Die Münchner Filiale des Speditionsunternehmens ATEGE ist ein typischer mittelständischer DV-Anwender. Typisch waren auch der Weg, wie sich das Unternehmen an "sein" System herangetastet hat, und die Argumente für die ausgewählte /34 von IBM. Nicht zum Zuge kam der Marktführer dagegen mit seiner Standard-Software für die Finanzbuchhaltung. Obwohl man ursprünglich eine "schlüsselfertige" Lösung haben wollte, hielt der Anwender schließlich das Buchhaltungspaket der Kommerziellen Abrechnungs-Planungssysteme GmbH (KAPS) für besser.
Als ATEGE München den grundsätzlichen Entschluß gefaßt hatte, einen eigenen Computer anzuschaffen, entwickelte man zunächst einen Stufenplan für die künftige DV-Organisation. Erste Priorität bekamen die Buchhaltung und die Kostenrechnung, da dort die qualitativen und quantitativen DV-Probleme am größten waren und diese Bereiche sich zudem am schnellsten "computerisieren" ließen. Lothar Post, bis dato Assistent der Geschäftsleitung, wurde beauftragt, ein geeignetes System auszuwählen und die DV-Organisation aufzubauen. Post verfugte über kein Spezialwissen über Computer. Daher war es für ihn nicht möglich, die Leistungsdaten von Magnetplatten-Systemen miteinander zu vergleichen. Er befragte aus diesem Grunde verschiedene Anwender mit vergleichbarem Datenvolumen nach ihren Erfahrungen mit dem installierten System. Aufgrund dieser Urteile und eigener Erkenntnisse schlug er schließlich seinem Management vor, ein System /34 anzuschaffen. Die Begründung: "IBM scheint als einziger Anbieter zu gewährleisten, daß die zu erwerbende Anlage in angemessener Frist problemlos läuft."
In der Sondierungsphase hatte ATEGE Angebote von verschiedenen
Herstellern eingeholt. Dabei stellte man fest, daß einige in der Grundkonfiguration preislich günstiger waren als IBM, jedoch in der notwendigen Aufrüstung (Hauptspeicher, Plattenkapazität, Bildschirme) "deutlich aufholten". Die Verkäufer hatten auch "technische Vorteile" ihrer Computer geltend gemacht, doch gelang es ihnen nicht, dem potentiellen Anwender den daraus resultierenden Nutzen transparent zu machen. Lothar Post: "Von Mitbewerbern angeführte Vorteile des eigenen Systems beziehungsweise angebliche Nachteile der /34 waren entweder nach Überprüfung hinfällig oder nicht nachvollziehbar."
Die befragten IBM-Anwender hatten sich mit der DV-Gesamtleistung ihres Systems zufrieden gezeigt, bei anderen Fabrikaten waren dagegen teilweise kritische Töne zu hören gewesen. Ein Mitbewerber hatte nur eine einzige Referenzanwendung nennen können, ein anderer war gar auf "Prospektlob" allein angewiesen gewesen.
Die Allgemeine Transportgesellschaft vormals Gonrand & Mangili m. b. H., wie ATEGE handelsregisterlich korrekt heißt, ist eine Tochtergesellschaft der Gonrand-Gruppe, einem der größten Transportunternehmen Europas mit weltweiten Aktivitäten. Sie betreibt als internationale Spedition alle üblichen Speditionsgeschäfte. In München befindet sich die größte deutsche Filiale. Sie betätigt sich als klassischer Spediteur, hat also keinen eigenen Fuhrpark (Ausnahme Möbelwagen). Das Unternehmen ist gegliedert in die Fachabteilungen Import, Export, Kunst, Messe, Möbel, Lager, Übersee (Containergeschäft) und Deutsche Verkehre. Außerdem befindet sich in der bayerischen Landeshauptstadt die Luftfracht-Zentralleitung. Die monatlich umgeschlagene Gesamttonnage liegt bei rund 6000 Tonnen, mit den Schwerpunkten Import und Export. Die Filiale München beschäftigt rund 100 Mitarbeiter.
Als sich das Unternehmen anschickte, seine gesamte kaufmännische Ablauforganisation zu reorganisieren, war die Antwort auf die Frage "Wo sollen wir anfangen?" relativ leicht. Bis dato hatte man auf einem Magnetkonten-Computer gebucht. Das gab mit steigendem Datenvolumen gewisse Probleme. Bedingt durch Arbeitsrückstände war manchmal die Rechnung noch nicht verbucht, wenn die Zahlung kam. Das Mahnwesen hatte ebenfalls mit Aktualitätsproblemen zu kämpfen, und statistische Auswertungen ließen sich aufgrund der bedingten Sortierbarkeit von Magnetkonten nur in geringem Umfang machen, beziehungsweise waren überholt, wenn sie schließlich vorlagen.
So bekamen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung den Vorzug vor anderen Aufgabenbereichen. Es sollten die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie "abteilungsweise" die Speditionsabwicklung und -abrechnung folgen. Im Speditionsgewerbe ist es nicht damit getan, für die Auftragsbearbeitung ein flächendeckendes Branchenpaket einzusetzen. Die organisatorischen und ablauftechnischen Unterschiede in der Speditionsabrechnung sind von Fachabteilung zu Fachabteilung teilweise erheblich. Deshalb braucht jeder Geschäftsbereich "seine" Losung In diesem Jahr werden Import und Export auf DV umgestellt. Die Applikationen befinden sich zur Zeit in der Test- und Implementierungsphase.
Soviel Computer wie nötig
Die Zweigstelle installiert jeweils nur soviel "Computer", wie für die realisierten beziehungsweise die sich in der Umstellungsphase befindlichen Applikationen erforderlich sind. Man weiß in München, daß nicht beziehungsweise noch nicht genutzte DV Kapazitäten unnötiges Geld kosten.
Die augenblickliche Ausbaustufe:
- Zentraleinheit IBM-System /34 mit 128 KB Hauptspeicher. Für das Betriebssystem werden zirka 34 KB benötigt. So bleiben rund 98 KB für Anwenderprogramme und -daten.
- Festplatte mit 128 MB Direktzugriffs-Speicher.
- Arbeitsplatz-Drucker.
- 5 Bildschirm-Arbeitsplätze mit je 1920 Zeichen Kapazität.
Zwei Datensichtgeräte stehen in der Buchhaltung, zwei im Import (für Programmtests und Stammdaten-Erfassung) und eines bei der Anlage. Letzteres fungiert nicht nur als Operatorplatz, auf ihm werden auch die Lohn- und Gehaltsdaten erfaßt, denn dieses Arbeitsgebiet ist inzwischen ebenfalls "computerisiert".
Die Finanzbuchhaltung ist normalerweise einer jener Bereiche, der mit branchenneutraler Standard-Software ohne größere Modifikationen abgedeckt werden kann. Eine Ausnahme von der Regel ist das Speditionsgewerbe. Natürlich müssen auch hier allgemeine Regeln eingehalten werden, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden Doch benötigt eine Speditionsbuchhaltung einige zusätzliche Funktionen, unter anderem für die Fahrzeug-Ergebnisrechnung. Eine "Spezialität" sind die sogenannten Korrespondentenkonten. Auf ihnen wird sowohl "debitorisch" als auch "kreditorisch" gebucht, da hier im Prinzip eine Verrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten erfolgt. Ebenfalls branchenspezifisch ist die sogenannte Positionsabrechnung. Erlöse und direkt zuordenbare Kosten (Speditionsaufwand) werden mit Positionsnummern versehen, um eine auftragsbezogene Nachkalkulation zu ermöglichen.
KAPS-Konzeption
Das vom Münchner DV-Anwender der einschlägigen IBM-Software vorgezogene Standardpaket für die Finanzbuchhaltung der Kommerzielle Abrechnungs-Planungssysteme GmbH (KAPS) ist von seinem grundsätzlichen Aufbau her branchenneutral. Für Speditionen wurde die Basis-Software um die vorstehend geschilderten und andere Funktionen beziehungsweise Leistungsmerkmale angereichert. Die KAPS-Standard-Software setzt sich aus einzelnen Programm-Moduln zusammen, die sich zu einem anwenderspezifischen "Menü" generieren lassen. Alle ausgewählten Programme werden beim Tagesstart in den Hauptspeicher geladen und sind einzeln vom Bediener aufrufbar. ATEGE nutzt gegenwärtig die Moduln für die kompletten finanzbuchhalterischen Auswertungen, für die Offenen-Posten-Kreditoren und -Debitoren, für das Mahnwesen, die Debitoren- beziehungsweise Kreditorenbuchhaltung (inklusive der "gemischten" Korrespondentenkonten) für die Saldenlisten Kreditoren und Debitoren, die Zahlungsvorschlagsliste, die Kostenstellenkonten/BAB und die Objektabrechnung sowie für das Bildschirm-lnformationssystem für Sachkonten und die Kundenabfrage. Die Stammdateien sind in einer Datenbank gespeichert. Das hat gerade im datenvoluminösen Speditionsgewerbe Vorteile für das Updating. Alle Applikationen können sowohl im Stapel als auch im Dialog gefahren werden, wobei das System /34 die erforderlichen Hardware- beziehungsweise Betriebssystem-Voraussetzungen bietet.
Natürlich konnte auch die Standard-Software nicht alle Detailwünsche des Anwenders abdecken. Deshalb waren bei ATEGE gewisse Modifizierungen notwendig. So wollte der Anwender auch ein Währungskennzeichen im Debitorenstammsatz, damit auf den Mahnungen bei Bedarf zusätzlich zum DM-Betrag die geschuldete Summe in einer ausländischen Währung angegeben werden kann. Kontoauszüge sollten auch über Limitvorgabe und für Lieferanten ohne Mahnstufenerhöhung ausgedruckt werden können. Da der Münchener DV-Benutzer eine weit über den bei vielen Speditionen üblichen Rahmen hinausgehende Positionsabrechnung (Kostenträgerrechnung) durchführt, mußte die Positionsnummer erweitert und die programmtechnischen Voraussetzungen für eine direkte Umbuchung innerhalb von einzelnen Positionen geschaffen werden. Mit seiner noch um andere Funktionen erweiterten Positionsabrechnung ist ATEGE in der Lage, alle Buchungen auch der jeweiligen Sendung zuzuordnen.
Der Anwender ist grundsätzlich mit seiner bis jetzt realisierten DV-Organisation zufrieden. Das gilt sowohl für die Hard- als auch für die Software Gewisse Anlaufschwierigkeiten eines Erstanwenders sind inzwischen überwunden. Die Entscheidung für eine /34 wird nach wie vor für richtig gehalten, wenn sich auch im praktischen Betrieb einige Restriktionen, die sowohl den Verarbeitungskomfort als auch den Datendurchsatz beeinträchtigen, herausgestellt haben. Lothar Post ist weiterhin der Ansicht, daß auch andere Systeme ihre Schwachstellen haben, die der Verkäufer tunlichst überspielt.
Die KAPS-Programme laufen zufriedenstellend. In der Buchhaltung und der Betriebsabrechnung sind die DV-Probleme von ehemals total beseitigt. Die Konten befinden sich auf dem Laufenden, der Status kann jederzeit über Bildschirm abgefragt werden. Da jetzt bei der Datenerfassung logische und formale Plausibilitätsprüfungen möglich sind, ist die Fehlerrate stark zurückgegangen. Das Mahnwesen funktioniert nun reibungslos. Mahnungen gehen jetzt regelmäßig heraus, wobei drei Mahnstufen praktiziert werden.
Weniger Probleme als erwartet gab es mit den Mitarbeitern. Sie wurden rechtzeitig über das DV-Vorhaben informiert und ausreichend in die Handhabung des Systems eingewiesen. Natürlich klappte nicht bei allen die Bedienung des Computers gleich reibungslos. Doch haben auch die älteren Mitarbeiter nicht "das Handtuch geworfen" und können inzwischen mit dem System umgehen.
Doch Fachabteilungen sind mit der computergestützten Ablauforganisation im Rechnungswesen zufrieden.