Über ein Web-Portal legt der Mitarbeiter eine Reise an und erhält vom System automatisch eine Nummer, die er auf einem Etikett ausdruckt. Damit kennzeichnet er einen Briefumschlag, mit der alle betreffenden Belege wie etwa Tankquittungen oder Flugtickets an Scanpoint schickt. Hier scannt der Scandienstleister die Belege und stellt die daraus resultierenden Bilder ebenfalls in das Portal und ordnet sie anhand der vergebenen Nummer direkt der Reise zu. Der Personalbteilung stehen dann alle Belege und notwendigen Informationen zur Reisekostenabrechnung zu Verfügung, was die Bearbeitung, Prüfung und Auszahlung der Reiseaufwendungen beschleunigen soll. Gleichzeitig hat sie einen akkuraten Überblick darüber, welche Reisen noch nicht bearbeitet beziehungsweise ausbezahlt wurden. Die Papierbelege bewahrt Scanpoint wahlweise auf oder schickt sie dem Kunden zu.