EDV-Kosten zum Umsatz-Betriebswirtschaftliche Abgrenzung
In vielen EDV-Bereichen wird die Relation EDV-Kosten zum Umsatz als Maß für die Kostensituation angesehen. Diese Größe ist jedoch erst dann aussagefähig, wenn sowohl der Umsatz als auch die EDV-Kosten einheitlich bestimmt werden. Viele EDV-Leiter benutzen diese Relation auch dazu, um ihrer Geschäftsleitung gegenüber zu begründen, daß man mehr für die EDV tuen müsse.
Diese Argumentation ist recht gefährlich und entbehrt eigentlich jeglicher Grundlage.
Die Erhöhung der EDV-Kosten kann keine primäre Zielsetzung des Unternehmens sein.
Es kann ja schlechterdings keine Unternehmenszielsetzung sein, mehr Kosten zu verursachen. Eine Begründung für erhöhte Kosten sollte sich einzig und allein aus Aktionen ableiten, welche die EDV von sich aus oder im Auftrag anderer durchführt. Wenn also ein EDV-Leiter eine Hardware-Aufstockung nur mit der Relation EDV-Kosten zu Umsatz begründen kann, ist irgend etwas faul.
"In der heutigen Zeit ist derjenige König, der bei gleichen Leistungen die niedrigsten EDV-Kosten vorweisen kann."
Ganz im Gegenteil dazu kann man eine EDV teilweise über diese Relation steuern, indem man bezogen auf ein bestimmtes Aufgabenprofil klare Vorgaben hinsichtlich der Kostensituation macht. In der heutigen Zeit ist eben derjenige König, welcher bei gleichem Organisationsstand die niedrigsten EDV-Kosten vorweisen kann. Wenn man eine aussagefähige Relation EDV-Kosten zu Umsatz gewinnen will, muß man zunächst einmal definieren, was man unter EDV-Kosten versteht. Diese Definition muß einmal aus sachlicher Hinsicht (welche Kostenarten gehören überhaupt zu den EDV-Kosten) und dann aus betriebswirtschaftlicher Sicht umrissen werden. Dieser Artikel beschäftigt sich mit den betriebswirtschaftlichen Problemen der Relation EDV-Kosten zu Umsatz.
Wenn man sich an betriebswirtschaftliche Grundsätze hält, muß man zwischen Ausgaben und Kosten unterscheiden. Man kann keineswegs davon ausgehen, daß die jährlichen Budgets sich mit dem betriebswirtschaftlichen Kostenbegriff decken.
Die Ansätze des Budgets decken sich allgemein nicht mit dem Kostenbegriff, da Ausgaben und Kosten stark gemischt vorkommen.
Hierzu wäre erforderlich, daß die Kostenansätze der Budgets auch dem betrieblichen Werteverzehr (d. h. der Abnutzung) entsprechen. Dies wird dann besonders bedeutsam, wenn etwa eine EDV-Anlage nicht gemietet sondern geleast ist. Wenn etwa während einer Grundmietzeit von 48 Monaten die gesamte Anlage finanziert wird, die Nutzungsdauer aber gewöhnlicherweise 5 Jahre beträgt, darf man nicht die höheren Raten des 48-Monatevertrages als Kosten ansetzen. Vielmehr müßte man die Raten auf 60 Monate umrechnen und den so ermittelten Jahresbetrag als Kosten einsetzen. Die Wartungskosten, die monatlich berechnet werden, bleiben hierbei insofern außer Ansatz, als sich Kosten und Ausgaben decken.
Besonders deutlich wird diese Vorgehensweise bei allen Softwarekäufen. Hier hängt die Nutzungsdauer sehr stark von der individuellen Organisation ab.
Wenn kein anderer Zeitwert exakt ermittelt werden kann, sollte man von einer Nutzungsdauer von 5 Jahren ausgehen und damit die Kosten dieses Software-Paketes ermitteln.
Besonders hohe Ausgaben für Berater sollte man auf die Nutzungsdauer des Projektes verteilen, um eine gewisse Nivellierung zu vermeiden.
Mitunter kommt es vor, daß temporär überdimensional hohe Beratungskosten anfallen. Man kann diese Ausgaben auf die Nutzungsdauer der jeweiligen Projekte verteilen, so daß ein gewisser nivellierender Effekt eintritt. Handelt es sich bei diesen Leistungen um die Erstellung aktivierungspflichtiger Software, so können die jährlichen Abschreibungssätze zuzüglich der entsprechenden Zinsen als Kosten angesetzt werden.
Die gesamten EDV-Kosten sollte man den Nettoumsätzen des Unternehmens gegenüberstellen. Unter Nettoumsatz soll hier der Bruttoumsatz abzüglich der Erlösschmälerungen verstanden werden.
Die EDV-Kosten sollten zum Netto-Umsatz in Beziehung gesetzt werden.
Bei dezentral orientierten Unternehmen sollte man nicht den Fehler begehen und den Umsatz aller Bereiche addieren. Es kann nämlich der Fall eintreten, daß für einige Bereiche, die völlig selbständig sind, entweder keine Aktivitäten seitens der EDV durchgeführt werden oder diese Stellen anderweitig datenverarbeitungsmäßig betreut werden.
Entweder muß man also alle Bereiche mit ihren gesamten EDV-Aktivitäten und dann den gesamten Nettoumsätzen aller Bereiche in die Analyse einbeziehen oder man grenzt bereichsmäßig sowohl die EDV-Kosten als auch die Nettoumsätze ab. Dies führt bei großen Konzernen immer wieder zu fast unlösbaren Problemen.
Man darf die betriebswirtschaftliche Methodik allerdings auch nicht übertreiben. Wo ein derartiger Formalismus in echte Arbeit ausarten würde, sollte man sich - besonders bei kleineren Beträgen - für die Gleichsetzung von Ausgaben und Kosten entscheiden. Beachtet man diese Regeln, kann die Relation EDV-Kosten zum Umsatz durchaus eine Steuerungsgröße werden.