Bis Ende 2016 sollten 80 Prozent der HR-Kernservices automatisiert ablaufen, um die Abläufe zu beschleunigen, alle notwendigen Dokumente zeitnah bereitzustellen und auch die Qualität der Personaldaten zu verbessern. Dieses ehrgeizige Ziel hatte sich die Personalabteilung von Siemens Schweiz gesetzt. Das Konzept sah vor, die Dokumentenerstellung zu digitalisieren sowie Webprozesse einzubinden. Zudem wollte man keine technologischen Brüche zwischen den Systemen haben und Prozesse integrieren können, die nicht unmittelbar mit dem HR-Bereich zu tun haben.

Ziel ist Automatisierungsgrad von 80 Prozent

Bereits vorhandene Softwaremodule wurden daher 2013 um eine automatische Dokumentenerzeugung und im darauffolgenden Jahr um das Prozessmanagementmodul von Aconso erweitert. Inzwischen ist die Siemens-Tochter dem angepeilten Automatisierungsgrad von 80 Prozent für ihre HR-Services einen großen Schritt näher gekommen: Die zehn wichtigsten HR-Prozesse sind automatisiert, weitere zehn sollen bis Jahresende folgen. So sind etwa die Services Aus- und Weiterbildung, Arbeitszeitänderung sowie Sonderprämie, Probezeitgespräche und Handlungsvollmachten im produktiven Einsatz. Derzeit führt das Unternehmen die Services Vertragsänderungen ein. Es handelt es sich dabei um einen Prozess, der häufig verwendete Vertragsänderungen abbildet.

Die Bearbeitungszeiten haben sich enorm verkürzt, gleichzeitig sind Prozesse für alle Beteiligten einfacher geworden. "Sollte es doch einmal Verzögerungen geben, ist dank der neuen Transparenz sofort ersichtlich, wo der Prozess gerade hängt", erklärt Kai Berger, Head of Human Resources Services bei Siemens Schweiz. Heute arbeiten mehr als 5000 Mitarbeiter und Führungskräfte mit dem neuen Prozessmanagement-Tool. Laut Berger ist die Akzeptanz unter den Mitarbeitern sehr hoch, da die Lösungen intuitiv zu bedienen sind. Ein aufwendiges Change-Management-Projekt oder lange Schulungen waren nicht notwendig.

Jeder Mitarbeiter kan Prozesse einsehen

Das neue Prozessmanagement-Tool funktioniert wie eine Portal-Lösung, über die die HR-Prozesse zu verwalten sind. Jeder Mitarbeiter kann die Historie zu Prozessen, an denen er beteiligt ist, einsehen. Durch Anklicken öffnet sich ein Diagramm, das den Ablauf beschreibt und die Stelle markiert, an der der Prozess gerade steht: So sieht der Mitarbeiter nach der Anmeldung, wer seine Aufgaben innerhalb des Prozesses erledigt hat, wo seine Anträge an die HR-Abteilung stehen und bei wem er nachfragen muss. Alle beteiligten Personen, Bearbeitungszeiten und Freigaben werden im Prozess protokolliert. So lassen sich Schwachstellen im Prozess erkennen und beseitigen sowie die Durchlaufgeschwindigkeit weiter erhöhen.

Bei einigen Services konnte das Team von Kai Berger eine Effizienzsteigerung von rund 80 Prozent erzielen. Auch ist Berger davon überzeugt, dass sie die Transparenz in der Personalarbeit erhöht hat. Und umweltfreundlich sei das Ganze auch, so der HR-Manager: "Personalarbeit ist ja in der Regel sehr papierlastig. Durch die Digitalisierung können wir unseren Papierverbrauch signifikant reduzieren."

Wenn alle geplanten Services durchgehend digital umgesetzt sind und produktiv laufen, will Siemens Schweiz eine mobile Lösung umsetzen, um die Abläufe an jedem Ort anstoßen zu können. "Das ist noch Zukunftsmusik, denn Mobilität ist kostspielig", räumt Kai Berger ein.