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Ein Data Warehouse für Designer

S. Oliver sucht schwarze Schafe und farbige Renner

28.04.2000
MÜNCHEN (uo) - Wenn die Designer von S. Oliver wissen wollen, welche Klamotten in der Vorgängerkollektion tatsächlich am besten liefen, schauen sie ins neue Data Warehouse. Interessiert sich die Produktion des in Rottendorf bei Würzburg angesiedelten Herstellers dafür, wer die schwarzen Schafe unter den Lieferanten sind, schaut sie ebenfalls in die "Essbase"-Anwendung.

"Das war ein Fehler", konstatiert Ralf Tempel, bei der S. Oliver GmbH & Co. KG für den Großhandel zuständiger DV-Leiter. Er meint nicht das Data Warehouse, sondern den Projektstart: "Mit den Vertriebsanforderungen würde ich nie wieder anfangen." Auch der Data-Warehouse-Macher Jörg Lahni bestätigt, dass die Entwicklung mit dem Schwierigsten begonnen habe.

Das liegt an den Vertriebsstrukturen, die sich an die zehn verschiedenen Segmente anlehnen, die das Unternehmen unterscheidet: Oberbekleidung für erwachsene Männer und Frauen, weibliche und männliche Jugendliche sowie Kinder, Sportbekleidung und Unterwäsche, aber auch die Marken der Tochterfirmen QS, Knock Out und Chaloc. "Jedes Segment hat in puncto Auswertung bis jetzt seine eigene Suppe gekocht", sagt Lahni. Als die Analyseanforderungen für das Data Warehouse vereinheitlicht werden sollten, rührte sich zunächst Widerstand. "Das war eines der größten Hindernisse", so der Warehouse-Designer.

Dabei hatten es die DVler nur gut gemeint: Aus den Vertriebsabteilungen kamen die meisten Anfragen zu Kunden- und Artikelstatistiken an die DV. Bis zur Einführung des Data Warehouse standen den Vertriebs- und Produktionsmitarbeitern sowie den Designern nur Papierlisten zur Verfügung. Diese wurden von der DV auf Anfrage variiert. Komplizierte Auswertungen etwa von Kundendaten, sortiert nach Vertretergebieten und Saison mit Betrags- und Mengenangaben, ausgedruckt nach einem Segment pro Blatt waren gar nicht möglich oder erforderten das Durchwühlen vieler Papierstapel. Allerdings ersetzt das Data Warehouse nicht alle Papierlisten, es ermöglicht vielmehr ein Plus an Informationen.

S. Oliver produziert in manchen Segmenten bis zu 15 Kollektionen im Jahr. Für den Verkauf an die Einzelhändler haben die mobilen Vertreter und die in den sieben Showrooms etwa eineinhalb Wochen Zeit. Die Einzelhändler bekommen eine Musterkollektion zu sehen, die mit Barcode-Etiketten ausgezeichnet ist. Entschließt sich ein Händler zum Kauf, gibt der Vertreter die kompletten Auftragsdaten in die Auftragsbearbeitung "Mobi-Media" ein. Diese stammt von der Rambold Computer GmbH, Pfarrkirchen. Die Daten werden entweder mit einem "Mobi-Pad 400", das ist ein 486er Epson-Handheld mit Touchscreen und DOS-Betriebssystem, oder mit Hilfe eines "Life-Book", eines Notebook mit Touchscreen, Tastatur und Windows 98, erfasst.

Die Show-Rooms sind mittels eines Frame-Relay-Netzes der Telekom fest mit der Zentrale in Rottendorf verbunden. Die Auftragsdaten gehen unmittelbar an einen Empfangsrechner in Rottendorf. Derzeit hat S. Oliver davon zwei im Einsatz. Auf einem läuft die DOS-basierte Rambold-Software "Mobi-Media" und auf dem anderen die Windows-NT-basierte Variante desselben Systems, die die alte Version bald ganz ablösen soll. Die mobilen Vertreter überspielen ihre Daten per Nokia-Handy und Modemkarte.

Diese Zwischenpuffer sind laut IT-Chef Tempel notwendig, weil sich die Auftragsdaten noch den ganzen Tag über ändern. Zum einen gehen weitere Bestellungen ein, zum anderen überdenken manche Kunden ihren Bedarf noch mal und korrigieren ihn. Die gesammelten und bereinigten Auftragsdaten werden deshalb erst am Abend oder Morgen im Hauptsystem, auf AS/400 Rechnern, verbucht.

Das Kopieren der Auftragsdaten ermöglicht den Sachbearbeitern zudem einen Datenabgleich. Dabei vergleichen sie etwa die Endbeträge und die Stückzahl aus den Vertreterprotokollen mit den Daten in der Auftragsbearbeitung. "Fehler finden wir dabei zwar nicht", sagt Tempel, "doch wir sind noch nicht soweit, dass wir auf eine händische Kontrolle verzichten möchten und ganz der DV vertrauen."

Geben die Vertreter die Auftragspositionen durch, erhalten sie im Gegenzug die aktuellen Artikellisten. Diese entstehen ebenfalls tagtäglich neu: Die von den Händlern stammenden Auftragsdaten lassen erkennen, welche Artikel oder Farben sich nicht verkaufen. Diese Produkte nimmt der Hersteller aus dem Sortiment heraus. Das Aussortieren übernehmen die Designer zusammen mit den Sachbearbeitern anhand ausgedruckter Listen. Ist die Auftragsannahme abgeschlossen, bestellt S. Oliver die Ware, die eine Mindestauftragszahl erreicht hat. Ein Nachordern ist für die Kunden des Bekleidungshauses nicht möglich, es sei denn, sie bestellen außer der Reihe eine große Stückzahl.

Das geschilderte Verfahren wird durch das Data Warehouse nicht angetastet. Für das Aussortieren von unattraktiven Produkten reichten die Auswertungen mit den papierenen Artikelstatistiken zudem völlig aus, so Tempel. Dennoch spricht er von "Nachholbedarf" bei den Auswertungen und von einem "Quantensprung in der Information" durch das Data Warehouse. Es ermöglicht eine Reihe von Vergleichen von aktuellen Verkaufszahlen mit denen aus Vergleichzeiträumen, von Produkt- und von Kundengruppen, von Lieferanten, von Vertretergebieten, von Preissegmenten. Zugleich heben unterschiedliche Detaillierungsgrade die Qualität der Bewertung.

So werden für den Vertrieb beispielseise Veränderungen bei den Kunden deutlich. Richtete ein Mitarbeiter bislang nur den Blick auf ein Segment, konnte er lediglich feststellen, dass ein Laden in diesem Jahr weniger bei ihm bestellt hatte als im Vorjahr. Versteckt blieb unter Umständen, dass der Kunde eine Filiale in einem anderen Verkaufsgebiet eröffnet oder ein anderes S. Oliver-Segment dazugenommen hat. "Die Vertriebsleute haben plötzlich Verschiebungen festgestellt, die vorher nicht sichtbar waren", erinnert sich Tempel.

Die Erkenntnisse fielen nicht vom Himmel. Zunächst musste beispielsweise geklärt werden, was unter einem Segment verstanden werden soll. Zudem zweifelten die Mitarbeiter die Zahlen aus dem Data Warehouse an. Das gab sich erst, als Lahni die wichtigsten Auswertungen, die bisher das Auftragssystem lieferte, auch in der Data-Warehouse-Anwendung zur Verfügung stellte. Um eine in beiden Systemen gleiche Berechnungsgrundlage zu haben, bestimmte er außerdem Termine, an denen die Auftragsdaten gewissermaßen eingefroren werden. "Jetzt glaubt der Vertrieb allen Ergebnissen, die das Daten-Warenhaus liefert", so der Datenjongleur.

In zwei Monaten stand der PrototypIm August 1998 hatte die fünfköpfige Projektgruppe aus Vertriebsmitarbeitern und DV-Fachkräften ihre Arbeit an dem Data Warehouse aufgenommen. Zu Beginn ließ sich Tempel noch von Beratern der Münchner Management Informationspartner GmbH (MIP) unterstützen. Nachdem Data-Warehouse-Spezialist Lahni zum Projektteam dazugestoßen war, stand zwei Monate später der Prototyp des Vertriebswürfels, der die Sicht der Verkaufsmitarbeiter auf die Daten ermöglicht. Seit Anfang 1999 arbeitet der Vertrieb mit den Auswertungsmöglichkeiten.

Technische Grundlage der Anwendung ist die "Strategy"-Suite der Showcase Corp. für die AS/400. Im Wesentlichen besteht diese aus der multidimensionalen Datenbank Essbase und Auswertungs-Tools. Für die Datenextraktion verwendet S. Oliver das Showcase-Tool "Warehouse-Builder 3.x" oder selbst geschriebene Laderoutinen, die in CL mit "Ess-Command" erstellt wurden.

Während der Vertriebsprototyp lediglich mit eins zu eins übernommenen Daten aus der Auftragsbearbeitung erstellt war, sind sie heute zum Teil vorverdichtet. Dazu kommen Informationen aus dem Warenwirtschaftssystem der Update Anwendungssysteme GmbH, Würzburg, und aus einem Kundendispositionsprogramm. Dieses wurde bei S. Oliver in Visual Basic erstellt.

Neben dem Vertriebswürfel, der hauptsächlich Auskunft über die S.-Oliver-Kunden enthält, hat Lahni mittlerweile auch einen Sortimentswürfel, einen Dispositionswürfel, einen Never-Out-of-Stock-Würfel und einen Reklamationswürfel erstellt, der Informationen über die Lieferanten enthält, sowie einen Claim-Würfel mit Aussagen über Artikel und Lieferanten.

Die Würfel zu je rund 30 GB bestehen aus bis zu sieben Dimensionen mit bis zu fünf Hierarchiestufen. Die vergleichsweise hohe Anzahl von Dimensionen und Drill-down-Ebenen macht die Bedienung für die Anwender nicht einfach. Deshalb schulte Lahni so genannte Heavy User, aus jedem Anwendungsbereich eine Person, intensiver. Diese ist in der Lage, ihren Kollegen in 90 Prozent aller Anwendungsprobleme weiterzuhelfen. Die Anwender klicken sich ihre Abfragen zusammen oder greifen auf Standard-Reports zurück.

Mit Hilfe des Reklamationswürfels filtern die Produktionsmitarbeiter und die Designer beispielsweise die schwarzen Schafe unter den mehr als 100 Lieferanten heraus. Im Gegensatz zum Vertriebswürfel ließen sich die Sichten auf die Reklamationsdaten einfacher gestalten. Das liegt laut Lahni und Tempel daran, dass die Produktion recht klare Vorstellungen davon hatte, was für sie Produktqualität bedeutet. Sie arbeitet seit Beginn dieses Jahres mit der Anwendung.

Seit das Data Warehouse in Betrieb ist, könnten die Kunden und Lieferanten besser beurteilt werden, resümieren die beiden DV-Experten. Zuvor habe man keine Tatsachen sondern Ahnungen gehabt. Dazu kommt, dass die Abfragen nun spontan und vom Anwender selbst gestellt werden können. Das entlastet auch Tempels 18-köpfigen DV-Team spürbar.

Vom Sir unter den KleidermachernMit der Würzburger Boutique "Sir Oliver" beginnt die Unternehmensgeschichte der S. Oliver Bernd Freier GmbH & Co. KG. Bernd Freier eröffnete sie 1969. Sechs Jahre später nahm er die Eigenproduktion auf, ging in den Großhandel und wandelte den Namen ab. 1984 erfolgte die Umwandlung in eine Kapitalgesellschaft, und bis 1993 entstanden die Tochtergesellschaften QS, Knock Out und Chaloc. Seit 1997 vergibt das Unternehmen Lizenzen des Markennamens für Accessoires.

1999 erwirtschafteten rund 900 Mitarbeiter zirka 940 Millionen Mark Umsatz. Der Hauptsitz, an dem gerade ein neues Logistikzentrum in Betrieb genommen wurde, ist Rottendorf bei Würzburg.

S. Oliver lässt seine Ware im europäischen Ausland und in Fernost bei über 100 Lieferanten produzieren. Der Kontakt läuft allerdings weitgehend über rund 20 Hauptagenturen. Hergestellt werden bis zu zwölf Kollektionen im Jahr und pro Segment. Es gibt zehn Segmente: Neben den drei Tochterfirmen sind das die Sparten "Women" und "Men" (25 bis 45 Jahre), "Girls" und "Boys" (15 bis 35 Jahre), "Sports", "Underwear/Mare" und "Kids" (Baby, Twist und Kids). Laut "Spiegel-Outfit", einer Marktanalyse, die alle zwei Jahre vorgenommen wird, lag der Bekanntheitsgrad in der Gesamtbevölkerung der Marke S. Oliver zuletzt bei fast 80 Prozent.