Von Ralph Treitz*

Für den Betrieb von SAP-Software gibt es drei Möglichkeiten: Die nach wie vor gängigste Lösung ist der Eigenbetrieb. Hier liegen alle Zuständigkeiten - von der Hardware bis zur Anwenderbetreuung - in der Verantwortung des Anwenders. Die zweite Variante, die IT als eigenständige Tochter auszugliedern und ihr den SAP-Betrieb zu übergeben, verliert dagegen immer mehr an Bedeutung. IT-GmbHs müssen sich häufig so stark nach den Vorgaben der Muttergesellschaft richten, dass es ihnen schwer fällt, einen hohen Industrialisierungsgrad zu erreichen. In dieser Hinsicht gut aufgestellt sind externe IT-Dienstleister, die nicht geschäftsnahe Bereiche - Rechenzentrumsbetrieb, SAP-Systembetrieb und SAP-Basisbetreuung - im Kundenauftrag übernehmen. Darüber hinaus bietet dieses dritte Betriebsmodell handfeste Kostenvorteile.

Grundsätzlich ist es schwer zu ermitteln, wie sich die Preise für die drei Varianten in den letzten Jahren entwickelt haben. Die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Systeme lassen direkte Vergleiche kaum zu. Auch klassische Vergleichsgrößen wie Key-Performance-Indikatoren (KPIs) sind zu eindimensional und starr, um die Komplexität der Systeme hinreichend zu erfassen. So legt der weit verbreitete KPI "Kosten pro aktiven Nutzer" häufig den Schluss nahe, Outsourcing sei teurer als Eigenbetrieb. Dies liegt jedoch vor allem daran, dass der IT-Dienstleister in der Regel alle Kosten offen benennt, während interne Betrachtungen viele Variablen unberücksichtigt lassen, die die Gesamtkosten wesentlich beeinflussen - etwa Qualitätsfaktoren wie Verfügbarkeit.

Eine Analyse von rund 1000 SAP-Installationen zeigt vielmehr, dass das Preis-Leistungs-Verhältnis der SAP-Outsourcing-Anbieter in den vergangenen Jahren immer besser geworden ist. Basis der Untersuchung ist die Kombination aus einer statistischen Skalenanalyse und einem Extremwertverfahren, über die sich die Struktur und Dynamik der Systeme exakt nachbilden lassen. Erkennbar ist der Preisverfall an der Abweichung vom Best-Practice-Wert, der sich ergibt, wenn man in allen Systembereichen den jeweils effizientesten Marktteilnehmer zum Maßstab nimmt. Demnach haben sich die Preise für den SAP-Betrieb seit 2004 sehr unterschiedlich entwickelt: Der Eigenbetrieb war damals mit durchschnittlich 19 Prozent über der Bestleistung am teuersten. Die Preise von IT-Töchtern lagen mit 18 Prozent nur knapp darunter. Am günstigsten war schon damals das SAP-Auslagern mit durchschnittlich 14 Prozent über dem Maßstab. Heute sind die IT-Töchter am wenigsten effektiv (17 Prozent teurer als Best Practice), der Eigenbetrieb hat sich auf 16 Prozent leicht verbessert. Den größten Sprung – auf nur sieben Prozent über dem Best-Practice-Wert – hat jedoch das Outsourcing-Modell geschafft.

Betrachtet wurden dabei die Gesamtkosten für den SAP-Betrieb - also inklusive der nicht ausgelagerten Bereiche. Bei einer Analyse der Bereiche, die tatsächlich an den Outsourcing-Anbieter übergeben wurden - Hardware, SAP-Betrieb und SAP-Basisbetreuung - näherten sich die externen Dienstleister sogar von 19 Prozent (2004) auf heute sechs Prozent an die Bestleistung an. Hinzu kommt, dass sich der Best-Practice-Wert in diesem Zeitraum ebenfalls verbilligt hat – obwohl die SAP-Systeme funktionsreicher geworden sind und öfter gegen neue Releases ausgetauscht werden.

Der Blick auf eine standardisierte und anonymisierte SAP-Landschaft, auf die die Daten der Benchmark-Basis angewandt wurden, verdeutlicht diese Entwicklung (siehe Grafik "SAP-Betrieb: Preisentwicklung der einzelnen Modelle"): 2004 hätte der Eigenbetrieb im Durchschnitt 214 200 Euro pro Monat gekostet, 2006 wären es 208 800 gewesen. IT-Töchter hätten die Leistungen damals für 212 400 und heute für 210 600 Euro erbracht. Der größte Preisverfall ist jedoch beim Outsourcing zu beobachten: Für die in der Beispielkonfiguration anfallenden Services verlangten IT-Dienstleister vor zwei Jahren noch 205 200 Euro monatlich. Heute sind es laut VMS-Berechnungen 192 600 Euro, also sechs Prozent weniger.

Noch deutlicher werden die Kostenvorteile bei einer ausschließlichen Betrachtung der ausgelagerten Bestandteile: 2004 hätte ein externer IT-Dienstleister für SAP-Betrieb und SAP-Basis monatlich 83 300 Euro berechnet. 2006 waren es nur noch 74 200 Euro und damit elf Prozent weniger (siehe Grafik). Allein wegen des Preisverfalls hätte das Auslagern also 109 200 Euro pro Jahr gespart. Noch beeindruckender ist der Vergleich zum Eigenbetrieb: Bei einem Gesamtvolumen von rund 200 000 Euro hätte ein Outsourcing-Anwender etwa 16 200 Euro pro Monat weniger ausgeben müssen.

Es gibt mehrere Gründe für diese Entwicklung. Einerseits hat sich der Verfall der Hardwarepreise auch auf die Angebote der externen Dienstleister ausgewirkt - zumal die Personalkosten nicht gestiegen und die Hard- und Software leistungsfähiger geworden sind. Auch verbesserte Virtualisierungsmöglichkeiten und die zunehmende Konsolidierung der Systeme sparen Geld. Generell spiegeln sich die Verbesserung der Prozesse und die dadurch erzielten Effizienzsteigerungen in der Preisentwicklung wider. Zwar profitieren davon auch Anwender, die ihre SAP-Systeme selbst betreiben. Angesichts der zunehmenden Konkurrenz im Outsourcing-Markt und dem damit verbundenen Preisverfall wirken sich diese Vorteile beim Auslagern jedoch schneller und stärker aus.

Angesichts der enormen Preisvorteile ist es nicht verständlich, warum bislang fast ausschließlich große Konzerne ihren SAP-Betrieb ausgelagert haben. Gerade mittelständische Anwender sind für diese Strategie geradezu prädestiniert: Hier sind standardisierte IT-Umgebungen für den SAP-Betrieb sehr verbreitet, die sich in der Regel leicht in die vorhandene Infrastruktur integrieren lassen und keine außerordentlichen Investitionen verursachen.

Die Zurückhaltung des Mittelstands liegt zum einen daran, dass viele IT-Manager das Rechenzentrum nach wie vor als Kernkompetenz betrachten, die sie nicht gern in fremde Hände geben. Hinzu kommen praktische Gründe: Wer auslagern will, muss genau definieren, welche Leistungen er erwartet. Um die Anforderungen später anhand von Service-Level-Agreements (SLAs) überprüfen zu können, bedarf es zudem einer genauen Beschreibung der entsprechenden Prozesse. Für diese aufwändige Arbeit fehlt es mittelständischen Firmen aber häufig an Personal und Know-how. Viele Aufgaben werden hier noch auf Zuruf erledigt.

Ohne ein fundiertes Prozessdenken kann das Auslagern des SAP-Betriebs nicht funktionieren. Auch wenn die Outsourcing-Strategie unzureichend oder schlecht definiert ist, kann das den Anwender teurer kommen als ein gut geführter Eigenbetrieb. Angesichts der enormen Kostenvorteile, die das Auslagern bietet, lohnt sich die Mühe jedoch. Und nicht zuletzt eröffnet das Auslagern dem Kunden auch die Aussicht auf Qualitätsverbesserungen: Speziell in puncto IT-Sicherheit, Verfügbarkeit und Skalierbarkeit kann ein Mittelständler im Eigenbetrieb nicht das Niveau erreichen, das ihm ein externer Dienstleister zu vergleichbaren Kosten bietet. (sp)