16 Prozent der Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern in Deutschland nutzen im Konzernverbund ein gemeinsames Shared Service Center im Personalwesen. Bei weiteren zwei Prozent dieser Unternehmen ist der Einsatz einer zentralen Unternehmenseinheit, die beispielsweise die Lohnabrechnung konzernweit nach standardisierten Prozessen bearbeitet, geplant. Dies ergab eine Befragung von mehr als 300 Personalleitern in deutschen Unternehmen, die RAAD in Zusammenarbeit mit der SAP Deutschland Ende 2010 durchführte.

Die Einführung von Shared Service Centern ist die Umkehrung der Entwicklung in den 80er Jahren, als vor allem die Dezentralisierung von Prozessen vorangetrieben wurde. Gerade bei multinationalen Konzernen führten die lokal optimal angepassten Systeme zu einer erheblichen Vielzahl von speziellen HR-Prozessen und Systemen. In der zurückliegenden Dekade gingen die Unternehmen mehr und mehr dazu über, Prozesse zur Erreichung eines konzernweiten Optimums wieder zu zentralisieren und zu vereinheitlichen, was unter anderem durch die exponential gestiegene IT-Performance ermöglicht wurde. Bei SAP-Kunden steht beispielsweise im Zuge der Migration von R/3-Systemen zu SAP-ERP-Systemen häufig eine Konsolidierung der Systeme und eine Prozessharmonisierung an, wie RAAD über die letzten Jahre beobachten konnte. Die Einführung von Shared Service Centern ist hierbei eine Möglichkeit, die Vorteile des klassischen Outsourcings – Kostenreduzierung – mit den Vorteilen einer unternehmensinternen Umsetzung – höhere Akzeptanz im Konzern – zu verbinden.

Unternehmen verfolgen bei der Einfühung von Shared Service Centern das Ziel, administrative und transaktionale HR-Dienstleistungen effizienter abzuwickeln. Paralell zu den zu erwartenden Kosteneinsparungen soll auch die Qualität der HR-Services verbessert werden. Effizienzgewinne resultieren unter anderem aus der Standardisierung, Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen sowie durch Skalenerträge durch ein höheres Volumen an Transaktion. Für die Überführung in ein Shared Service Center eignen sich vor allem Prozesse mit hohem Prozessstandardisierungs-grad, die sehr häufig genutzt werden und die sich IT-seitig in automatisierten Workflows abbilden oder zumindest unterstützen lassen. Im Personalbereich sind dies insbesondere die Lohnabrechnung und Reisebuchung und -kostenabrechnung, die auch im Rahmen dieser Studie als häufigste Services genannt wurden.

Ein Viertel der befragten Unternehmen hat das Recruiting zentralisiert in ein Shared Service Center überführt. Der entscheidende Hebel hierbei ist die technologische Transformation der bestehenden IT-Systeme. Diese ist meist kostenintensiv in Bezug auf die Anschaffung und komplex in der Implementierung, was bei der Kosten-Nutzen-Betrachtung im Vorfeld von Planungen zu Shared Service Centern zu beachten ist. Neben der Automatisierung vieler Prozesse soll die Zentralisierung von HR-Prozessen auch zu Lerneffekten innerhalb der neuen Organisation führen, was beispielsweise schnellere Antwortzeiten und reduzierte Fehlerquoten ermöglicht. Während es einige Studien gibt, die Effizienzsteigerungen belegen, sind Beispiele für diese Qualitätsverbesserungen auch aufgrund der schweren Messbarkeit selten in Presse und Literatur dokumentiert.

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