Ratgeber

SharePoint - das Potential liegt oft brach

23.04.2012
Von Christophe Campana, und Boris Ovcak


Eric Schott ist Mitgründer und Geschäftsführer bei Campana & Schott. Er besitzt über 20 Jahre Erfahrung in der Projektmanagement-Beratung. Seine Schwerpunkte umfassen strategisches Projekt- und Portfoliomanagement sowie neue Formen der Zusammenarbeit mit besonderem Fokus auf Social Collaboration. Schott will aufzeigen, welche Anforderungen Unternehmen hinsichtlich der neuen Formen der Zusammenarbeit erfüllen müssen und wie dies zu realisieren ist, um die digitalen Transformation zu meistern.

Ausblick: Einsatzpotentiale richtig erkennen

SharePoint bietet bislang unerkannte, von vielen Unternehmen noch nicht realisierte Potentiale in der Automatisierung von Unternehmensabläufen. Dabei wirken vier zentrale Anwendungsaspekte zusammen:

  • Funktionen für Dokumenten- und Content-Management;

  • Unterstützung von Projekt- und Arbeitsgruppen;

  • Integration von Geschäftsdaten aus ERP-Systemen etwa von SAP;

  • automatisierte Büroabläufe über Formulare und Workflows.

MOSS-Nutzung als Ideen-Cockpit.
MOSS-Nutzung als Ideen-Cockpit.

In der täglichen Nutzung werden Microsofts Office-Produkte und SharePoint verschmelzen. Gemeinsam mit dem Webbrowser werden Word, Excel und unternehmensspezifische Formulare zum zentralen User Interface beziehungsweise Frontend für Geschäftsanwendungen. Auch wenn die Oberfläche vielen Anwendern bekannt ist, das Arbeiten mit SharePoint bedingt Veränderungen. An diese werden sich die Benutzer aber schnell gewöhnen. Zum Beispiel wird das Denken in Ordnern und File-Strukturen bald der Vergangenheit angehören.

Unterschiedliche, häufig selbst organisierte Initiativen und Lösungen einzelner Abteilungen oder Mitarbeitergruppen werden dabei zu einer schnellen Evolution führen - manche dieser Anwendungen werden sich schlagartig verbreiten, andere warten vielleicht etwas länger auf ihren Durchbruch. Doch schon jetzt können viele kleine Schritte die große Vision einer gemeinsamen, einheitlichen Plattform für die Zusammenarbeit aller realisieren. Die Rolle der zentralen IT ist dabei primär die Bereitstellung der Plattform und deren Governance durch entsprechende SharePoint-Guidelines. Den Rest erledigen zum großen Teil die Anwender.

Die "Prozesse zwischen den Schreibtischen" werden dadurch für die Mitarbeiter deutlich schneller - und für die Unternehmen deutlich kostengünstiger. (ph)

Zentrale SharePoint-Funktionsbereiche

  • Collaboration: arbeitsteiliges Bearbeiten von Dokumenten, Aufgaben und Terminen;

  • Content-Management: zentrales Verwalten und Bereitstellen von Informationen und Dokumenten;

  • Enterprise Search: schnelles und einfaches Suchen beziehungsweise Finden von Informationen;

  • Forms & Workflows: Modellierung und Automatisierung von Entscheidungs- und Geschäftsprozessen;

  • Business Intelligence: Bereitstellung von Kennzahlen, Analysefunktionen und (Management-)Berichten;

  • Portal: Zusammenführung aller Funktionen und Informationen in einer Browser-basierenden Oberfläche.