Shared Service Center: Finanz-Controlling ohne Belegsuche

21.09.2007
Von Jörg Schultz
Das Wohlfahrtswerk für Baden-Württemberg wickelt das Rechnungswesen in einem Shared Service Center ab. Über Web-Schnittstellen können Anwender Abrechnungen prüfen und auf gespeicherte Belege zugreifen.

"Alle zum Helfen Bereiten müssten aneinander gekettet als eine Einheit und im Zusammenhang in das große Geschäft der Menschenliebe gebracht werden...". Als Königin Katharina von Württemberg zu Beginn des 19. Jahrhunderts mit diesen Worten das heutige Wohlfahrtswerk für Baden-Württemberg ins Leben rief, hat sie in gewissem Sinne die Idee des Shared Service Centers schon vorweggenommen. Das Wohlfahrtswerk für Baden-Württemberg bietet an 17 Standorten vielfältige Dienste für rund 2000 Senioren in ambulanten, teilstationären und stationären Einrichtungen sowie betreuten Wohnanlagen. Die Muttergesellschaft Wohlfahrtswerk für Baden-Württemberg Stiftung bR erbringt dabei mit vier Tochtergesellschaften und zwei per Management-Vertrag angeschlossenen Stiftungen mobile Pflegedienste, Rundumversorgung in Pflegeheimen, Tages- und Nachtpflege und betreibt Wohngemeinschaften für Senioren.

Hier lesen Sie ...

  • wie das Wohlfahrtswerk für Baden-Würtemberg Finanzabläufe in einem Shared Service Center gebündelt hat;

  • dass dezentrale Controller über die Web-Oberfläche der Finanz- und Rechnungswesenlösung Geldströme und Buchungen kontrollieren können;

  • was dem Pflegedienst das Shared Service Center gebracht hat;

  • wie das schon länger installierte Rechnungswesensystem künftig erweitert wird.

Dezentrale Strukturen

Um das Dienstleistungsangebot bedarfsgerecht und wirtschaftlich zu gestalten, achtet die Stiftung auf Effizienz im Zusammenspiel aller dezentralen und zentralen kaufmännischen Bereiche. Die rund 1800 Mitarbeiter erwirtschafteten im Jahr 2006 insgesamt 54 Millionen Euro Umsatz. Komplizierte Abrechnungsmodelle mit unterschiedlichen öffentlichen Kassen und Privatpersonen stellen hohe Anforderungen an eine Buchhaltung sowie ein aussagekräftiges Berichts- und Controlling-Wesen.

Über das Web-Interface der Finanzbuchhaltungssoftware können Controller an den dezentralen Standorten Buchungen kontrollieren.
Über das Web-Interface der Finanzbuchhaltungssoftware können Controller an den dezentralen Standorten Buchungen kontrollieren.

Obwohl die Hauptverwaltung schon quasi als Shared Service Center die komplette Buchhaltung für die fünf Gesellschaften und deren Einrichtungen übernommen hatte, fehlte eine durchgängige Finanzlösung, die den Prozess für alle transparent machte. Beispielsweise mussten die Daten für Abschlüsse und Konsolidierungen auf dem Postweg an die Zentrale gesandt und viele Auswertungen manuell erledigt werden. Andererseits hatten die dezentralen Einrichtungen keinen direkten Einblick in die für sie wichtige Finanzbuchhaltung. Ein notwendiger Schritt war daher die technische und betriebswirtschaftliche Anbindung aller Einrichtungen und Dienste an ein zentrales Finanz- und Rechnungswesen. Auf einem einheitlich hohen Serviceniveau sollten die Finanzprozesse gebündelt und der Einsatz von Ressourcen effizienter gestaltet werden.

Web-Oberflächen und Transparenz

Ein externer Berater unterstützte das Team bei der Auswahl der geeigneten Lösung. Sie musste vor allem drei Anforderungen gerecht werden: ein leistungsfähiges Debitoren-Management besitzen, Web-fähig und erweiterbar sein. Um die komplexe Abrechnungsstruktur einfacher verwalten und nachvollziehen zu können, benötigte das Wohlfahrtswerk ein transparentes System, mit Hilfe dessen sich die – teilweise mehrfachen - Rechnungsempfänger für jeden einzelnen Pflegebedürftigen einsehen lassen. Zudem sollte das System auf einfachem und kostengünstigem Wege den verschiedenen Einrichtungen zugänglich sein.

Shared Service Centers im Controlling

Shared Service Centers (SSCs) werden in den nächsten Jahren deutlich an Bedeutung gewinnen. Insbesondere in den Bereichen Controlling und Finanzwesen lässt sich einiges verbessern. SSCs bieten Unternehmen viele Vorteile: Sie standardisieren und bündeln Prozesse auf hohem Niveau. Einzelne Geschäftseinheiten können sich dadurch besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Mengendegression (Economies of Scale) senkt zusätzlich die Kosten. Während zentrales Know-how aufgebaut wird, bleibt trotzdem weiterhin eine dezentrale Planung und Kontrolle möglich. Erfahrungen haben gezeigt, dass sich Qualität und Effizienz steigern lassen, wenn Unternehmen ihre IT-Dienstleistungen zentral bündeln. Laut einer Studie des Beratungshauses Bearingpoint verkürzt sich dadurch die Zeit, die zum Erstellen von Monatsberichten benötigt wird, von zehn auf vier Tage.

Verschiedene Produkte wurden auf Herz und Nieren geprüft: Ntire Financials, Dynamics NAV, SAP R/3 und Coda e-Finance. Letzteres erfüllte die Anforderungen am besten. Für das Produkt sprach unter anderem dessen Übersichtlichkeit. Außerdem kann der Anwender Geschäftsvorfälle gut nachvollziehen. Wert legten wir auch auf die Integrationsmöglichkeiten, da einerseits Daten aus Vorgängersystemen zu übernehmen waren, andererseits künftig eine Dokumenten-Management- und Workflow-Software eingebunden werden soll. Zu den Altsystemen zählten selbst geschriebene Programme zur Fakturierung sowie "Seminar 1", eine Spezialsoftware für Bildungseinrichtungen.

Datenimport aus den Altsystemen

Bei Projektbeginn standen wir unter enormem Zeitdruck und wollten so schnell wie möglich mit dem neuen System live gehen. Nach fünf Monaten konnte die Lösung den Betrieb aufnehmen, inklusive der Schnittstellenanbindung zur Anlagenbuchhaltung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kontoauszügen und Zahlungen, Heimverwaltung und Fakturierung. Ferner wurden in diesem Zeitraum die Altdaten des vorigen Finanzbuchhaltungssystems migriert. Annähernd 100 000 Datensätze aus den alten Systemen waren zu übernehmen. XML kam für den Datenimport kam wegen des Alters der Bestandssoftware nicht in Frage. Daher blieb nichts anderes übrig, als die meisten Daten im CSV-Format (Comma Separated Values) über SQL einzulesen.

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