Oft werden Schwachstellen und Gefahren im Unternehmen zu spät oder gar nicht bemerkt. Häufigste Ursache: Die Kommunikation im Unternehmen funktioniert nicht, die Mitarbeiter berichten nicht genügend "nach oben". Was Chefs tun können, um einen reibungslosen Informationsfluß im Unternehmen zu gewährleisten, versucht Josef Schmidt* aufzuzeigen.
Die Mitarbeiter werden nur dann über Schwachstellen und Gefahren berichten, wenn die organisatorischen Voraussetzungen dafür gegeben sind und wenn sie erleben, daß ihre Berichte wirklich zu Entscheidungen herangezogen werden. Dazu muß das Unternehmen über ein funktionierendes Kommunikationssystem verfügen. In jedem Betrieb sollte es deshalb feste Vereinbarungen über Form und Inhalt einer regelmäßigen "Schwachstellenanalyse" geben.
Die Schwachstellenanalyse in der Praxis
Aus Schwachstellen Stärken zu machen, muß ein ständiger Prozeß im Unternehmen sein. Dazu wird ein Instrument benötigt, mit dessen Hilfe Probleme artikuliert und Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt werden können. Geeignetes Mittel dazu ist die Kombination aus Schwachstellenanalyse und Innovationsbericht.
Auf einem vorbereiteten Formular beschreiben die Mitarbeiter bei der Schwachstellenanalyse detailliert die Mängel und Störfaktoren in ihrem Aufgabenbereich. Diese werden dabei quantifiziert nach Zeit, Kosten und Wohlbefinden. Das Formular ist so aufgebaut, daß die Mitarbeiter die Beschreibung der Schwachstellen mit entscheidungsreifen Lösungsvorschlägen verbinden.
Ein solcher Bericht könnte in der Praxis beispielsweise so beginnen: "In meinem Aufgabenbereich stört mich folgende Schwachstelle: Das Textsystem in meiner Abteilung ist nicht mit der zentalen EDV verbunden, so daß die hier erstellten Texte für den Druck nochmals erfaßt werden müssen." Es folgen die Konsequenzen in bezug auf Kosten, Zeit und Wohlbefinden. Anschließend formuliert der Mitarbeiter seine Vorschläge zur Lösung des Problems.
Regelmäßige Innovationsbesprechungen
Mit ihren Berichten schaffen die Mitarbeiter die Grundlage für regelmäßige, vorbereitete "Innovationsbesprechungen", in denen der Vorgesetzte die ihm vorliegenden Schwachstellenanalysen den zuständigen Mitarbeitern vorträgt und mit ihnen über die Lösungsvorschläge diskutiert. Auf der Grundlage dieses Gespräches wird der Vorgesetzte dann seine Entscheidung treffen. Jeder Teilnehmer erhält anschließend ein Protokoll über die in der Innovationsbesprechung getroffenen Entscheidungen.
Vorteile für Mitarbeiter und Führungskräfte
Je früher die Firmenleitung Schwachstellen und Gefahren im Unternehmen erkennt, desto schneller und sicherer können sie beseitigt werden. Deshalb kann das System von Schwachstellenanalyse und Innovationsbericht nur dann erfolgreich sein, wenn es als feste Einrichtung institutionalisiert und regelmäßig durchgeführt wird.
Die Miteinbeziehung aller Mitarbeiter im Innen- wie im Außendienst in eine permanente Schwachstellenanalyse und Innovationsplanung bringt allen im Unternehmen Vorteile: Die Firmenleitung kann sich besser in die konkreten Probleme im Betrieb hineinversetzen und schnell und sicher Entscheidungen treffen. Darüber hinaus bekommt sie eine Reihe von verwertbaren Verbesserungsvorschlägen. Denn jeder engagierte Mitarbeiter ist an seinem Arbeitsplatz der wirklich Kompetente für eine Verbesserung.
Der Mitarbeiter erhält die Chance, mit konkreten Lösungsmöglichkeiten sein Können und seine Leistungen transparent zu machen. Er hat die Möglichkeit, Störfaktoren, die ihn in seiner Erfolgsfähigkeit behindern, selbständig zu beseitigen und Verbesserungen einzufahren. Damit leistet dieses System auch einen wichtigen Beitrag zur Mitbestimmung und Mitgestaltung am Arbeitsplatz.