AUGSBURG (pi) - Mit 700 Lkws fährt die Spedition W. Hamann, Düsseldorf, in nahezu alle europäischen Länder bis nach Nordafrika und zurück. Luftfracht und Sammelcontainer-Dienst gehören ebenfalls zum Dienstleistungsangebot. Um die Seefracht kümmert sich das Hamann-Tochterunternehmen "Atlantic". Die mit der gesamten Auftragsabwicklung zusammenhängenden administrativen Arbeiten übernimmt ein EDV-System.
"Eine Spedition muß auf die vielseitigen, individuellen Wünsche ihrer Kunden sofort reagieren können" meint Prokurist Dieter Roderwieser. "Wir waren ein wenig unsicher, ob dies auch dann möglich sein wird, wenn ein Teil der anfallenden Arbeit von der EDV übernommen worden ist. "
Trotz dieser Vorbehalte entschlossen sich die bei Hamann verantwortlichen Leute, ein EDV-System zu installieren. Steigender Arbeitsanfall, der Wunsch nach schnellerer und umfassender innerbetrieblicher Kommunikation sowie rationelle Abwicklung wiederkehrender Routinearbeiten gaben mit den Anstoß zu dieser Entscheidung.
Organisatorische Überlegungen
" Von der ersten EDV-Stunde an zeigte es sich, daß die zuvor gegebenen Bedenken gegen eine Datenverarbeitung im Hause unberechtigt waren", sagt Wolfgang Lindemann, EDV-Leiter bei Hamann. "Wir sind beweglicher geworden und haben einen aktuelleren Betriebsüberblick gewonnen", stellt auch Prokurist Roderwieser nach einem Jahr EDV-Betrieb fest.
Es waren rein organisatorische Überlegungen, die bei Hamann dazu führten, mit zwei EDV-Systemen zu arbeiten. Die Anlage I, die NCR 8250 mit 128 KB interner Speicherkapazität, übernimmt sämtliche Aufgaben, die aus dem Export/Import anfallen. Zu der Konfiguration gehören noch externe Plattenspeicher mit 30 Mio. Bytes, zwei Drucker, ein Telex-Stanzer sowie fünf Bildschirme.
Die Anlage II - eine NCR 8250 mit 96 KB, 30 Mio. Plattenspeicher, einem Drucker, zwei Bildschirmen und einer DFÜ-Verbindung zur Tochtergesellschaft Atlantic - dort wird mit einem Drucker und einem Bildschirm gearbeitet - ist zuständig für die Finanzbuchhaltung, Lohn und Gehalt sowie für die Bearbeitung der außer Ex- und Import anfallenden Speditionsaufgaben. Dazu werden die Programmteile von ITAS (Integriertes Transport Abfertigungs- und Abrechnungssystem) eingesetzt.
Als weiterer Ausbau des Systems ist die Übernahme von Betriebsbuchhaltung, Soll-/Ist-Vergleichen, Planzahlenvergleichen (Budgetierung) und Deckungsbeitragsrechnung vorgesehen.
Die Anlage II ist also zuständig für die Bearbeitung von Export und Import. Sämtliche eingehenden Exporttransportaufträge werden über die Bildschirme erfaßt und an das System weitergegeben. Bereits bei der Erfassung ordnet das System automatisch dem Auftrag die für den betreffenden Kunden bestehenden Konditionen zu. Die EDV übernimmt auch die Zuordnung der Aufträge zu den bestehenden Fahrtrouten. Sie erstellt Ladelisten und Frachtpapiere. Im Anschluß an die Abfertigung können für alle erledigten Sendungen sofort die Rechnungen fakturiert werden. Einzel- oder Sammelrechnung, je nach Wunsch des Kunden.
Zwei Formularsätze
Von der Formularseite her ist das System so aufgebaut, daß für die komplette Auftragsabwicklung zwei verschiedene Formularsätze völlig ausreichend sind. Eine Kopie der Versandpapiere wird von den Zollbehörden anerkannt. Die Erstellung der Zollpapiere wurde dadurch erleichtert.
Die Bedienung der Bildschirme und die bei der Erfassung der Auftragsdaten zu beachtenden Vorgänge bedeuten keine Schwierigkeiten. Die auf dem Bildschirm vorgegebene Bedienerführung weist darauf hin, welche Eingabe als nächstes vom System erwartet wird.
Per Telex avisiert
In allen Ländern und allen Städten, die von der Spedition Hamann angefahren werden, arbeiten eigene Tochterfirmen oder Korrespondenten, die sich um eine rasche und korrekte Abwicklung sorgen. Auch die Korrespondenten partizipieren an den Vorteilen der hauseigenen EDV. Die bei der Auftragserfassung festgehaltenen Daten sowie die Versanddaten einer aus mehreren Aufträgen zusammengestellten Lkw-Ladung werden vom EDV-System an einen Telex-Stanzer weitergegeben. Verläßt eine Ladung den Ausgangsort, wird dem dafür zuständigen Korrespondenten per Telex im voraus eine genaue Inhaltsangabe der Ladung mit dem Zeitpunkt der Abfahrt und der voraussichtlichen Ankunft übermittelt.
Alle bei der Auftragserfassung festgehaltenen Daten bleiben im System, bis der Auftrag abgewickelt ist und die Daten auch für die statistische Weiterverarbeitung nicht mehr benötigt werden.
Die EDV-mäßige Bearbeitung der aus dem Import resultierenden Aufträge entspricht etwa der beim Export. Auch hier erfolgt die Erfassung über den Bildschirm. Ebenso werden die Frachtbriefe zur Weiterleitung der Waren an die Empfänger gedruckt. Danach erfolgt die statistische Auswertung der aufgelaufenen Daten. Weiterhin gehört zur Import-Abteilung der Bereich Zoll. Im Programmpaket ITAS ist ein genehmigtes Zollverfahren integriert. Durch dieses Verfahren können erfaßte Sendungen sofort über Bildschirm verzollt werden. Die entsprechenden Zollpapiere und die Zollanschreibung werden im Anschluß gedruckt, so daß die Sendungen sofort ausgeliefert werden können.
Standleitung zur "Mutter"
Der Hamann-Computer übernimmt auch die bei der Tochtergesellschaft Atlantic anfallenden Verwaltungsaufgaben. Die Atlantic-Tochtergesellschaft, ebenfalls mit Sitz in Hilden und eigenen Filialen in Zürich, Südkorea, Taiwan und Hongkong ist für den Überseebereich zuständig. Unter anderem werden regelmäßig Sammelcontainerladungen von und nach Fernost durchgeführt.
Die mit der Auftragsbearbeitung zusammenhängenden Daten werden bei Atlantic ebenfalls am Bildschirm erfaßt und von dort per DFÜ ins Hamann-Rechenzentrum übertragen. Die verarbeiteten Daten gehen auf diesem Weg wieder zurück. Der Ausdruck erfolgt über den dort installierten Drucker.
Eine solche DFÜ-Verbindung soll demnächst zum Speditionsbüro in Köln hergestellt werden, ebenso zu dem Hamann-Airfreight-Büro auf dem Flughafen Köln.