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IBM 34 in der Druckbranche:

Schritt für Schritt den Tücken auf der Spur

16.04.1981

SPEYER (pi) - "Der plötzliche, totale Einstieg in die EDV kann nur mit einer ebenso totalen Ernüchterung enden", warnte Gerold Mack, Geschäftsführer der Klambt-Druck GmbH in Speyer. Dennoch scheute er gerade vor dieser Herausforderung nicht zurück und integrierte als einer der ersten Anwender IBMs System /34 in die Verwaltung seines 530-Mann-Betriebes.

"Das ist doch bei allen elektronisch gesteuerten Anlagen so", erinnert sich Gerold Mack, "es dauert immer eine Weile, bis Programm und Anlage soweit auf ihre Tücken überprüft sind, daß sie fehlerlos laufen. Das ist keine Spezialität der Datenverarbeitung. Man muß hier nur etwas mehr Geduld haben, bis das Programm all seine Unebenheiten ausgetobt hat." Und Rudolf Denk setzt nach: "Da hilft nur eins: Schrittweise Einführung der EDV."

Mit großen Schritten bewältigte die Klambt-Druckerei in Speyer die Integration ihres Ende 1978 installierten IBM Systems /34. Denn entgegen seinem eigenen Ratschlag, Stück für Stück auf die Maschine zu laden, lastete der neue EDV-Chef sich selbst und der Maschine gleich zu Anfang eine Menge Arbeit auf. "Erst Tagesarbeitszettel und Betriebsabrechnung, dann Materialwirtschaft und Finanzbuchhaltung", empfiehlt er heute seinen DV-willigen Druckkollegen. Er schrieb rund achtzig Programme noch selbst, weil das IBM Paket für die Materialwirtschaft den spezifischen Druckereianforderungen nicht genügte.

"Das würde ich heute nicht mehr machen", erinnert sich Denk an eine Zeit, in der er manche Nacht bis zwei Uhr morgens programmierte. "Aber es hat auch Spaß gemacht." Das Progrmmierfieber hatte den frischgebackenen EDV-Chef gepackt. Heute ist seine "Materialwirtschaft so ausgereift, daß er sie seinen Druckkollegen zum Kauf anbietet".

Begonnen hatte alles vor mehr als zehn Jahren, als die erste Rationalisierungswelle die heute 60-Mann starke Verwaltung der Speyer-Druckerei erreichte. Sehr aufwendig ist in der Druck-Branche die Lohnabrechnung. Damals hatte der Klambt-Verlag, Schwesterunternehmen des Druckbetriebes, eine IBM /360-20 mit RPG als Programmiersprache installiert. "Es bot sich an, daß wir erst einmal die Lohndaten ein wenig automatisierten", erläutert Denk die ersten Anfänge. Er selbst wurde 1970 zum ersten Male mit der EDV konfrontiert. "Ich war damals in die Finanzbuchhaltung gekommen." Über eine Programmierte Unterweisung (PU) und einem Lehrgang in Sachen RPG stimmte sich der gelernte Großhandelskaufmann Denk in die EDV-Technik ein. In Zusammenarbeit mit dem EDV-Chef des Verlages bastelte Denk in den frühen siebziger Jahren so manches Listprogramm.

Auf die Dauer unhaltbar

"Das war für mich natürlich schwer", erläuterte Denk die Anfänge, "ich hatte ja niemanden im Hause der sich mit RPG oder überhaupt mit Programmierung auskannte." So war der junge Denk "für die vielen Tips" des EDV-Chefs sehr dankbar. "Und dann kam der Einschnitt 1973, als wir beschlossen, das Lohnpaket weiter auszubauen." Noch ganz dem Zeitalter der Stapelverarbeitung verhaftet, mußte Denk bald feststellen, daß die Druckereiarbeiten des Verlagsrechners immer erst "abends oder am Wochenende" gemacht wurden. Auf Dauer ein unhaltbarer Zustand ...."

"Unser Boß hatte von Anfang an ein Plus. Er war positiv zur Datenverarbeitung eingestellt." Und so fiel eines Tages die Entscheidung. Die Klambt-Druckerei sollte ihren eigenen Computer erhalten. Mit IBM, die gerade ihr neues System /34 vorgestellt hatte, wurde der Druckbetrieb bald einig. Ende 1978 wurde die gemietete Maschine installiert.

"So schnell waren wir noch nie", schwärmt heute EDV-Chef Rudolf Denk, "nach einem halben Jahr" alles vorüber. Der Rechner bringt dem Betrieb Dienstleistungen, die ohne Computer unbezahlbar wären. Der Rechner selbst wurde bisher nie zum Problem.

Herzstück der zum kleinen Informationssystem ausgebauten Computerorganisation ist der Tagesarbeitszettel, ein wichtiger Informationsträger in einem Druckbetrieb. Ihm entnimmt nicht nur das Lohnbüro seine Daten, sondern auch die Betriebsabrechnung zehrt von den Informationen, die allabendlich Setzer und Drucker auf dem Arbeitszettel vermerken. Morgens werden die Zettel über ein Tandem-Datenerfassungssystem IBM 3742 auf Diskette gespeichert und dann anschließend dem Computer einverleibt. "Bereits am Erfassungsplatz überprüfen wir die Plausibilität der eingegebenen Daten", berichtet Denk. Früher - als der Betrieb noch mit Markierungsbelegen arbeitete - waren täglich bis zu 50 Remittenden aufgetreten, heute sind es nur noch zehn bis 15 Tagesarbeitszettel, die Fehler ausweisen. Die Kombination von Lohn- und Leistung ließ sich damals kaum kontrollieren, viele Mitarbeiter mußten pro Tag mehrere Markierungsbelege ausfüllen, weil einer zumeist nicht reichte, wenn an mehreren Aufträgen gearbeitet wurde. Urlaubstage mußten sogar im voraus "markiert" werden.

"Ohne diese Daten, die wir dem Arbeitszettel entnehmen, wäre bei uns die Nachkalkulation kaum noch denkbar." Monatsleistungsbogen, Kostenträgerstatistik, Ausgangsstatistik - all das entnimmt heute der Computer weitgehend dem A4-großen Arbeitszettel. "Und das mit nur einmaliger Erfassung", verweist Mack auf den entscheidenden Clou des Arbeitszettels, der so viele Informationen "in Umlauf bringt".

"Spätestens am vierten Arbeitstag des Folgemonats haben wir nicht nur die komplette Lohnabrechnung fertig inklusive Brutto-Netto, sämtlicher Krankenkassen und mit allem, was Sie sich vorstellen können. Auch die Finanzbuchhaltung ist komplett, die Materialabrechnung liegt vor, ebenso der vorläufige Abschluß für die Betriebsabrechnung. Früher haben wir bis Mitte des Monats darauf gewartet.

Nicht nur innerbetrieblich brachte der Computer im Verein mit der Denk-Leistung des EDV-Chefs dem Betrieb neue Segnungen. "Jetzt kann ich meine Lage im Wettbewerb exakter beurteilen", freut sich Klambt-Boß Gerold Mack. "Zwar macht der Markt die Preise und nicht die Kalkulation aber ich kann jetzt besser erkennen wie ich bei meinen Kosten mit den Preisen, die der Markt zuläßt, zurecht komme. Und dies kann ich sehr kurzfristig feststellen."

Vier Bildschirme hängen heute an dem System. Materialwirtschaft, Programmierung, Finanzbuchhaltung und System. "Wenn wir im April in den Neubau umziehen, werden wir noch zwei weitere Bildschirme anschließen." Einer kommt in die Lohnbuchhaltung, der andere geht in die Betriebsabrechnung.

Rund 120 bis 150 Anfragen kommen allein allmonatlich von den Sachbearbeitern auf die Betriebsabrechnung zu, in denen der Auftragsstatus ermittelt werden soll. Hier wird der Dialog-Bildschirm den Betriebsabrechnern Erleichterung bringen. "Wir haben zwar schon jetzt eine Liste, aus der der Sachbearbeiter ersehen kann wieviel Eigen- und Fremdleistung sowie Material bis dahin aufgewandt wurden, doch das sagt ihm wenig. Er weiß kaum, wie sich diese Zahlen zusammensetzen."

Wenn der Bildschirm kommt und mit ihm das entsprechende Anwendungsprogramm von IBM "tippt die Betriebsabrechnung lediglich die Auftragsnummer ein, und dann kann sie regelrecht in dem Auftrag herumblättern". Mit der Bildschirmerweiterung soll auch die Hardware aufgestockt werden. Der Hauptspeicher wird auf (...) KB verdoppelt. Die Plattenkapazität bleibt bei 128 MB. Alles deutliche Zeichen für die weitere Integration des Computers in den Betrieb. "Je größer die Aussageforderung wird um so lohnender scheint mir der EDV-Einsatz zu sein", resümiert Mack seine Erwartungen an die Maschine. "Mit der Betriebsgröße wächst das Supplement an Material, Hilfs- und Betriebsstoffen. Und dies war für unser Haus ein spezielles Problem."

So ist allein die Papier-Vorratshaltung ein enormer Kostenfaktor bei dem man "eine hohe Zahl von verschiedenen Papiersorten, Formaten etc. berücksichtigen muß. Hier hält man sich einen Mindestbestand, der sich nach den Nachliefermöglichkeiten und dem Bedarf richtet. Kommt nun eine Anfrage, dann hat man das Papier im Haus. Okay. Das Papier wird reserviert, sobald die Anfrage zum Tragen kommt. Dann muß Papier nachbestellt werden, um den bestehenden Vorrat zu halten. Und diese vollzieht sich bei vielen sehr unterschiedlichen Materialien. Wolle man das alles manuell mitvollziehen, erfordert das ungemein viel Aufwand."

Was tat Geschäftsführer Mack? "Ein Computerprogramm, das unseren Ansprüchen genügte, gab es nicht".

Also schrieb EDV-Chef RudoIf Denk seine rund 80 Programme. Hat es sich gelohnt? "Einmal durchgestanden: Ja! Wollten wir dasselbe manuell registrieren, also nicht über EDV abwickeln, hatten wir mindestens zwei weitere Mitarbeiter benötigt. Und diese beiden Mitarbeiter hätten mehr gekostet als das Programm."

Gleichzeitig warnt aber auch Gerold Mack seine Kollegen, die meinen, daß sie mit der Installation eines Computers ihren Personalbestand um fünf Mitarbeiter reduzieren könnten. "Es soll keiner glauben, daß er hier ´nen Groschen für EDV ausgeben und dafür an anderer Stelle sofort zwei Groschen wieder einnimmt. So einfach ist es nicht!"

Es hat sich ausgezahlt

Indes - für die Klambt-Druckerei hat sich das System /34 von IBM ausgezahlt. "Ich bekomme viel mehr Informationen, ich habe sie schneller und sicherer, wenn ich mein Programm richtig organisiert habe. Und ich kann eine wachsende Datenmenge ohne zusätzlichen Aufwand verkraften. Und das darf man ja nicht übersehen: Die effektive Arbeitszeit ist in den letzten Jahren gesunken. Gleichzeitig verlangen wir aber nach immer mehr Informationen und Ergebnissen. Dies läßt sich nur lösen durch zusätzliches Personal. Oder durch eine schnellere Technik." Gerold Mack scheut sich nicht, das Arbeitsplatz-Tabu zu brechen: Computer statt rapide steigendem Personalzuwachs.

"Bei uns ist durch den Computer kein einziger Arbeitsplatz verlorengegangen", pflichtet Rudolf Denk bei. Gab es denn Reibungsverluste bei der Einführung des Systems?

"Natürlich ist das für die Mitarbeiter ein Problem, wenn sie das erste Mal einem Bildschirm gegenüber sitzen. Das Vertrautwerden mit dem Gerät, die Einarbeitung - all das erfordert Geduld. Keiner traute sich so richtig an die Tasten. Aber ist das nicht normal? Keiner hat sich gegen den Computer gestellt. Keiner hat gegengearbeitet."

Vielmehr wird er heute als ein ganz selbstverständlicher Bestandteil des Arbeitsplatzes verstanden.

Die Software für Lohnabrechnung, Betriebsabrechnung, Finanzbuchhaltung hat die Klambt-Druckerei von IBM übernommen. "Lohn- und Betriebsabrechnung: Ausgezeichnet", kommentiert Denk, "Finanzbuchhaltung, die wir als einer der ersten Anwender übernommen haben, zeigte anfänglich noch einige Unebenheiten. Nach deren Bereinigung wurden unsere Erwartungen erfüllt."

Wartung mit hoher Punktzahl

Und zum technischen Kundendienst: "Bei den IBM-Umfragen über Kundenzufriedenheit haben wir der Wartung mit die höchste Punktzahl gegeben."

Klambt-Chef Mack und seinem EDV-Leiter Denk ist die Integration des neuen Informationsmediums in den Betrieb geglückt. Auf dieser Basis werden sie sukzessive ihr System weiter ausbauen. Ist der Computer nur etwa für Profis? Muß ein EDV-Einsteiger unbedingt programmieren können? Dazu der frühere Großhandelskaufmann Denk: "EDV-Neulinge ohne Programmierkenntnisse sollten zum Beispiel nur Software-Produkte einsetzen, die in der Praxis erprobt sind. Dann sind nämlich nahezu alle Fehler eliminiert." Es geht also auch ohne Programmierwissen, doch besser ist es schon, wenn man über einige Grundkenntnisse verfügt.