung mit dem Datev-Rechenzentrum zumindest für die Datenspeicherung vorteilhaft. Sie können auf dem Wege, auf dem sie Daten nach Nürnberg schicken, auch frühere Daten abrufen und beispielsweise ältere Konten nachbuchen. In Ausnahmefällen, wie etwa nach einer Vernichtung von Buchführungs-Unterlagen, werden von der Datev auch Daten, die älter sind als drei Jahre, auf besonderen Antrag mit zusätzlicher Kostenberechnung zur Verfügung gestellt. jedenfalls hebt die Datev alle Daten auf.
Das Wiederauffinden älterer Daten ist jedoch mit großen, teilweise noch manuellem Arbeitsaufwand verbunden. Die Sicherheit für die bei der Datev vorhandenen Daten ist für jeden Betrieb und auch für Steuerberater wichtig, falls die vor Ort gespeicherten Daten vernichtet wurden.
Die Frage, ob das Finanzamt FiBu-Programme akzeptiert, wird noch zu locker behandelt. Für einen Unternehmer ist es nicht immer von Vorteil, wenn der PC-Verkäufer zu seinem Branchensoftware-Paket kostenlos noch die Finanz- und Lohnprogramme dazugibt. Nur wenn der Anwender unbedingt die notwendigen finanz- und lohnbuchhalterischen Kenntnisse mitbringt und außerdem die Programme die Vorschriften der Finanzbehörden einhalten, dann erlebt der zukünfte PC-Anwender keine unliebsamen Überraschungen.