Für viele Anbieter scheinen die Themen "Bürokommunikation" und "Dokumentenverwaltung" prinzipiell gelöst zu sein. Jeder Anwender, der sich praktisch mit diesem Aufgabenkomplex auseinandersetzen muß, weiß jedoch, daß die heutigen BK-Systeme in der Regel nur einige Basiswerkzeuge bereitstellen, tatsächlich aber die Anforderungen einer Organisation nur unzureichend erfüllen können.
Da bei der Konzeption einer Lösung für die Schriftgutverwaltung meistens verschiedene mögliche Varianten existieren, ist es erforderlich, die konkurrierenden technischen und organisatorischen Alternativen zu bewerten. Als geeignetes Hilfsmittel zur Bewertung unterschiedlicher Varianten bei der informationstechnischen Unterstützung hat sich nicht nur im Rahmen der Schriftgutverwaltung die Haupterfolgsfaktoren-Analyse bewährt.
Ein Erfolgsfaktor bei der Schriftguterstellung und -verwaltung kann beispielsweise die Sicherstellung der Informationsqualität, bei der Bearbeitung sein, das heißt die Gewährleistung von Termintreue, Vollständigkeit und Aktualität.
Die Verringerung der vorhandenen manuell betreuten Listen sowie Karteien, und die Abgrenzbarkeit von Akteninhalten sind weitere mögliche Erfolgsfaktoren. Abhängig von der Bedeutung und Priorisierung dieser Kriterien in einer Organisation, kann die informationstechnische Lösung entsprechend aufgebaut werden.
Zunächst muß das funktionale Zusammenwirken der verschiedenen Stellen einer Organisation im Rahmen der Dokumentenerstellung und -verwaltung analysiert werden. Auf der Grundlage dieser Untersuchung ist es möglich, einzelne Aufgabenfelder abzugrenzen, beispielsweise die Bereiche Schriftguterstellung, Sekretariatsdienste, Sachbearbeitung, Registratur, Archivierung und Dokumentation.
Die Interaktionen und Zusammenhänge zwischen diesen Bereichen sind anschließend im Rahmen eines funktionalen Modells zu beschreiben.
Organisationsspezifisch ist des weiteren zu untersuchen, wie die Koexistenz zwischen elektronischen und physischen Informationsträgern gestaltet werden muß. Probleme kann auch die Entscheidung bereiten, in welcher Form diejenigen Dokumente, die im Rahmen der Bürokommunikation erzeugt wurden und somit elektronisch vorliegen, in eine systematische und geordnete Archivierung eingebunden werden können. Eine rein organisatorische Fragestellung, die nichts mit Technik zu tun hat und häufig bei Ad-hoc-Beschaffungen verdrängt wird, ist die Integration der Verfahren zur Registratur und Archivierung in die organisationsspezifischen Ablaufstrukturen. So muß geklärt werden, in welchem Umfang die Mitarbeiter direkt vom Arbeitsplatz-System aus auf die Registraturund Archivierungsfunktionen zugreifen können.
In der Regel muß man sowohl die Ablauf- als auch die Aufbauorganisation in Frage stellen, wenn Registraturfunktionen am Arbeitsplatz verfügbar werden und damit die zentrale Registratur einen Großteil ihrer Aufgaben verliert.
E-Mail erfordert Kontrollmechanismus
Aufgabe eines funktionalen Konzeptes ist es ferner, die unterschiedlichen Informationsobjekte und -strukturen zu beschreiben. Eine wesentlich Fragestellungen lautet auch, ob Nachrichten, die elektronisch eingehen, erst ausgedruckt und abgezeichnet werden müssen, damit sie Eingang in den üblichen Geschäftsvorgang finden. Darüber hinaus muß darauf eingegangen werden, mit welchen von den Mitarbeitern akzeptierten Kontrollmechanismen bei einem Dokumentenaustausch per Electronic Mail ein möglicher Mißbrauch, der sich durch das automatische Überspringen der Stelle "Posteingang" ergibt, verhindert werden kann. Neue informationstechnische Konzepte und Lösungen, wie beispielsweise der elektronische Austausch von Geschäftsdaten (EDI), stoßen sehr schnell an die Grenzen der Praktikabilität, wenn das organisatorische Umfeld unberücksichtigt bleibt. So ist ein durchgängiger elektronischer Austausch von Rechnungs- und Buchhaltungsdaten für die meisten Organisationen kaum möglich, da Dritte direkt in die eigenen Systeme einwirken könnten und eine elektronische Abzeichnung einer Rechnung ohne einen papierbezogenen Beleg für viele Organisatoren undenkbar ist und teilweise auch zu rechtlichen Problemen führt. Dieses Beispiel verdeutlicht auch, daß die Schriftgutverwaltung weit über den Bereich der Bürokommunikation hinausgeht und eine umfassende organisatorische wie technische Konzeption erforderlich ist.
Dokumentenzuordnung zu mehreren Vorgängen
Bei der Behandlung der Informationsobjekte müssen Abhängigkeiten und vorgegebene Strukturen berücksichtigt werden, beispielsweise die Zusammenfassung von Einzeldokumenten in einer Akte oder einem Vorgang. Eine wichtige Anforderung, die von den meisten BK-Systemen nicht unterstützt wird, ist die Mehrfachablage eines Objektes beziehungsweise die Zuordnung eines einzelnen Dokumentes zu mehreren Vorgängen.
Ein wesentlicher Schwerpunkt im Rahmen der Konzeption einer informationstechnischen Lösung für die Schriftgutverwaltung ist die Ordnungssystematik, nach der sich die Registratur physischer und elektronischer Informationsträger ausrichtet. Zunächst muß erhoben werden, wie die generelle Ordnungsstruktur aussieht, das heißt, ob eine Archivierung gemäß Aktenplan erfolgt oder ob die Informationen vorgangsorientiert abgelegt werden. Auf dieser organisationsspezifischen Grundlage lassen sich technische und organisatorische Alternativen erarbeiten und bewerten. Bei der Evaluierung müssen neben den Anforderungen der Nutzer auch die Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnik berücksichtigt werden.
Aufwendige Definition von Registraturmerkmalen
Ein bedeutender Faktor für den Erfolg eines derartigen Projektes ist es, daß die bestehende Ordnungssystematik, die man zur Organisation papier- oder mikrofilmgebundener Archive einsetzt, nicht einfach in Frage gestellt, sondern daß das zukünftige Ordnungssystem auf Basis des bestehenden "evolutionär" entwickelt wird. Ebenso kommt es auf die Definition der Registraturmerkmale an. Diese Aufgabe ist zumeist mit einem verbunden. Die sorgfältige Festlegung der Merkmale gilt bei der praktischen Umsetzung als Basis für die Effektivität der Retrieval-Funktionen. Ein Beispiel für eine Ordnungssystematik, die aus einem Aktenzeichen entwickelt wurde und über die bestehenden Merkmale hinaus auch dokumentenorientierte Informationen erfaßt, ist in der Abbildung dargestellt.
Das Aktenzeichen, das den Vorgang identifiziert, besteht in diesem Beispiel aus der Organisationseinheit, der Verwendungsart, der Bezeichnung des Vorgangs und einer laufenden Nummer. Weitere diesem Vorgang zugeordnete Informationen sind das Datum der Eröffnung und des Abschlusses, die Sicherheitsstufe, der für den Vorgang Verantwortliche sowie die Aufbewahrungsdauer. Als Such. und Retrieval-Unterstützung wird ein vorgangsorientierter Thesaurus aufgebaut, der über Schlagwörter in Form eines fest definierten Wortschatzes verfügt.
Oftmals neu gegenüber traditionellen Registraturen ist die Erfassung dokumentenorientierter Daten, wie beispielsweise Dokumententyp, Termin der Wiedervorlage, Absender und Speicherart.
Zusätzlich zu diesen festgelegten Informationen lassen sich freie Stichwörter vergeben, über die das Einzeldokument unabhängig vom Vorgang wiedergefunden werden kann.
Bei der Konzeption einer Lösung für die Schriftgutverwaltung spielen verfahrenstechnische Belange eine große Rolle. So ist zu untersuchen, wie man die Dokumentenechtheit aus technischer Sicht garantieren und in welcher Form man das Unterschriftenproblem lösen kann. Ein nicht unerhebliches technisches Problem stellt auch der Nachweis der Dokumentenhistorie dar, insbesondere beim Vorhandensein, einer Kombination von physischen und elektronischen Informationsträgern. So müssen beispielsweise Randnotizen oder Durchstreichungen den entsprechenden Bearbeitern zugeordnet werden können. Darüber hinaus kommt dem Thema Sicherheit im Rahmen der Verfahrensplanung große Bedeutung zu.
Archivieren erfordert Redundanzbestimmung
Neben der Auswahl geeigneter Archivräume müssen Organisationen, die an mehreren Standorten angesiedelt sind, auch die Verteilung der Archivierungs- und Retrieval-Funktionen regeln. Zusätzlich sind die Redundanzen bei der Archivierung von Informationen zu bestimmen, das heißt, es ist zu klären, ob Informationen in Bereichen, Sekretariaten oder an den Arbeitsplätzen doppelt vorgehalten werden sollen. Dies hat zwar den Vorteil noch schneller auf Informationen zugreifen zu können, andererseits besteht die Gefahr von Inkonsistenzen.
Ein weiterer Aspekt ist die Verwaltung von papierbezogenen Dokumenten, die auch zukünftig neben den elektronischen Dokumenten existieren. So ist zu bestimmen, wie Vorgänge behandelt werden sollen, deren Bearbeitung am Arbeitsplatzsystem aufgrund der Seitenanzahl nicht zumutbar oder nur schwierig handhabbar ist. Werden derartige Vorgänge ausgedruckt, so muß bei Änderungen ein Abgleich der Informationen stattfinden, damit die Konsistenz gewährleistet ist.
Erst nach erfolgter Klärung dieser organisatorischen und funktionalen Fragen sollte die Planung der Systemtechnik erfolgen. Wesentliche Themenstellungen hierbei sind die Integration der Registratur- und Archivlösung in die Bürokommunikation, die Nutzung der Archivfunktionalität durch spezifische Anwendungen sowie die Auswahl des geeigneten Speichermediums. Bei der Einbindung in die Bürokommunikation ist insbesondere auf das Zusammenspiel der temporären Ablage innerhalb der BK-Lösung mit dem Archivsystem zu achten.
Mikrofilm-Technik bei wenigen Wiederzugriffen
Im Hinblick auf das Speichermedium wird es auch langfristig eine Koexistenz zwischen Papier, Mikrofilm und optischem Speicher geben, allerdings mit, unterschiedlichen Ausprägungen hinsichtlich ihres Einsatzbereiches.
Während Papier für kleine Archive und Umgebungen ohne informationstechnische Unterstützung geeignet ist, bietet Mikrofilm Vorteile bei Anwendungen mit hohem Speicherbedarf und einer geringen Wiederzugriffsrate auf die archivierten Informationen.
Zur Auswahl der geeigneten Technologie hat sich als Richtwert bewährt, daß die Mikrofilm-Technik dann eingesetzt werden sollte, wenn auf maximal ein bis zwei Prozent des eingehenden und gespeicherten Informationsmaterials in einem bestimmten Zeitraum (zum Beispiel ein Jahr) wieder zugegriffen wird. Bei höheren Zugriffswerten sowie im Falle einer erforderlichen IT-Integration sollten optische Archivsysteme eingesetzt werden.
Wie zuvor anhand der verschiedenen Fragestellungen erläutert, darf man das Thema Schriftgutverwaltung nicht auf die reine Auswahl einer sogenannten optischen "Archiv"- Lösung beschränken, da die meisten Probleme im organisatorischen Bereich liegen.
Diebold plant verschiedene Veranstaltungen zu diesem Thema, das zahlreiche Anwender täglich bewegt. Hinzuweisen ist auf eine entsprechende Veröffentlichung im Rahmen der KBSt-Schriftenreihe (Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung), die auf die Problematik dieses Themas für die Bundesbehörden detailliert eingeht.