Grundsätzlich eignen sich Shared Services für alle IT- und Back-Office-Prozesse im Unternehmen, die an unterschiedlichen Standorten abgewickelt werden, und hier vor allem für standardisierbare und ständig wiederkehrende Aufgaben mit großen Volumina ("Center-of-Scale-Prozesse"). Aber auch bestimmte wissensorientierte Tätigkeiten lassen sich an ein SSC auslagern ("Center-of-Expertise-Prozesse"). Das kann beispielsweise eine Rechtsabteilung sein, die konzernübergreifend alle Niederlassungen und Geschäftsstellen betreut.
Interner Dienstleister für den Helpdesk
Speziell der Bereich IT-Anwendungssupport/PC-Helpdesk eignet sich für die Auslagerung an ein SSC, da sich die Prozesse hier leicht zusammenfassen und problemlos über große Distanzen ausüben lassen. Diese Funktionen werden insbesondere von hiesigen Firmen gerne in SSCs zusammengefasst, das zeigt die Deloitte-Studie: 65 der Befragten aus Deutschland nutzen die Kompetenz interner Supportexperten im Rahmen eines SSC, dagegen tun dies nur 55 Prozent der internationalen Nutzer. Die ausländischen Firmen betreiben dagegen bevorzugt die Buchhaltung in Shared Service Centern.
In den USA haben sich Shared Services schon seit geraumer Zeit etabliert. Nach den Erfahrungen von Deloitte findet das Konzept aber auch hierzulande immer mehr Anhänger zum einen, weil nationale Niederlassungen mit eigener IT-, Finanz- und Personalabteilung im Zuge der fortschreitenden europäischen Integration an Bedeutung verlieren. Zum anderen, weil die Unternehmensvernetzung weiter zunimmt. Schwarz schätzt, dass derzeit fast alle Dax-Unternehmen mindestens ein SSC betreiben. Prominente Beispiele sind SAP, Siemens und Bayer. Der Walldorfer Softwarekonzern kündigte dieser Tage an, Personal- und Finanzaufgaben am Standort Prag zu konzentrieren. Das von Siemens betriebene Employee Interaction Center (EIC) wurde mit dem Ziel installiert, die Prozessbearbeitung bei einfachen Anfragen zu beschleunigen. Schließlich versucht Bayer die internen Dienstleistungen zu professionalisieren und legte dazu eine Vielzahl von Verwaltungs- und IT-Funktionen unter dem Dach von Bayer Business Services zusammen. Die interne Tochter soll bedarfsorientierte Services zu vereinbarten Qualitätsstandards und marktüblichen Kosten erbringen. Inzwischen, so Schwarz, setze auch der gehobene Mittelstand zunehmend auf Shared Services.