Microsoft lockt mit ECM-Funktionen
Dieses Jahr wird es von Microsoft interessante Neuigkeiten zum Thema Enterprise-Content-Management (ECM) geben: Zum einen wird der Hersteller die neue Sharepoint-Version 2010 auf den Markt bringen, zum anderen steht "Exchange 2010" kurz vor der Freigabe.
Bisher gab es zwischen Exchange und einem ECM-System nur Berührungspunkte, wenn eingehende E-Mails in traditionellen DMS-Anwendungen abgelegt wurden. Die gestiegenen rechtlichen Anforderungen und eine zunehmende Belastung der Mail-Infrastruktur sind die wichtigsten Gründe für die E-Mail-Archivierung. Diesen Markt haben sich die klassischen DMS-Anbieter und einige Spezialanbieter bislang untereinander aufgeteilt.
Microsoft positioniert sich in diesem Umfeld mit Exchange 2010 neu. Die kommende Version unterstützt einfache und preiswerte Speichermedien. Damit entfällt die Aufgabe, E-Mails aus Kostengründen von teuren Speicherlösungen zu kostengünstigen Medien zu verschieben. Zudem bekommt Exchange 2010 ein neues Replikationsverfahren, das es erlaubt, auch mit einfachen Storage-Techniken eine ausreichende Datensicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten.
E-Mail-Archivierung mit Exchange
Die Einführung der Database Availability Group (DAG) wertet den Exchange Server ebenfalls auf. Sie ermöglicht es, Mail-Datenbanken zu spiegeln und flexibel auf mehrere Server zu verteilen. Kopien der Mail-Bestände lassen sich auf mehrere Server verteilen, so dass Backups entfallen. Damit wären sogar aufwendige Raid-Technik und teure SAN-Speicher verzichtbar.
Erstmals reagiert Microsoft auf die Aufbewahrungspflicht: Exchange 2010 bietet Archivpostfächer, in die sämtliche E-Mail-Objekte automatisch und unveränderbar kopiert werden. Der Anwender kann zwar weiterhin in seinem Postfach E-Mails löschen oder verändern. Die Eingriffe werden jedoch protokolliert, und berechtigte Personen können bei Bedarf auf die Originale zugreifen sowie die Historie des Dokuments verfolgen.
Dieses Konzept deckt sicher nicht alle Anforderungen an die E-Mail-Archivierung ab. Um organisatorische und gesetzliche Anforderungen bezüglich der Aufbewahrung zu erfüllen, reichen die Exchange-Bordmittel jedoch aus. In jedem Fall löst Exchange 2010 die PST-Dateien ab, die bislang beim Auslagern von E-Mails erstellt wurden.