Ob Verträge mit Kunden, Partnern, Dienstleistern oder Mitarbeitern - das tägliche Geschäft jedes Unternehmens basiert auf zahlreichen Vereinbarungen. Häufig sind dabei viele Parteien involviert, die Gegenstände sind vielfältig und die Zusammenhänge komplex. Unabhängig von Branche beispielsweise Gesundheitswesen, verarbeitendes Gewerbe oder Finanzbereich, und Abteilungen wie IT, Einkauf, Recht etc. ist es schwierig, stets einen Überblick über alle Verträge und die dazugehörigen Dokumente zu behalten.
Gerade, wenn Dokumente und Vereinbarungen wie Angebote, Lieferanten-, Miet- oder Wartungsverträge (noch) in Papierform abgelegt und archiviert sind, ist die Suche nach Informationen oftmals aufwendig und zeitintensiv. Aber auch in digitalen Ordnern oder SAP-Systemen mit großem Datenbestand fehlt häufig die Übersicht. Wo liegen welche Verträge? Welche Version ist aktuell? Und welche Dokumente gehören zusammen? Im schlechtesten Fall kann es vorkommen, dass durch einen fehlenden Durchblick wichtige Vertragsfristen verpasst werden und deshalb ein wirtschaftlicher Schaden für das Unternehmen entsteht.
- 1. Richtige Preise
Der Preis sollte für beide Seiten akzeptabel sein. "Outsourcing-Experten können Ihnen helfen, die richtige Balance zwischen optimalem Preis und Auswirkungen auf die Servicequalität zu finden", rät Experton. - 2. Leistungsfähigkeit überprüfen
Anwender sollten wissen, inwieweit die Vertragsziele den Provider überfordern könnten. Besonders bei globalen Outsourcing-Vorhaben müsse sichergestellt sein, dass der geforderte Service in allen Ländern verfügbar ist. - 4. Realistische Service Level
Nur so viel wie nötig, lautet die Devise. Prägnantes Beispiel der Analysten: Braucht der Arbeitsplatz einer Empfangssekretärin wirklich 99,999 Prozent Verfügbarkeit pro Monat? - 5. Kontrollgrenzen beachten
"Vereinbaren Sie nur so viele Service Level, wie Sie realistisch überwachen können", so Experton. Sonst schleiche sich Schlendrian ein, und der Anbieter nutze die Situation womöglich aus. - 6. Auf Messbarkeit achten
Die vorgeschlagene Messmethode gilt es sorgfältig zu prüfen. - 7. Keine falschen Melkkühe
Haftungsregeln und Mangelansprüche sind laut Experton nicht dazu da, um Geld zu verdienen. Soll heißen: Man fährt besser, wenn man sich gegenseitig bei der Einhaltung der Vertragsziele unterstützt und nicht an der falschen Stelle kassieren will. - 8. Flexible Kapazitäten
Es sollten vertragliche Regelungen dafür bestehen, wenn sich die abgenommenen Mengen ändern - auch dafür, dass weniger Ressourcen benötigt werden. - 9. Richtige Referenzgespräche
"Sie wollen nicht mit den Kunden sprechen, wo alles toll ist und gut funktioniert", schreibt Experton ins Anwenderstammbuch. "Sie wollen vor allem mit den Kunden sprechen, wo die Servicequalität leidet und der Provider Schwierigkeiten hat." - 9 Tipps fürs Vertragsmanagement
Basis für Zufriedenheit sei eine echte Zusammenarbeit zwischen Anwender und Provider von Beginn an. Eine gemeinsame Bestandsaufnahme sei ebenso wichtig wie die Definition der Unternehmensziele in Bezug auf das Outsourcing. Zentral sei außerdem, dass die Anwender immer in die Prozesse involviert werden. Neun Ratschläge haben die Experten für das Vertragsmanagement parat, mit denen sich dauerhaft eine gute Servicequalität erreichen lässt. - 3.Vorsicht bei Externen
Laut Experton sollten Anwender sicherstellen, dass der Outsourcing-Dienstleister nur dann Dritte mit der Leistungserbringung beauftragt, wenn man sich von deren Leistungsfähigkeit überzeugt hat. Für diesen Fall sollten im Vertrag besondere Regelungen bei Schlechtleistung vorgesehen sein.
Der Einsatz einer modernen Vertragsmanagement-Software mit elektronischen Akten ist daher sinnvoll, da diese in erster Linie Transparenz über den Dokumentenbestand schafft. Neben dem zentralen Erfassen und revisionssicheren Speichern von Daten, Unterlagen, Formularen, E-Mails oder sonstigen "Schriftstücken" sollte ein Vertragsmanagement zudem weitere Funktionen bieten, die die Mitarbeiter bei der Verwaltung, Organisation und Analyse unterstützen sowie deren Arbeitsabläufe optimiert. Sechs dieser Funktionalitäten sind besonders hervorzuheben.
Die sechs wichtigsten Funktionen eines Vertragsmanagements
Um alltägliche Arbeitsabläufe und das Aufbereiten von Informationen zu erleichtern, sind folgende sechs Funktionen eines Vertragsmanagements von besonderer Relevanz. Dazu gehören die Integration in andere Software-Systeme und spezielle Features zum Aufbereiten, Bearbeiten und Auswerten der Daten, Verträge und Dokumente.
1. Suchen und Finden über vielfältige Recherchemöglichkeiten
Komfortabel an einem modernen Vertragsmanagement sind die diversen Optionen, per Volltextsuche nach bestimmten Informationen und Vertragsdaten zu recherchieren. Auch innerhalb von Dokumenten und Verträgen sollte die Suche ähnlich wie bei bekannten Suchmaschinen funktionieren. Hierfür werden die Dokumente und Verträge beim Import oder bei der Erstellung indiziert - ganz gleich, ob es sich um E-Mails, eFormulare, PDFs oder Scans handelt. Eine unmittelbare Verbindung von E-Mail- und SAP-Anwendung gibt dem Benutzer zudem die Möglichkeit, nach Informationen zu suchen, ohne die E-Mail-Anwendung wie MS Outlook oder IBM Lotus Notes zu verlassen. Über eine solche Verknüpfung können E-Mails auch direkt ins SAP-System übernommen und den zugehörigen Akten im Vertragsmanagement zugeordnet werden.
2. Termin- und Fristenkontrolle
Die Termin- und Fristenkontrolle innerhalb eines Vertragsmanagements erinnert zuständige Mitarbeiter per E-Mail-Benachrichtigung an endende Vertragslaufzeiten oder anstehende vertragsbezogene Aufgaben. Auch Folgeverarbeitungen wie die Neuverhandlung von auslaufenden Verträgen werden automatisiert angestoßen. So schöpft das Unternehmen mögliche Kostenvorteile aus, indem es beispielsweise teure Dienstleistungs- oder Pflegeverträge rechtzeitig beendet oder zu günstigeren Konditionen neu verhandelt.
3. Integration in das Finanz- und Rechnungswesen bezüglich der laufenden und zukünftigen Zahlungsverpflichtungen
Ein modernes Vertragsmanagement zeichnet sich durch eine nahtlose Anbindung an andere ERP-Systeme aus, die im Unternehmen genutzt werden. Eine vollständige Integration in SAP-Systeme ermöglicht Anwendern den schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Daten und ist von der Grundkonzeption schnittstellenfrei. Durch die tiefe Prozessintegration kann ein solches Vertragsmanagement etwa mit den SAP-Standardmodulen zum Finanzwesen, Controlling, Vertrieb und Einkauf etc. prozessmäßig verbunden und aus jeder SAP-Funktion heraus aufgerufen werden.
Verträge und Dokumente werden so nicht nur für sich allein gemanagt, sondern im Zusammenhang mit Vorgangs-, Vertrags-, Kosten- und Buchungszusammenhängen etc. konsistent und transparent abgebildet. Rechnungs- und Zahlungspläne können automatisch Bestellungen und Kontrakte des SAP-Standards erstellen und auslösen, wie auch echte FI-FI-AA/CO-Buchungen im SAP-System vorbereiten beziehungsweise erzeugen. Finanzberichte, Sollstellungen, Zahlungsverpflichtungen, einkaufsbezogene Budgetierungen zukünftiger Geschäftsjahre, Erfordernisse des Sarbanes-Oxley Acts, Basel II/III und nationaler Gesetzgebungen - alles wird wirtschaftsprüfungssicher aufbereitet. Besonders kundenorientiert ist ein Vertragsmanagement überdies, wenn der Anwender zwischen der SAP-Oberfläche und einer weiteren Benutzeroberfläche, etwa einer anwenderfreundlichen Web-Oberfläche, wählen kann.