Die Universa-Versicherungen erzeugen ihr Schriftgut bislang ausschließlich auf einem BS2000-Mainframe. Zuständig ist die Abteilung Informations-Management (IM). Dort werden alle notwendigen Daten aus den Fachverfahren gesammelt und schließlich alle Schriftstücke generiert.

Der Innovationsdruck geht von den Assembler-Programmen aus. Änderung und Wartung sind sehr schwierig. Vielfach sind Informationen, die den Programmen zugrunde liegen, nicht mehr explizit vorhanden. Deren Rückgewinnung bereitet erheblichen Aufwand. Die Assembler-Programme umfassen neben den Inhaltselementen auch die Ablauflogik und -steuerung für Dokumentengenerierung und Druck, sie sind deswegen schon von Haus aus äußerst sperrig.

Bisher waren Änderungen selten notwendig. In Zukunft aber erwartet man größeren Änderungsbedarf. Die neuen Entwicklungen in der EU-Versicherungswirtschaft werden dafür sorgen. Ferner ist das Assembler-Know-how an Personen gebunden, die in absehbarer Zeit altersbedingt ausscheiden werden. Diese Lage erforderte Entscheidungen.

Man beschloß im Hause Universa, die gesamte Schriftguterzeugung auf eine neue Basis zu stellen und das neue System nach und nach einzuführen. Gleichzeitig entschied man sich, auch den Versand zu rationalisieren. Eine passende Poststraße der Firma Bell & Howell wurde bereits bestellt.

In einer Definitionsphase wurden zunächst die Anforderungen festgelegt. So sollen die Schreiben zu Jobs zusammengefaßt und im Batch-Betrieb erzeugt, gedruckt und versandfertig verpackt werden - in einem automatischen, aber trotzdem sehr flexiblen Ablauf. Beilagen will man zusammen mit dem Schriftgut ausdrucken, um Kosten für die Bevorratung zu vermeiden. Insbesondere soll es möglich sein, die zugehörigen Vertragsbedingungen zusammen mit den Policen zu drucken (siehe Abbildung 1).

Die Poststraße schließlich faßt alle Bestandteile einer Sendung zusammen, verpackt sie in geeignete Umschläge und fügt Informationsmaterial - etwa über Versicherungsangebote - hinzu (siehe Abbildung 2).

Gerade im Zusammenhang mit dem Infomaterial ist Flexibilität notwendig: Solches Material wird beispielsweise nicht beigelegt, wenn ein Adressat die angebotene Versicherungsleistung bereits besitzt oder das Schreiben allein durch die Beilage in einen höheren Portobereich geraten würde. Die Poststraßensteuerung soll in der Lage sein, solche Entscheidungen automatisch zu treffen.

Für alle Arten von Schreiben sind Vorlagen erforderlich, in denen neben dem Layout auch Texte, Grafiken und andere Komponenten vorgegeben sind. Daraus werden die Schriftstücke zusammengesetzt. Hier sind die Anforderungen der Universa-Versicherungen hoch: Automatisch und unter Einbezug der jeweiligen Kunden- und Falldaten sollen individuelle Schreiben entstehen.

Wichtig ist außerdem, daß sich Struktur und Inhalt aller Vorlagen ohne Aufwand ändern lassen, und zwar - darauf legt man besonderen Wert - von Mitarbeitern, die versicherungsfachliche Spezialisten sind, aber keine DV-Experten. Nur so kann man dem erwarteten höheren Änderungsbedarf gerecht werden.

Der Inhalt der Schriftstücke muß von den Programmen, welche die Ablauflogik und -steuerung realisieren, unabhängig sein. Bei der Pflege der Vorlagen soll der Versicherungsfachmann ausschließlich mit Fragen des Dokumentinhaltes und der Dokumentenstruktur beschäftigt sein. Es geht in dem Projekt allein um Dokumenterstellung, Druck und Versand. Die Bereitstellung der Eingangsdaten (Rohdaten) geschieht weiterhin durch die vorhandenen Fachverfahren. Die neue Lösung muß den Eigenheiten der entsprechenden Datenlieferanten gerecht werden.

Die hohen Ansprüche erforderten eine sehr sorgfältige Projektierung, die inzwischen abgeschlossen ist. Die Fachleute der Universa arbeiteten dabei mit Interface Connection in Unterhaching, einem Spezialisten für Büroautomation, zusammen. Die Generalunternehmerschaft übernahm die Siemens-Nixdorf Informationssysteme AG (SNI), München. Die Unterhachinger erhielten den Auftrag zur Realisierung der Lösung.

Die Lösung der Universa-Versicherungen sieht vor, die Rohdaten weiterhin auf dem BS2000-Mainframe bereitzustellen. Dagegen werden Schriftguterstellung und Druckaufbereitung auf den Unix-Server verlagert. Es wird also zu einem Downsizing kommen, verbunden mit einer Entlastung des BS2000-Mainframes zugunsten der zentralen Datenhaltung.

Objektorientierung und Modularisierung

Auf dem Unix-Server sorgt die "Document Engine" für die Generierung der Dokumente und die Druckaufbereitung. Hinter dem Begriff Document Engine steht das in der Unix-Welt weitverbreitete "HIT"-System zur Dokumentengenerierung.

Auf dem Unix-Server - also nicht mehr auf dem BS2000-Mainframe - sind auch alle Strukturen und Inhalte der Schreiben in Form der Vorlagen abgelegt. Die Steuerung der neuen Poststraße erfolgt über Barcode, der auf die Blätter gedruckt wird, bevor diese die Poststraße passieren.

Besonderes Augenmerk wurde auf die Vorlagen für das Schriftgut gelegt. Es entstand ein Vorlagenkonzept, das auf Objektorientierung und Modularisierung beruht. Für jedes Schriftstück - Policen-Übersendung, Vertragsänderung mit aktualisierter Police etc. - existiert eine Vorlage, die auch als "Druckstückart" bezeichnet wird. Die Vorlagen sind in Abschnitte unterteilt. Diese heißen etwa "Anschreiben", "Policenteil" oder "Zahlungsträger". Sie enthalten Informationen über das Seitenlayout, über das erforderliche Papier, über die Notwendigkeit des Duplexdrucks und anderes mehr.

Abschnitte wiederum setzen sich aus Komponenten und Unterkomponenten zusammen. Die Entscheidung, ob eine Komponente in ein Schriftstück einfließen soll, fällt mit Hilfe von Komponenten-Bedingungen. Diese nehmen Bezug auf die Rohdaten, die vom BS2000-Mainframe kommen. Nur wenn die Daten die Bedingungen erfüllen, wird die Komponente ausgegeben. Auch logische Verknüpfungen sind möglich.

Beispielsweise kann es sein, daß ein bestimmter Hinweistext ausschließlich an weibliche Adressaten ausgegeben werden soll, die über 30 Jahre alt sind. Solchen und noch viel komplexeren Bedingungen können die Vorlagen gerecht werden.

Keine Einheitsbroschüren mehr notwendig

Der flexible Dokumentaufbau bringt wesentliche Verbesserungen für den Kunden. Als Beispiel seien die Versicherungsbedingungen genannt, die den Policen beigelegt werden. Bei unflexiblen Systemen erhält der Kunde eine Broschüre mit allen Bedingungen, obwohl nur ein Teil davon für seinen Vertrag zutreffend ist. Die jeweils gültigen Teile muß sich der Kunde eben heraussuchen. Bei den Universa-Versicherungen dagegen liegen die Versicherungsbedingungen in Komponenten gegliedert vor. So läßt sich prüfen, welche Teile für den Kunden gelten, nur diese erhält er dann auch. Es gibt also keine Einheitsbroschüren mehr, sondern es wird zusammen mit der Police und dem Schreiben der einschlägige Teil des Bedingungswerks gedruckt.

Diese Anpassungsfähigkeit hat positive Effekte auch für das Versicherungsunternehmen: Vorbei die Zeiten, in denen man diese Broschüren in einer Druckerei bestellen, vorhalten und lagern mußte. Vorbei die Zeiten, da man jedem Kunden einen Papierberg mit "Kleingedrucktem" übersenden mußte, von dem nur ein Bruchteil relevant war. Und vorbei die Zeiten, da man ganze Broschürenbestände einstampfen und neu drucken lassen mußte, nur weil Teile der Bedingungen sich geändert hatten.

Intelligente Verwaltung von Komponentenversionen

Komponenten und Unterkomponenten können in mehreren Versionen vorliegen. Wiederum sind es Komponentenbedingungen, welche die Ausgabe der Versionen steuern. In der Regel handelt es sich bei diesen Bedingungen um bestimmte Gültigkeitszeiträume oder Stichdaten.

Das Vorlagenkonzept soll dafür sorgen, daß Pflege und Wartung des Schriftgutes einfach bleiben. Dazu kommt, daß gemeinsame Teile unterschiedlicher Vorlagen nur ein einziges Mal vorliegen. Es reicht also, an einer einzigen Stelle zu ändern. Die neue Version wird in allen Vorlagen berücksichtigt, in denen sie referenziert wird.

Eine menüorientierte Oberfläche, das Pflegemodul, vereinfacht die Erstellung und Pflege der Vorlagen sowie das Freigabeverfahren für geänderte Vorlagen. Und schließlich unterstützt das Pflegemodul die Definition von Rechten für die Änderung. Wer darf was? Auch komplexere Verfahren werden möglich sein: Änderung nur durch Person x, Freigabe aber erst nach einer Bestätigung durch Person y. Alle Änderungsvorgänge werden in einem Protokoll festgehalten, hausinterne Kontrollen und Revisionen somit unterstützt.

Für die Realisierung der Job- und Ablaufsteuerung setzen die Univera-Versicherungen die 4GL-Sprache "Clou" der "Document Engine" ein. Man nutzt also eine - übrigens mächtige - Funktionalität, die die Document Engine von Haus aus mitbringt. Die Barcode-Generierung geschieht mit Hilfe von C-Programmen. Als Datenbank für den Unix-Server fiel die Entscheidung zugunsten von Adabas (V6.1.15).

Ablaufkontrolle und -steuerung werden auch von Windows-PCs aus erledigt werden. Das Pflegemodul soll sogar nahezu ausschließlich auf PCs laufen. Als Front-end wird deshalb "Clou für Windows" eingesetzt, eine Standardkomponente der Document Engine. Die Poststraße wird von Bell & Howell geliefert. Es handelt sich um ein kombiniertes Kuvertiersystem. Die Besonderheit gegenüber anderen Anlagen: Umschläge in den Formaten C6 bis C4 sind umrüstfrei bearbeitbar. Die Vorbereitungen für die neue Lösung sind in vollem Gange..

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Die Universa-Versicherung, Nürnberg, ersetzt "alte" Assembler-Lösungen durch eine leichter wartbare Schriftgut-Erzeugung. Es geht um automatisierte, aber hochflexible Dokumentengenerierung. Im Zentrum stehen modular aufgebaute, intelligente Vorlagen für das Schriftgut. Ziel ist nicht zuletzt ein Vorlagenwesen, das die Pflege in die Hand der Versicherungsfachkräfte legt, die nicht mehr DV-Spezialisten sein müssen. Man erwartet, auf diese Weise auch in der bewegten EU-Zukunft genügend anpassungsfähig zu sein. Der Mainframe bleibt Datenlieferant, eine leistungsfähige Unix-Lösung übernimmt die Dokumentengenerierung.

*Klaus Exner ist freier Journalist in München