Vor dem Umstieg verfügte Scholz & Friends über eine auf verschiedene Standorte verteilte, auf File-Servern, Mail- und Kalender- Systemen basierende technische Infrastruktur. Zusätzlich kamen ein zentral gepflegtes Intranet sowie FTP-Server für den Datenaustausch zum Einsatz. Das Agenturnetzwerk entschied sich für einen Wechsel. "Um auch in Zukunft erfolgreich zu sein, müssen wir nicht nur personell, sondern auch technologisch perfekt aufgestellt sein", sagt Markus Mayr, Leiter Unternehmenskommunikation. "Und die modernste und zukunftsfähigste Technologie liegt in der Cloud."

Scholz & Friends startete einen umfassenden Auswahlprozess unter verschiedenen Cloud-Computing-Anbietern. Am Ende entschied man sich für das Paket von Google für Zusammenarbeit und Kommunikation. "Es gab einzelne Produkte anderer Anbieter, die in bestimmten Bereichen Vorteile hatten", räumt Mayr ein. "Doch nur Google Apps for Business offeriert die gesamte Palette moderner Kollaborations- und Kommunikations- Tools."

Unter anderem die Dokumenten- und Informationsverwaltung, eine standortübergreifende Arbeitsumgebung, mobiler Zugang zu allen relevanten Daten, Integration der einzelnen Produkte wie E-Mail, Kalender, Dokumente in einer Browser-Umgebung, Suche über alle Inhalte und viel Speicherplatz für Emails hätten den Ausschlag gegeben, so Mayr weiter. "Hinzu kamen das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis von nur 40 Euro pro Nutzer im Jahr, der zuverlässige Schutz unserer Daten und die Ausfallsicherheit von 99,9 Prozent, die Googles SLA garantiert."

Mit dem Einsatz der Cloud-Computing-Lösungen von Google will die Agenturgruppe die Zusammenarbeit mit ihren Kunden neu definieren: gruppenübergreifend Expertisen und Kapazitäten besser nutzen, die Ideenfindung optimieren sowie Arbeitsprozesse wie Briefings, Abstimmungen und Freigaben stärker miteinander verzahnen. "Gerade in Zeiten von Social Media und Echtzeitkommunikation gilt es, ohne Umwege den passenden Ansprechpartner zu finden und Informationen leicht zu finden und auszutauschen", erläutert Sprecher Mayr. "Wir wollen noch schneller zu optimalen Ergebnissen kommen und unsere Mitarbeiter daher von den Dingen befreien, die sie von ihren ‘wahren’ Aufgaben abhalten - kreative, intelligente und zielgerichtete Lösungen für unsere Kunden zu erarbeiten."

Dank der kontinuierlichen Weiterentwicklung von Google Apps for Business erhalte Scholz & Friends Updates sofort und ohne Aufpreis. So könne man den Mitarbeitern immer wieder neue und nützliche Features zur Zusammenarbeit bieten, bilanziert Mayr. "Wir sind mehr als zufrieden mit unserem Wechsel."