4. Integration in die natürliche Arbeitsumgebung eines Büroarbeitsplatzes
Viele Unternehmen nutzen heute verschiedene Microsoft-Anwendungen, zum Beispiel das Office-Paket. Deshalb ist häufig die Verknüpfung des SAP-integrierten Vertragsmanagements mit Microsoft-Office-Anwendungen gefragt. Das bringt dann Vorteile, wenn eine schnelle Ablage von Office-Dateien im Vertragsmanagement aus jeder beliebigen Office-Anwendung heraus möglich ist. Auch im Windows Explorer abgelegte Dateien sollten sich unkompliziert in den gewünschten Ordner der elektronischen Vertragsakte verschieben lassen. Sofern MS SharePoint genutzt wird, wäre auch hier eine Anbindung sinnvoll, um das Suchen und Anzeigen von Dokumenten und Daten direkt aus SharePoint heraus zuzulassen.
5. Automatisierte Dokumenten- und Vertragserstellung
Bestimmte Aufgaben wiederholen sich innerhalb eines Unternehmens - so etwa das Erstellen von Verträgen oder das Versenden standardisierter E-Mails rund um Vereinbarungen. Eine automatisierte Dokumenten- und Vertragserstellung, die in ein Vertragsmanagement integriert ist, erleichtert solche Vorgehen, indem Verträge und andere "Schriftstücke" wie E-Mails automatisch generiert werden. Eingefügte Platzhaltern lassen ein automatisches Ausfüllen zu. Durch diese Praxis treten weniger Fehler auf und das aufwendige Neuanlegen oder Überarbeiten von bereits bestehenden Dokumenten entfällt.
6. Mobile und Offline Nutzung
Ein modernes Vertragsmanagement sollte mobil sein. Mobile Lösungen bringen Inhalte aus dem in SAP-Systeme integrierten Vertragsmanagement in Echtzeit auf Smartphones und Tablet-PCs. Geschäftsprozesse, die auf SAP-Systemen basieren, können so zu jeder Zeit an jedem Ort - natürlich nur unter Berücksichtigung höchster Sicherheitsanforderungen - bearbeitet werden. Von Vorteil ist es außerdem, wenn die im Vertragsmanagement abgelegten Dokumente auch offline verfügbar sind. Bei der Haltung von Daten und Dokumenten auf mobilen Endgeräten gewährleisten Zertifikate, ein verschlüsselter Zugang und ein sogenannter 'Secure Container' höchste Sicherheit. So kann der Anwender unabhängig von der Netzverfügbarkeit auf Informationen und Dokumente zugreifen, zum Beispiel beim Kundentermin, in Sitzungen, im Außendienst oder im Flugzeug.
Anwendungsbeispiele
Das Universitätsklinikum Dresden nutzt in allen Geschäftsbereichen ein zentrales Vertragsmanagement für sämtliche abgeschlossenen Verträge zum Beispiel mit Dienstleistern, Lieferanten oder Service Providern, um die Geschäftsprozesse zu optimieren und den Überblick über die stetig anwachsenden Vertragsbeziehungen nicht zur verlieren. Rund 400 Anwender in unterschiedlichen Abteilungen wie im Rechtsbereich, im Einkauf, der Medizin- und Gebäudetechnik, im Rechenzentrum, der Aus- und Weiterbildung etc. arbeiten mit einer modernen Software. Sie greifen aus ihrer jeweiligen Transaktion auf die Dokumente und Vertragsdaten zu - die Einkaufsabteilung also aus der Bestellung im SAP MM-Modul für Materialwirtschaft, die Finanzbuchhaltung aus dem SAP Finanzwesen (FI)-Beleg, das Facility Management aus dem Instandhaltungsauftrag des SAP PM-Moduls usw. Von besonderem Wert ist für das Klinikum die umfassende Termin- und Fristenüberwachungsfunktion.
Auch die Öffentliche Versicherung Braunschweig, ein Allspartenversicherer, setzt in mehr als 15 Fachabteilungen eine Vertragsmanagement-Software ein und verwaltet damit inzwischen zirka 2500 Verträge (wie Dienstleistungsvereinbarungen, Rückversicherungen und Bescheinigungen für die Auftragsdatenverarbeitung). Die Software organisiert zentral und revisionssicher alle Vertragsbeziehungen mit Dritten wie Zulieferern oder externen Dienstleistern. Dank der nahtlosen Integration in die genutzten SAP-Systeme können berechtigte Anwender direkt und zeitgleich auf die Vertragsdaten zugreifen und ein Wechsel zwischen den Systemen entfällt. Zudem schätzen die Anwender auch die umfangreichen Recherche-, Auswertungs- und Erinnerungsfunktionen.
Fazit
Insgesamt lässt sich festhalten, dass ein modernes Vertragsmanagement einem Unternehmen diverse Vorteile bringt. Es legt zentral und revisionssicher Verträge und dazugehörige Dokumente in verschiedenen Formaten ab, schafft dadurch Transparenz, steigert die Effizienz beim Erfüllen vertragsrelevanter Aufgaben und erhöht die Planungs- und Steuerungsfähigkeit. In der Summe führt dies zu deutlichen finanziellen, personellen und materiellen Einsparungspotenzialen.