"Das Geld für ein Benchmarking-Projekt muß man übrig haben", sagt Peter Schirmer, Geschäftsführer bei der Weichelt GmbH & Co., Bereich Informationssysteme und Services. "Doch die Wirkung ist die eines Schwungrads." Auf 100000 Mark und 35 Manntage Arbeit schätzt der Manager den Aufwand für das Vergleichsprojekt von Ende 1997. Der Grund für die Weichelt-Initiative war der Wunsch nach einer Standortbestimmung. "Wir wollten wissen, wo wir, nach einer langen Aufbauphase, im Vergleich zu anderen stehen", so Schirmer.
Weichelt betreibt mit 15 Mitarbeitern ein Siemens-Rechenzentrum mit mehreren BS/2000- Mainframes, unter anderem der Reihe H-130. Auf den Zentralrechnern läuft die Betriebssystem-Variante OSD 2 sowie im wesentlichen die Anwendung "Mistral". Dabei handelt es sich um eine Auftragsabwicklung, die von der Inforatio GmbH, Tamm bei Ludwigsburg, entwickelt wurde (siehe Kasten "Mistral" auf Seite 52). 1981 führte Weichelt das System auf Siemens-Rechnern ein, damals noch für die gleichnamige Spedition.
Heute gehört Weichelt zur Stinnes-Gruppe und betreut im einzigen Siemens-Rechenzentrum des Logistikkonzerns den deutschen Zweig von Schenker-BTL. Betrieben werden 1242 Terminals, 260 PCs und 467 Drucker, zumeist Matrix-Drucker. Außerdem verwaltet Weichelt ein Netz aus 59 Monopolstrecken, 32 Datendirektverbindungen zu Niederlassungen und Kunden sowie 21 Datex-P-Anbindungen. Für die Programmierung im eigenen Haus nutzt Weichelt Cobol und etwas Assembler.
Zu den Besonderheiten des Rechenzentrums gehört, daß die Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben eingesetzt werden. So gibt es beispielsweise keinen Vollzeit-Datenbankadministrator. Zudem arbeiten externe Mitarbeiter an der Hotline und im Schulungsbereich mit. Ob das Personal richtig eingesetzt wird oder die Effizienz des Rechenzentrums beeinträchtigt ist, beschäftigte Weichelt auch angesichts von Diskussionen um Outsourcing und Zusammenlegungen, die in der wechselvollen Firmengeschichte nicht ausblieben. Letztlich konnte nur ein Vergleich mit anderen Rechenzentren zu Tage fördern, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf bestand. Schirmer nennt das "die Scheuklappen ablegen".
Auf einer Tagung der Siemens-Anwendervereinigung Save hörte er einen Vortrag der Firma Compass zum Benchmarking von IT-Prozessen. Als es zum Treffen mit den Beratern kam, machte Schirmer zur Bedingung, daß das Projekt innerhalb von vier Wochen beginnen müsse. Es gab damals keine größeren neuen operativen Aufgaben, so schien der Zeitpunkt günstig. Weichelt wollte sich mit kleinen und großen Siemens- sowie IBM-Servicerechenzentren messen.
Die Vergleichskandidaten für das Benchmarking stammten aus der Compass-Datenbank. Sie hatten sich in Projekten der vergangenen 18 Monate durch gute Ergebnisse ausgezeichnet. Die BS/2000-Gruppe bestand aus fünf Rechenzentren, die IBM-Kontrollgruppe aus sechs. Die Mitglieder der Vergleichsgruppen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz waren Weichelt zwar bekannt, die Ergebnisse jedoch anonymisiert.
Bevor Resultate nebeneinandergestellt werden konnten, mußten Prozesse, Buchhaltungsdaten, Meßergebnisse, Hard- und Software, Manpower und Begrifflichkeiten vergleichbar gemacht werden. Das hieß, einen Compass-Katalog mit rund 700 Fragen durchzuarbeiten, die Terminologie zu verstehen und auf das eigene Unternehmen anzuwenden. Einen Eindruck von der Komplexität dieser Aufgabe vermittelt etwa die Definition von Jobvorbereitung: "Die Jobvorbereitung beinhaltet alle mit dem Ablaufplanungssystem des Rechenzentrums verbundenen Tätigkeiten sowie die Job-Ablaufplanung vor jedem Anwendungslauf. Dazu gehört die Eingabe zusätzlicher Job-Kontrollinformationen. Die Job-Vorbereitung wird normalerweise in einer interaktiven Umgebung ausgeführt", heißt es in der Compass-Analyse.
Für die Vergleichbarkeit der Daten und Prozesse sorgte Compass mit eigenen Kriterien. Weichelt mußte allerdings zusehen, daß die Daten zur Verfügung standen. "Wenn wir den Aufwand nicht in Kauf nehmen wollten, hätten wir gleich die Finger davon lassen müssen", so Schirmer. Insbesondere der geforderte Detailierungsgrad überraschte die Weichelt-Mitarbeiter. "Wir waren erschüttert", erinnert sich Schirmer schmunzelnd. Seine Projektleiterin Margot Hank zeigt sich noch im nachhinein erstaunt: "Wenn ich überlege, was wir alles für unser Geld machen mußten."
Dabei stellte sich schnell heraus, daß Weichelt zwar jede Menge Informationen über Rechnerkapazität, Hard- und Softwarekosten sowie sonstige Leistungsdaten zur Verfügung hatte, aber die gewünschten Angaben nicht ohne erheblichen Zusatzaufwand machen konnte. So liegt etwa dem Wert für die Ausfallzeit der Transaktionssysteme eine Langzeitbetrachtung von einem halben Jahr zugrunde. "Solche Dinge waren nicht greifbar und mußten erst mühselig aus einem Datenfriedhof ausgegraben werden", so Schirmer.
Auch die Zuordnung der Mitarbeiter zu Aufgaben, die Abgrenzung des Rechenzentrumsbetriebs zu DV-Dienstleistungen anderer Art sowie der Grad der Automatisierung machten Weichelt Probleme. So rechnet Compass mit einer Arbeitszeiteinheit, die "Full Time Equivalent" (FTE) heißt. Für einen Mitarbeiter mit einer 40-Stunden-Woche entspricht 0,1 FTE einem Aufwand von vier Stunden pro Woche oder 22 Tagen pro Jahr. Mitarbeiter, die länger als einen Monat krank sind, werden nicht gezählt, dafür aber externe Mitarbeiter des Rechenzentrums.
Nicht alle geforderten Daten ließen sich aus vorhandenen Berichten ermitteln. Die Informationen mußten zum Teil neu erhoben und um Strichlisten ergänzt werden. So verfügen Laserdrucker zwar über Blattleser, die Auskunft darüber geben, wieviel an einem Gerät gedruckt wird. Statistiken zu Stapelwechseln, dem Leeren der Ablage oder dem Nachlegen und Beschaffen von Papier sowie Aussagen zu Stillstandszeiten fehlten jedoch. Damit sich bewerten ließ, wieviel Zeit die Mitarbeiter mit solchen Kleinigkeiten verbringen, mußten diese Tätigkeiten ebenfalls erfaßt werden.
Ein solches Unterfangen kann sich negativ auf das Betriebsklima auswirken - schnell fühlen sich Mitarbeiter beobachtet oder kontrolliert. Das sei bei Weichelt nicht so gewesen, behaupten Hank und Schirmer. Im Gegenteil habe sich ein starker Teamgeist entwickelt. Schon vorab sei das Rechenzentrumsteam informiert und einbezogen worden. Zudem habe eine Frau das Projekt geleitet und die sensiblen Fragen an die Belegschaft gestellt. "Frau Hank hat die Daten so erhoben, daß sich niemand übervorteilt fühlen mußte. Ich kann nur empfehlen, so etwas von einer Frau machen zu lassen", sinniert Schirmer, "Frauen zeigen mehr Fingerspitzengefühl im Umgang mit anderen."
Darüber hinaus sei es von Vorteil, wenn der Projektleiter nicht direkt in die zu untersuchenden Prozesse involviert sei und direkten Zugang zu den Buchhaltungsdaten habe. Ersteres sorge dafür, daß das Klima sich nicht aufheize, und letzteres für die Begrenzung auf ein kleines Team. Neben Hank, die für die interne Administration zuständig ist, gehörten vier weitere Weichelt-Mitarbeiter dem Kernteam an.
Die Datenerfassung inklusive einer Meßwoche fand im November und Dezember 1997 statt. Die ursprünglichen Resultate mußten an einigen Stellen nachgebessert werden, die auf Inkonsistenzen hinwiesen. Am 29. Januar vergangenen Jahres lagen schließlich die Endergebnisse vor.
Weichelt schnitt gut ab (siehe Compass-Rose). "Wir haben gemerkt, daß wir besser sind als vermutet", kommentiert Schirmer die Auswertungen. Das Zusammengehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter schlug geradezu in Euphorie um. Wären die Resultate schlechter ausgefallen, hätte das Rechenzentrum Kurskorrekturen vornehmen müssen. "Die Schwierigkeit bei einem so guten Ergebnis", räumt der Geschäftsführer ein, "liegt darin, es zu halten." Um das zu kontrollieren, müßte weiterhin gemessen und verglichen werden. Doch dieses Jahr will Schirmer kein neues Rechenzentrums- Benchmarking vornehmen, aber eventuell im kommenden Jahr.
Mistral
Das Auftragsabwicklungssystem "Mistral", das die Johannes R. Weichelt GmbH & Co. einsetzt, stammt von der Inforatio GmbH, Tamm bei Ludwigsburg. Die Softwareschmiede wurde zum 1. April dieses Jahres von der Sulzbacher Datinvest GmbH übernommen. Der neue Eigner plant, die Unix-Software, die für Weichelt auf BS/2000 und für einen anderen Kunden auf IBM-Maschinen portiert wird, noch bis zum Jahr 2004 zu pflegen. Danach ist eine Weiterentwicklung nur für die Variante "Euro-Mistral" vorgesehen.