Gab es einst noch Diskussionen darüber, ob der EDV-Leiter einen Bildschirm auf seinem Schreibtisch haben und ihn auch bedienen dürfe, so sind heute schon einige Vorstandsetagen mit einem Sichtgerät ausgerüstet. Götz Mosig* weist auf Planungsfehler hin und gibt Tips, wie sie zu vermeiden sind.
Mittlerweile bemühen sich einige EDV-Teams, teils schlecht ausgebildet und mies motiviert, um eine humanere Arbeitswelt. Dabei gibt es so ziemlich keinen Fehler, den man bei irgendeinem Projekt nicht doch begehen kann.
1. Fehler: Bildschirmflut
Ein TP-Projekt umfaßt 600 Dialogprogramme mit rund 40 potentiellen Benutzern. Wie viele Bildschirme werden benötigt, wenn
- einige Abteilungsleiter keinen wollen,
- für Sachbearbeiter der Bildschirm zum Prestige gehört,
- zeitweise 15 Berater und EDV-Koordinatoren testen,
- die Stammdatenerfassung für einige Dateien bis zu 12 Monate beträgt,
- 40 Benutzer ein rigoroses Terminal-Training benötigen,
- die Projektdokumentation über den Rechner erfolgt,
- ein neues EDV-Schlüsselsystem viele Rückfragen erfordert?
Fazit: Schrittweise müssen Bildschirm-Arbeitsplätze dort wieder reduziert werden, wo sie ökonomisch und sozial nicht gerechtfertigt sind.
2. Fehler: Falsche Bildschirme
Man beginnt zumeist mit dem Bildschirm des Herstellers, der auch die CPU geliefert hat, um dann alsbald zu erkennen, daß
- der Bildschirm zu teuer ist (um 6500 Mark),
- der Marktpreis bei etwa 2500 Mark liegt,
- Funktionen und Komfort fehlen,
- Design, Ergonomie oder Farbe schlecht sind,
- die Dialog-Software unausgegoren ist,
- Arbeitsplatz und Bildschirm nicht integriert sind.
Häufige Fehler sind zum Beispiel Wechsel von deutscher auf US-Tastatur, zu wenige oder zu viele Funktionstasten, so daß nach dem Urlaub lange im Handbuch nachgelesen werden muß, der Einsatz eines Bildschirmes dort, wo ein BDE-Gerät oder ein MDE-Gerät angebracht wären oder die fehlende Tastatur-Kompatibilität zwischen Mainframe-Bildschirmen und Mikrocomputer-Arbeitsplätzen.
Fazit: Standard-Tastaturen nach DIN soweit wie möglich mit allmählichem Abbau der teuren Bildschirme durch
- Datentelefone,
- mobile Datenerfassungsgeräte (MDE),
- Betriebsdatenerfassungsgeräte (BDE),
- Computer-Handshaking.
3. Fehler: Falsche Abläufe
Erfolgreiche EDV-Projekte müssen schnell eingeführt werden, wenn Kosten, Termine und Qualität stimmen sollen. Dies hat zur Folge, daß zumeist für die Aufbauorganisation der 60er Jahre und die Ablauforganisation der 80er Jahre Projekte realisiert werden, die in den 80er Jahren abgeschrieben werden sollen. Es wird zumeist der Status quo programmiert.
Beispiel Materialwirtschaft: Für den Service-Außendienst werden Auskunftsplätze mit Bildschirm eingerichtet, an die der Techniker seine telefonischen Anfragen richtet oder Bestellungen aufgibt. Die hohe Anzahl der Bildschirme und deren Belastung ergibt sich daraus, daß die Techniker im Felde mit völlig überalterten Katalogen arbeiten, zwischen mehreren Schlüsseln, Katalogausgaben und -nachträgen und handschriftlichen Notizen zu blättern haben und Zahlendreher über das Telefon und bei der manuellen Eingabe vorkommen. Eine erste Lösung bringt hier ein verbessertes Katalogwesen. Die optimale Ablauforganisation besteht aber aus mobilen Erfassungsgeräten mit Akustikkopplern beim Servicetechniker. Der Katalog enthält die Beschreibung des Ersatzteiles sowie den Bar-Code, der über den Lichtstift eingelesen wird. Das MDE-Gerät meldet zurück, ob das Teil vorhanden ist. Der Techniker bestellt mit Menge, Liefertermin, Kunden und Versandart. Die Bildschirme für die manuelle Auskunft entfallen, ebenfalls für die Auftragserfassung.
Fazit: In einer zweiten Rationalisierungswelle wird nach den Fachabteilungen die EDV-Organisation selber erfaßt. Mensch-Computer-Systeme werden teilweise durch Computer-Computer-Systeme abgelöst werden.
4. Fehler: Falsche Bediener
Aus den falschen Abläufen ergibt sich ein Großteil der falschen Bediener. Nicht der Innendienst, sondern der Außendienst muß die Anfragen, Bestellungen oder Auftrage spezifizieren und eingeben, denn erst diese Rückkopplung vor Ort erbringt den gewünschten Erfolg hinsichtlich Genauigkeit und Schnelligkeit.
Beispiel Außendienst-Steuerung: Der Außendienst plant seine Touren, wird gelegentlich zu Berichten einbestellt und über diverse Statistiken überwacht. Von Steuerung kann da nicht viel die Rede sein. Entsprechend unscharf sind auch die Ein- und Ausgaben. Ein Zeitverzug von einer Woche wird als systembedingt hingenommen.
Fazit: Abschaffung der Berichtsformulare und Bildschirme im Innendienst und Dezentralisierung der Ein- und Ausgabe über tragbare Terminals beim Außendienst-Mann.
5. Fehler: Falsche Hardware
Die Bildschirmflut zementierte die hergebrachte Aufbau- und Ablauforganisation zu 60 bis 80 Prozent und brachte teilweise falsche Bediener in die Dialogsysteme, nämlich dort, wo der Dialog gar nicht lebenswichtig ist. Der Innendienst wurde mit klotzigen Bildschirm-Terminals und wuchtigen Schreibtischen ausgerüstet, und Spötter nannten dies dann auch noch "office of the future".
Inzwischen ist die Hardware-Entwicklung einen anderen Weg gegangen, der stichpunktartig etwa so beschrieben werden kann:
- Bildschirm-Dauerarbeitsplätze werden geringer und würden ein Bildschirm-Terminal rechtfertigen.
- Bildschirme können kostengünstig aufgerüstet werden zu kompletten autonomen Mikrocomputersystemen, die untereinander kommunizieren. Erfassungs- und Auskunftsaufwand wird dadurch drastisch reduziert.
- Mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) erlauben eine sehr kostengünstige Variante zum Bildschirm und zum Betriebsdatenerfassungsgerät (etwa 2000 zu 7000 Mark).
- Computer-Computer-Kommunikation wird die Eingaben und Ausgaben bei Kunden und Lieferanten senken helfen, wobei die Ablage elektronisch und über COM erfolgen kann.
- Der Bedienungsaufwand (Systemstart, Datensicherung, Wiederanlauf) wird in der Anfangsphase steigen und später auch noch reduziert werden (programmierter Operator, Fernbedienung).
Fazit: Die Datenströme und Transaktionen müssen in einem dynamischen Unternehmensmodell neu organisiert werden, wobei kostengünstige Standard-Hardware und -Software schnell eingesetzt werden sollte, um zukunftsweisende Projekte realisieren zu können.
6. Fehler: Fehlende Manöverkritik
Die meisten EDV-Organisationen und Fachabteilungen stellen erstmalig auf Datenbanken, Dialog und Bildschirme um. Nur wenige Sachbearbeiter oder Abteilungsleiter sind ausgesprochene Bildschirm-Füchse. Jeder macht seine eigenen Fehler und vertuscht sie durch betretenes Schweigen oder Schlagworte.
Fazit: Viel ist von offener Manöverkritik, mit einem Schuß Selbstironie oder von Pilotprojekten zur Einübung der Benutzermitwirkung und von Null-Versionen, die nach einigen Monaten durch eine allgemein akzeptierte, optimalere Version abgelöst werden, zu halten.
*Götz Mosig, Software Engineering, Dosenheim.